Tổng quan về Quản lý dự án xây dựng

1. Khái niệm Quản lý dự án xây dựng

2. Phương pháp và vai trò quản lý dự án xây dựng 

2.1 Phương pháp quản lý dự án xây dựng

2.2 Vai trò của quản lý dự án trong xây dựng

3. Vòng đời của quản lý dự án trong xây dựng 

Giai đoạn hình thành dự án có các công việc chính như: Xây dựng ý tưởng ban đầu, xác định qui mô và mục tiêu, đánh giá các khả năng, tính khả thi của dự án, xác định các nhân tố và cơ sở thực hiện dự án.

Giai đoạn nghiên cứu phát triển: xây dựng dự án, kế hoạch thực hiện và chuẩn bị nguồn nhân lực, kế hoạch tài chính và khả năng kêu gọi đầu tư, xác định yêu cầu chất lượng, phê duyệt dự án;

Giai đoạn thực hiện (hay giai đoạn triển khai): thông tin tuyên truyền, thiết kế Quy hoạch và Kiến trúc, phê duyệt các phương án thiết kế, đấu thầu xây dựng và tổ chức thi công xây dựng, quản lý và kiểm soát;

Giai đoạn kết thúc: hoàn thành công việc xây dựng, các hồ sơ hoàn công, vận hành thử công trình, giải thể nhân viên, kiểm toán và tất toán. Trong mỗi dự án đều có nhiều thành phần tham gia, còn gọi là các bên của dự án. Các bên của dự án là các cá nhân hoặc tổ chức có liên quan đến dự án, hoặc là những người được hưởng lợi hay bị xâm hại khi dự án thành công, bao gồm: Chủ đầu tư, Nhà tài trợ hoặc người cung cấp tài chính, Ban quản lý dự án, Khách hàng, Nhà tư vấn thiết kế, Nhà thầu chính và các nhà thầu phụ, Các nhà cung ứng, Cơ quan quản lý nhà nước, Nhân dân địa phương, Nhà bảo hiểm…

Để hoàn thành một dự án xây dựng cần đề ra và thực hiện theo một quy trình chặt chẽ. Chủ đầu tư chính là người cần phải nắm rõ quy trình này nhất. Như vậy mới có thể quản lý các khoản chi phí phải chi tiêu cho dự án.

Lên ý tưởng

Thực chất là xác định nhu cầu sử dụng. Trước hết bạn cần xác định rõ nhu cầu xây dựng để ở, kinh doanh, kho – xưởng,…..  Quy mô công trình to bao nhiêu. Tức là cần xây bao nhiêu tầng, bao nhiêu phòng tuy nhiên điều này còn phụ thuộc vào kinh phí của dự án xây dựng.

Thiết kế sơ bộ

Là hồ sơ thiết kế đơn giản nhưng cô đọng nhất. Nhiệm vụ của thiết kế sơ bộ là lập được tổng mặt bằng và phương án kiến trúc cho công trình. Tổng mặt bằng và phương án kiến trúc này không những phải đáp ứng một cách tốt nhất các mong muốn và yêu cầu của chủ đầu tư. Mà còn phải được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt. Đi kèm với tổng mặt bằng và phương án kiến trúc, tư vấn thiết kế phải có các thuyết minh cần thiết cho các ý tưởng của mình. Tính toán các thông số kinh tế kỹ thuật cơ bản của dự án như diện tích sàn của các phần chức năng, số tầng nổi, tầng ngầm, tầng kỹ thuật v.v…

Tổng mức đầu tư

Gồm bao gồm các chi phí sau:

• Chi phí trực tiếp xây dựng công trình gồm: vật tư, nhân công và máy thi công
• Chi phí thiết bị gồm: các loại máy phục vụ như thang máy, máy điều hòa – thông gió, âm thanh, ánh sáng, máy phát. Các thiết bị nội thất như tủ, bàn ghế, giường, thiết bị vệ sinh, xử lý nước thải …..
• Chi phí quản lý dự án: là chi phí cần thiết để tổ chức thực hiện các công việc quản lý dự án từ giai đoạn chuẩn bị dự án, thực hiện dự án. Kết thúc xây dựng đưa công trình của dự án vào khai thác sử dụng
• Chi phí tư vấn đầu tư xây dựng: tư vấn thiết kế, tư vấn giám sát, thí nghiệm, thẩm tra, …..
• Chi phí khác gồm: chi phí dự phòng cho khối lượng phát sinh và trượt giá, chi phí an toàn lao động và bảo vệ môi trường, chi phí hoàn trả hạ tầng kỹ thuật …..

