Tin học 12 Bài 9: Báo cáo và kết xuất báo cáo

a. Khái niệm

Báo cáo là hình thức thích hợp nhất khi cần tổng hợp, trình bày và in dữ liệu theo khuôn dạng.

Ví dụ: Từ bảng điểm trong CSDL SODIEM_GV, giáo viên có thể tạo một báo cáo thống kê từng loại điểm thi học kì (mỗi loại chiếm bao nhiêu phần trăm).

b. Chức năng của báo cáo

Báo cáo thường được dùng để:

• Thể hiện được sự so sánh và tổng hợp thông tin từ các nhóm dữ liệu
• Trình bày nội dung văn bản theo mẫu quy định.

c. Chuẩn bị tạo báo cáo

- Để tạo một báo cáo, cần trả lời các câu hỏi sau:

• Báo cáo được tạo ra để kết xuất thông tin gì?
• Thông tin từ những bảng, mẫu hỏi nào sẽ được đưa vào báo cáo?
• Dữ liệu được nhóm như thế nào?

- Để làm việc với báo cáo: chọn Reports

- Để tạo nhanh một báo cáo, thường thực hiện:

• Dùng thuật sĩ.
• Dùng chế độ thiết kế sửa đổi thiết kế báo cáo được tạo ra ở bước trên.

Bước 1: Nháy đúp chuột vào Create report by using Wizard

Bước 2: Trong Report Wizard chọn thông tin đưa vào báo cáo

• Chọn bảng (mẫu hỏi) ở: Table/queries
• Chọn trường từ Available Fieids sang ô Selected Fieidls: nháy đúp vào tên trường.
• Nháy next để sang bước tiếp theo.

Bước 3: Chọn trường cần đưa vào báo cáo: Nháy đúp chuột vào tên trường gộp nhóm. Nháy Next.

Bước 4: Chỉ ra trường để sắp xếp và các yêu cầu thống kê:

• Sắp cếp tên theo bảng chữ cái
• Chọn hàm tính toán trong Summary Options bằng cách đánh dấu vào cần dùng tương ứng với trường, Nhấn OK rồi nhấn Next.

Bước 5: Chọn cách bố trí báo cáo và kiểu trình bày, nháy Next để tiếp tục.

Bước 6: Trong màn hình cuối của thuật sĩ báo cáo:

• Đặt tên cho báo cáo
• Chọn: Xem hoặc sửa báo cáo
• Nháy Finish.

Câu 1: Dựa vào mẫu báo cáo dưới đây và cho biết: Báo cáo được tạo ra để kết xuất thông tin gì?

Hướng dẫn giải

Báo cáo trên được tạo ra để kết xuất thông tin số học sinh nam và số học sinh nữ

Câu 2: Tạo báo cáo thực hiện yêu cầu sau: Cho biết điểm môn Tin cao nhất của mỗi tổ

Hướng dẫn giải

Bước 1. Mở đối tượng báo cáo

• Trong cửa sổ CSDL, nháy chọn đối tượng Report;

• Nháy đúp chuột vào Create report by using Wizard.

​​Bước 2. Chọn bảng hoặc mẫu hỏi

• Trong mục Tables/Queries chọn bảng HOC-SINH

Bước 3. Chọn trường cần đưa vào báo cáo

• Nháy đúp chuột vào tên trường: To, Ten, Tin ở mục Available Fields;

• Nháy Next.

Bước 4. Chọn trường để gộp nhóm

• Nháy chuột vào trường To, nháy chuột vào nút lệnh .

Bước 5. Chọn trường để sắp xếp các bản ghi

• Chọn trường Ten bằng cách nháy mũi tên bên phải ô 1

Bước 6. Tìm điểm môn Tin cao nhất

• Nháy Summary Options…;

• Đánh dấu vào Max;

• Nháy OK. Nháy Next.

Bước 7. Chọn cách bố trí báo cáo

Bước 8. Chọn kiểu trình bày báo cáo

Bước 9. Đặt tên và kết thúc việc tạo báo cáo

• Nhập tên của báo cáo: Diem Mon Tin Cao nhat;

• Nháy Finish.

Câu 1: Hãy nêu những ưu điểm của báo cáo.

Câu 2: Tại sao phải kiểm tra lại báo cáo trước khi in?

Câu 1: Khi cần in dữ liệu theo một mẫu cho trước, cần sử dụng đối tượng:

A. Báo cáo

B. Bảng

C. Mẫu hỏi

D. Mẫu hỏi

Câu 2: Báo cáo thường được sử dụng để:

A. Thể hiện được sự so sánh  và tổng hợp thông tin từ các nhóm dữ liệu

B. Trình bày nội dung văn bản theo mẫu quy định

C. A và B đều đúng

D. A và B đều sai

Câu 3: Để tạo một báo cáo, cần trả lời các câu hỏi gì?

A. Báo cáo được tạo ra để kết xuất thông tin gì? Dữ liệu từ những bảng, mẫu hỏi nào sẽ được đưa vào báo cáo? Dữ liệu sẽ được nhóm như thế nào?

B. Báo cáo được tạo ra để kết xuất thông tin gì? Dữ liệu từ những bảng, mẫu hỏi nào sẽ được đưa vào báo cáo? Dữ liệu sẽ được nhóm như thế nào? Tạo báo cáo bằng cách nào?

C. Báo cáo được tạo ra để kết xuất thông tin gì? Dữ liệu từ những bảng, mẫu hỏi nào sẽ được đưa vào báo cáo? Dữ liệu sẽ được nhóm như thế nào? Hình thức báo cáo như thế nào?

D. Báo cáo được tạo ra để kết xuất thông tin gì? Dữ liệu từ những bảng, mẫu hỏi nào sẽ được đưa vào báo cáo? 

Câu 4: Để làm việc với báo cáo, chọn đối tượng nào trong bảng chọn đối tượng?

A. Tables

B. Forms

C. Queries

D. Reports

Câu 5: Để tạo nhanh một báo cáo, thường chọn cách nào trong các cách dưới đây:

A. Người dùng tự thiết kế

B. Dùng thuật sĩ tạo báo cáo

C. Dùng thuật sĩ tạo báo cáo và sau đó sửa đổi thiết kế báo cáo được tạo ra ở bước trên

D. Tất cả các trên  đều sai

Qua bài học này, các em cần nắm được những nội dung sau:

• Khái niệm, chức năng của báo cáo
• Chuẩn bị tạo báo cáo
• Cách tạo báo cáo bằng thuật sĩ.