Một Số Nguyên Tắc Định Từ Khóa - MARC 21

Việc ứng dụng tin học trong xử lý thông tin càng thúc đẩy yêu cầu phải chuẩn hoá công tác biên mục. Tiêu chuẩn ISBD chưa hoàn toàn thích nghi với cách xử lý tin học đối với các mô tả thư mục. Các phương pháp xử lý tin học đòi hỏi dữ liệu phải được cấu trúc hoá. Để máy tính có thể nhận biết được các dữ liệu thư mục, các chỉ dẫn không những phải tuân theo những quy tắc chặt chẽ, mà còn phải được trình bày một cách chính xác theo một khổ mẫu thống nhất.

MARC21 là khổ mẫu định dạng cho phép máy tính trình bày, lưu trữ, truy xuất và trao đổi thông tin thư mục kể cả những thông tin liên quan dưới dạng máy tính có thể đọc được. ... Việc trình bày dữ liệu là quy định riêng của từng hệ thống riêng biệt sử dụng khổ mẫu MARC21

Khổ mẫu MARC do Thư viện Quốc hội Mỹ xây dựng đầu tiên và sử dụng nên còn gọi là USMARC. Sau khi được chỉnh lý vào năm 1968, format MARC là cơ sở cho sự ra đời của một loạt các format quốc gia như: CAN.MARC của Canada, UK. MARC của Anh, AUS.MARC của Úc, INTERMARC của Pháp, IBERMARC của Tây Ban Nha. Mỗi hệ thống biên mục sử dụng format MARC đều có hướng dẫn riêng về hệ thống phân cách và hình thức trình bày các biểu ghi của mình.

Sử dụng quy định các mã và các quy ước thường xuyên được sử dụng (như nhãn trường, chỉ thị, trường con, các giá trị dạng mã) cho các yếu tố dữ liệu trong các biểu ghi thư mục theo MARC. Tài liệu này được biên soạn cho những người tham gia vào việc tạo ra và cập nhật các biểu ghi thư mục cũng như cho những người tham gia vào việc thiết kế và duy trì những hệ thống trao đổi và xử lý biểu ghi thư mục.

Khổ mẫu MARC 21 cho dữ liệu thư mục là một chuẩn được sử dụng rộng rãi cho việc trình bày và trao đổi dữ liệu thư mục. Một biểu ghi MARC bao gồm 3 yếu tố: cấu trúc biểu ghi, mã định danh nội dung và nội dung dữ liệu của biểu ghi.

Viết liền nhau từ dòng kẻ thứ 2 từ trái sang phải trong ô thứ nhất đến hết xuống dòng viết bắt đầu từ dòng kẻ thứ nhất

Bằng chữ in thường hoặc chữ thường

Đối với tên sách hoặc tác giả chỉ mã hoá chữ đầu tiên và chữ cái đầu của chữ tên sách thứ 2 viết thường. Đối với tên sách bằng chữ số thì phải phiên âm sang tiếng Việt để mã hoá.  Đối với tên sách có nguyên âm và phụ âm: CH; GI; KH; NG; NGH; NH; PH; QU; TR; TH; thì giữ nguyên các nguyên âm và phụ âm chỉ mã hoá phần vần sau nó nhưng trên phích phần phân loại chữ cái chỉ ghi chữ cái đầu tiên để xếp vào hộp mục lục. Số đăng ký cá biệt trên 1 phích được viết cho nhiều cuốn sách cùng tên, cùng tập, cùng năm xuất bản không phân biệt đó là loại sách gì.

• Sách - Sử dụng cho các tài liệu văn bản được in, bản thảo và các tài liệu vi hình có bản chất chuyên khảo.
• Xuất bản phẩm nhiều kỳ - Sử dụng cho tài liệu văn bản được in, bản thảo và các tài liệu vi hình mà nó được sử dụng ở dạng từng phần với phương thức xuất bản lặp lại (như ấn phẩm định kỳ, báo, niên giám).
• Tệp tin - Sử dụng cho phần mềm máy tính, dữ liệu số, các tài liệu đa phương tiện định hướng cho sử dụng bằng máy tính, hệ thống hoặc dịch vụ trực tuyến. Các loại nguồn tin điện tử khác được mã hoá theo khía cạnh quan trọng nhất của chúng.
• Bản đồ - Sử dụng cho tài liệu bản đồ được in, bản thảo và vi hình, bao gồm tập bản đồ, bản đồ riêng lẻ và bản đồ hình cầu. Tài liệu có thể có bản chất chuyên khảo hoặc xuất bản nhiều kỳ.
• Âm nhạc - Sử dụng cho bản nhạc được in, bản thảo và vi hình cũng như nhạc ghi âm và những tài liệu ghi âm không phải nhạc khác. Tài liệu có thể có bản chất chuyên khảo hoặc xuất bản nhiều kỳ.
• Tài liệu nhìn - Sử dụng cho những loại tài liệu chiếu hình, không chiếu hình, đồ hoạ hai chiều, vật phẩm nhân tạo hoặc các đối tượng gặp trong tự nhiên 3 chiều, các bộ tài liệu. Tài liệu có thể có bản chất chuyên khảo hoặc xuất bản nhiều kỳ.
• Tài liệu hỗn hợp - Sử dụng chủ yếu cho những sưu tập lưu trữ và bản thảo của hỗn hợp các dạng tài liệu. Tài liệu có thể có bản chất chuyên khảo hoặc xuất bản nhiều kỳ.