Xây dựng nhà công trình thuộc quyền quản lý của nhà nước. Vì vậy để được phép xây dựng, bạn cần phải xin giấy phép xây dựng.

Giấy phép xây dựng là gì?

Giấy phép xây dựng: Là văn bản pháp lý do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho chủ đầu tư/ chủ nhà để xây dựng mới, sửa chữa, cải tạo, di dời công trình hoặc nhà ở.

Giấy phép xây dựng tạm: Là giấy phép được cấp để xây dựng công trình, nhà ở riêng lẻ được sử dụng trong thời hạn nhất định theo thời hạn thực hiện quy hoạch xây dựng.

Khi nào cần phải xin phép xây dựng?

• Xây dựng mới nhà ở riêng lẻ tại đô thị hoặc nhà ở riêng lẻ tại nông thôn.
• Sửa chữa, cải tạo nhà ở đang tồn tại có thay đổi về kiến trúc các mặt đứng. Thay đổi kết cấu chịu lực, thay đổi quy mô công trình và công năng sử dụng.

Qui trình xin phép xây dựng như thế nào?

Qui trình xin phép xây dựng gồm:

Bước 1: Lập hồ sơ xin phép xây dựng

Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan cấp phép xây dựng

Bước 3: Cơ quan cấp phép xây dựng kiểm tra hồ sơ

• TH1. Hồ sơ hợp lệ: Cơ quan cấp phép xây dựng ghi biên nhận và hẹn ngày khảo sát
• TH2. Hồ sơ chưa hợp lệ: Cơ quan cấp phép xây dựng hướng dẫn bổ sung hồ sơ, thực hiện lại B1.

Bước 4: Cơ quan cấp phép xây dựng đóng dấu bản vẽ và cấp giấy phép xây dựng.

Bước 5: Trước khi khởi công xây dựng 7 ngày, Chủ nhà gửi thông báo ngày khởi công đến cơ quan cấp phép và UBND cấp phường/xã

Thiết kế kỹ thuật

Sẽ cụ thể hóa thiết kế cơ sở sau khi dự án xây dựng công trình được phê duyệt. Thiết kế này sẽ thể hiện đầy đủ các giải pháp, thông số kỹ thuật và vật liệu sử dụng phù hợp. Cụ thể là phù hợp với tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật được áp dụng. Thiết kế kỹ thuật là cơ sở để triển khai thiết kế bản vẽ thi công.

Thiết kế bản vẽ thi công

Là hồ sơ bản vẽ chi tiết nhất, thể hiện đầy đủ các thông tin đảm bảo việc thi công. Được chính xác và phù hợp với các tiêu chuẩn kỹ thuật. Đảm bảo được điều kiện triển khai thi công công trình xây dựng

Chào thầu

Thông qua đấu thầu, chủ đầu tư sẽ lựa chọn được các nhà thầu có khả năng đáp ứng được tốt nhất các yêu cầu kinh tế, kỹ thuật, tiến độ đặt ra của công trình. Trên cơ sở đó giúp cho chủ đầu tư vừa sử dụng hiệu quả, tiết kiệm vốn đầu tư. Đồng thời vẫn đảm bảo được chất lượng cũng như tiến độ của dự án xây dựng.

Công đoạn chuẩn bị mặt bằng xây dựng

Nếu vị trí cần xây dựng là đất trống thì việc chuẩn bị mặt bằng sẽ đơn giản hơn rất nhiều. Nhưng nếu mặt bằng hiện trạng có nhà hoặc công trình cũ thì cần phải phá dỡ. Và tất nhiên bước đầu tiên khi phá dỡ chính là khảo sát địa hình lên phướng án thi công phá dỡ nhà cũ. Chuẩn bị các giấy tờ cần thiết nộp cho cơ quan chức năng. Tập kết máy móc, thiết bị, tiến hành phá dỡ, thu gom phế liệu có thể tái sử dụng. Cuối cùng là hút hầm cầu và dọn dẹp phế thải.

Công đoạn xây thô

Thi công phần thô là công đoạn quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng thi công.  Các yêu cầu kỹ thuật được quy định trực tiếp trong bản vẽ thiết kế. Các kỹ sư có trách nhiệm giám sát thi công đúng với bản vẽ đã được kiến trúc sư và gia chủ thông qua trước đó. Gồm các giai đoạn cụ thể như sau:

Đào móng, xử lý nền, thi công cốt pha, cốt thép, đổ bê tông móng, xây công trình ngầm như: bể tự hoại, hố ga, bể nước, ….

Thi công cốt pha, cốt thép, đổ bê tông bản cầu thang, đà giằng, đà kiềng, dầm, cột, sàn… tất cả các tầng, sân thượng và mái theo thiết kế. Thi công mái loại mái tôn, ngói hay mái bê tông để có qui trình và thời gian thi công khác nhau.

Xây gạch và tô trát hoàn thiện tất cả các tường bao che. Tường ngăn phòng, hộp gen kỹ thuật, bậc tam cấp, bậc cầu thang bằng gạch ống.

Lắp đặt hệ thống ống âm của cấp thoát nước, điện cấp nguồn, chiếu sáng, điều hòa , điện thoại, internet, truyền hình,……

Thi công chống thấm sê nô, WC, sân thượng, bể ngầm,….. Riêng phần chống thấm tường có thể kết hợp trong việc trộn hóa chất vào vữa xây.

Công đoạn hoàn thiện

Những công việc sẽ được thực hiện trong công đoạn hoàn thiện là sản phẩm cuối cùng của quá trình xây dựng công trình. Nên công đoạn này chất lượng được ưu tiên hàng đầu. Công đoạn này bao gồm:

Ốp lát gạch hoặc đá: cần chú ý đến độ bằng phẳng sau khi lát. Mạch gạch và sự ngay hàng thẳng lối của những viên gạch. Là điều bạn dễ quan sát được nên dù sai sót nhỏ cũng sẽ làm ảnh hưởng đến vẻ đẹp tổng thể của công trình.

Lắp đặt trần: ngày nay sự đa dạng về vật liệu làm trần tạo nên nhiều hình dáng và hiệu ứng khác nhau phù hợp với sở thích của chủ nhà.

Lắp cửa đi, cửa sổ, lan can, vách ngăn: với nhiều chủng loại và phong cách khác nhau. Nhưng vẫn đảm bảo vừa có chức năng bảo đảm an toàn an ninh vừa mang lại điểm nhấn cho công trình.

Lắp đặt điện, nước và các hệ thống kỹ thuật: Các thiết bị vệ sinh, thiết bị đầu cuối của hệ thống điện và hệ thống nước điều được lắp đặt trong khâu hoàn thiện.

Sơn nước nội ngoại thất: Giai đoạn yêu cầu cao về sự tỉ mỉ vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến thẩm mỹ của ngôi nhà. Cần tìm đúng loại sơn và màu sắc đã được chỉ định trong bản vẽ để đạt đầy đủ hiệu ứng theo thiết kế.

Lắp đặt nội thất (nếu có): Dựa trên thiết kế nội thất với sự phân bố, lựa chọn nội thất phù hợp, màu sắc hài hòa, kích thước tương xứng, thông thường nội thất đã được gia công sẵn tại xưởng và lúc này chỉ lắp đặt vào vị trí.

Nghiệm thu là bước so sánh – đối chiếu giữa bản vẽ thiết kế và thực tế thi công giữa chủ đầu tư, tư vấn giám sát và nhà thầu thi công sau khi hoàn thành giai đoạn xây dựng.