Các vùng mô tả và các yếu tố mô tả: 

Cấu trúc một biểu ghi thư mục theo MARC bao gồm 3 thành phần chủ yếu: đầu biểu, danh mục và các trường dữ liệu.

• Đầu biểu: Là trường đầu tiên của một biểu ghi MARC và có độ dài cố định 24 ký tự. Những yếu tố dữ liệu cung cấp thông tin cho việc xử lý biểu ghi. Những dữ liệu trong trường này là các con số hoặc giá trị ở dạng mã và được xác định cụ thể cho từng vị trí ký tự.
• Danh mục: Bao gồm nhiều mục trường trong đó mỗi mục chứa thông tin về nhãn trường, độ dài, vị trí bắt đầu của mỗi trường trong mỗi biểu ghi. Mỗi mục trường có độ dài 12 ký tự. Những mục trường danh mục của các trường kiểm soát có độ dài biến động được trình bày trước và theo trình tự nhãn trường tăng dần. Tiếp sau là những mục trường của các trường có độ dài biến động, được xếp theo thứ tự tăng dần theo ký tự đầu tiên của nhãn trường. Trình tự lưu trữ của các trường dữ liệu có độ dài biến động trong biểu ghi không nhất thiết phải trùng hợp với thứ tự của các mục trường trong vùng Danh mục. Những nhãn trường lặp lại được phân biệt bằng vị trí của những trường tương ứng trong biểu ghi. Phần Danh mục được kết thúc bằng một ký tự kết thúc trường (một mã ASCII 1E hex).
• Trường dữ liệu: Dữ liệu trong biểu ghi thư mục MARC được tổ chức thành trường có độ dài biến động, mỗi trường được được xác định bằng một nhãn trường ba ký tự. Nhãn này được lưu trong mục trường tương ứng của trường tại vùng Danh mục. Mỗi trường kết thúc bằng một ký tự kết thúc trường (Trường có độ dài biến động cuối cùng trong biểu ghi được kết thúc bằng một ký tự kết thúc trường và một ký tự kết thúc biểu ghi (mã ASCII 1D hex).
• Trường dữ liệu bao gồm hai loại:
• Trường kiểm soát có độ dài biến động: Các trường kiểm soát được ký hiệu là Nhóm trường 00X (trong đó X có thể là số 1 đến 9). Những trường này được xác định bằng một nhãn trường trong Danh mục. Các trường kiểm soát đồng thời không có cả chỉ thị và mã trường con. Những trường kiểm soát có độ dài biến động có cấu trúc khác với các trường dữ liệu có độ dài biến động. Chúng có thể chứa hoặc một yếu tố dữ liệu đơn trị hoặc một loạt những yếu tố dữ liệu có độ dài cố định được quy định cụ thể cho từng vị trí ký tự tương ứng.
• Trường dữ liệu có độ dài biến động: Trường dữ liệu có độ dài biến động bao gồm những trường còn lại được xác định trong khổ mẫu. Các trường này cũng được xác định bằng một nhãn trường dài ba ký tự trong Danh mục. Ngoài ra, khác với trường kiểm soát, các trường dữ liệu có độ dài biến động có hai vị trí chỉ thị ở đầu của mỗi trường và mã trường con dài hai ký tự trước mỗi trường dữ liệu con bên trong trường. Trường dữ liệu có độ dài biến động được sắp xếp thành khối trường và có thể nhận biết theo ký tự đầu tiên của nhãn trường. Ký tự này, ngoại trừ một vài ngoại lệ, xác định yếu tố của dữ liệu bên trong biểu ghi. Kiểu thông tin chi tiết hơn của từng trường được xác định bằng hai ký tự còn lại của nhãn trường (những ký tự này trong tài liệu này được thể hiện đại diện bằng XX, thí dụ 0XX). Các khối trường của MARC 21 như trong Bảng 1. Bên trong các khối trường 1XX, 4XX, 6XX, 7XX và 8XX, có dự phòng một số định danh nội dung. Những kiểu nhãn trường trình bày trong Bảng 2, ngoại trừ một vài ngoại lệ, được xác định giống nhau cho các khối trường tuỳ theo hai ký tự cuối của nhãn trường.

2.2 Hệ thống ký hiệu

Tài liệu này sử dụng các quy ước đánh máy như sau:

• 0 Ký tự 0 thể hiện số không (zero) trong nhãn trường, vị trí ký tự cố định và những nơi khác sử dụng con số. (Chú ý phân biệt số 0 với chữ O (chữ o hoa) trong các thí dụ hoặc trong văn bản).
• # Ký hiệu # được sử dụng để thể hiện khoảng trống trong chỉ thị khi giá trị là "không xác định", trong các trường mã hoá hoặc trong các trường hợp đặc biệt khi khoảng trống có thể gây nhầm lẫn.
• $ Ký hiệu $ được sử dụng để thể hiện dấu mã trường con. Khi có ký tự dấu $ đi kèm một ký tự hoặc số thì đó là ký hiệu dấu phân cách trường con. Thí dụ khý hiệu $a là "trường con a".
• / Ký hiệu gạch chéo thuận (/) được sử dụng với con số để chỉ thị vị trí ký tự trong Đầu biểu, danh mục, trường 008 và trong trường con $7 hoặc trường liên kết (760-787). thí dụ ký hiệu "Đầu biểu/06" có nghĩa là vị trí số 06 trong trường Đầu biểu; vị trí số 008/09 là vị trí ký tự 09 của trường 008.
• 1 Ký hiệu số một (1). Ký tự này phải được phân biệt với ký tự l (chữ L thường) và chữ I (i hoa) trong thí dụ và trong văn bản.
• | Ký tự đồ hoạ | (số thẳng) thể hiện ký tự lấp đầy trong các thí dụ của MARC.

Khổ mẫu MARC 21 rút gọn cho dữ liệu thư mục" nên được sử dụng với các tiêu chuẩn và các tài liệu liên quan sau. Tại những trường phải sử dụng tiêu chuẩn, tên tiêu chuẩn sẽ được ghi rõ kèm theo số hiệu tiêu chuẩn để trong ngoặc.

Các tiêu chuẩn Việt Nam Một số tiêu chuẩn Việt Nam được khuyến nghị sử dụng trong xử lý dữ liệu nhập vào biểu ghi theo MARC 21 gồm:

• Xử lý thông tin
• Mô tả thư mục tài liệu. Yêu cầu chung và quy tắc biên soạn (TCVN 4743-89) - Hoạt động thông tin tư liệu. Từ và cụm từ viết tắt tiếng Việt dùng trong mô tả thư mục (TCVN 5697-1992)
• Hoạt động thông tin tư liệu. Từ và cụm từ viết tắt tiếng nước ngoài dùng trong mô tả thư mục (TCVN 5698-1992) - Xử lý thông tin. Bài tóm tắt và chú giải (TCVN4524-88) Các tiêu chuẩn quốc tế và nước ngoài Những tài liệu tiêu chuẩn ISO do Tổ chức tiêu chuẩn quốc tế (ISO) (www.iso.ch) hoặc các cơ quan khác cung cấp; các tài liệu tiêu chuẩn ANSI/NISO Z39 có thể nhận được từ Tổ chức tiêu chuẩn thông tin quốc gia Hoa Kỳ (NISO).
• Khổ mẫu trao đổi thông tin (ISO 2709) và Chuẩn Trao đổi thông tin thư mục (ANSI/NISO Z39.2) - Mã trình bày tên nước và các khu vực trực thuộc: Phần 2, Mã khu vực thuộc quốc gia (ISO 3166-2)
• Mã ngôn ngữ theo tiêu chuẩn quốc tế (ISO 639-2) - Định số sách theo tiêu chuẩn quốc tế (ISBN) (ISO 2108)
• Số âm nhạc theo tiêu chuẩn quốc tế (ISMN) (ISO 10957) - Mã số ghi âm theo tiêu chuẩn quốc tế (ISRC) (ISO 3901) - Số xuất bản phẩm nhiều kỳ theo tiêu chuẩn quốc tế (ISSN) (ISO 3297) (ANSI/NISO Z39.9) - Trình bày ngày và thời gian (ISO 8601)
• Định danh đóng góp và xuất bản phẩm nhiều kỳ (SICI) ((ANSI/NISO Z39.56) - Số báo cáo kỹ thuật chuẩn quốc tế (ISRN) (ISO 10444) và Số và mô tả báo cáo kỹ thuật chuẩn ((ANSI/NISO Z39.23) Các chuẩn của MARC Những tài liệu chuẩn MARC do Thư viện quốc hội Hoa Kỳ (Dịch vụ phổ biến biên mục, Washington, DC 20541, USA (Worlwide distribution) và Nhà xuất bản Canađa (PWGSC, Ottawa, Ontarion K1A0S9, CA (Canadian Distribution) cung cấp. Một số tài liệu có thể truy cập được từ Internet.
• Danh mục mã MARC về tên nước (http://www.loc.gov/marc/countries) 16 - Danh mục mã MARC về khu vực địa lý (http://www.loc.gov/marc/geoareas)
• Danh mục mã MARC về ngôn ngữ (http://www.loc.gov/marc/languages) - Danh mục mã MARC về tổ chức (trước đây được xuất bản dưới nhan đề Ký hiệu của các thư viện Hoa Kỳ) - Danh mục mã MARC về các thông tin liên quan, nguồn và quy ước mô tả (http://www.loc.gov/marc/relators)

--- Nhấn nút TẢI VỀ hoặc XEM ONLINE để tham khảo đầy đủ nội dung tài liệu Chuẩn hoá trong công tác định từ khoá và định chủ đề tài liệu ---