Hoàn công là thủ tục hành chính trong dự án xây dựng. Nhằm xác nhận sự kiện các bên chủ đầu tư, nhà thầu thi công đã hoàn thành công trình xây dựng sau khi được cấp giấy phép xây dựng. Và đã thực hiện xong việc thi công có nghiệm thu hoàn thành công trình xây dựng.

Xây dựng một đội nhóm đoàn kết cùng giải quyết vấn đề. Nếu không bạn sẽ khó có thể đưa ra giải pháp đúng đắn hoặc sẽ tạo ra nhiều tranh cãi về mục tiêu của dự án.

Hãy luôn ghi nhớ và tuân theo các mục tiêu đã đề ra trong suốt quá trình dự án.

Xây dựng một chiến lược để đạt được tất cả các mục tiêu của dự án.

Giám sát và kiểm tra định kỳ để bảo đảm rằng dự án luôn nằm trong mục tiêu ban đầu đã đề ra.

Xác định rõ các cột mốc và chuẩn đánh giá: kết quả mong muốn, các trở ngại, lập ra các chính sách sẽ giúp bạn đạt được kết quả như mong đợi.

Cập nhật thông tin từ tất cả các Stakeholders (là những người có liên quan, dính líu hoặc bị tác động bởi các hoạt động của dự án) để tránh mâu thuẫn về mặt lợi ích sau này.

Lựa chọn thành viên thích hợp cho dự án – là những người có thể đóng góp những nhận định và thông tin có ích cho dự án chứ không chỉ đơn thuần là người có thể hợp tác làm việc nhóm.

Làm việc theo nhóm. Nếu tất cả các thành viên của một đội/nhóm làm việc độc lập, sản phẩm sau cùng sẽ không ăn khớp cũng giống như những gì nhóm đã thể hiện.

Hãy thực tế về số lượng dự án mà bạn hoặc tổ chức của bạn có thể đảm trách và các mục tiêu đã đề ra.

Lập kế hoạch dự án theo cách trả lời các câu hỏi như: Phải làm những gì? Ai làm? Bao nhiêu? Khi nào? Làm như thế nào? …

Đưa ra thật nhiều giải pháp lựa chọn (brainstorming), sau đó chọn ra cái tối ưu nhất dựa trên các thông số đã thiết lập ban đầu (Vd: dựa trên chi phí, thời gian, mục tiêu …)

Hãy thương lượng khi cần những nguồn lực/tài nguyên/yếu tố có rất ít hoặc khó tìm kiếm.

Hãy bàn giao những phần có thể theo từng cột mốc chính của dự án, nhờ vậy mà tiến trình sẽ có thể được đo lường dễ dàng hơn.

Đưa ra chuẩn đánh giá, định lượng, đặt tả tất cả các yếu tố có thể ảnh hưởng đến giá trị của các chuẩn này.

Đừng lập thời gian biểu cho bất kỳ công việc nào có thời gian nhiều hơn từ 4 đến 6 tuần. Thay vì vậy, hãy chia nhỏ ra thành nhiều tác vụ để dễ quản lý.

Tiếp tục đặt ra những câu hỏi. Càng có nhiều câu hỏi, bạn sẽ càng tìm ra nhiều cách giải quyết các vấn đề hoặc khám phá ra những vấn đề đối lập với những gì đã định nghĩa ban đầu.

Tránh sự “cám dỗ” cố gắng hoàn thành xuất sắc mọi việc – điều đó sẽ dành cho phiên bản sau của sản phẩm hoặc bộ phận dịch vụ.

Hãy dành thời gian dự phòng trong trường hợp xảy ra những tình huống không mong đợi hoặc những vấn đề chưa được dự tính.

Làm tất cả mọi thứ mà bạn có thể để giữ cho các tác vụ theo đúng lịch trình, một sự sai lầm nào đó ở đây có thể làm sa lầy dự án hiện tại

Luôn cảnh giác các rào cản “phong tỏa” trong quá trình dự án (roadblocks) và hãy hướng đến hoạt động chuyên nghiệp (pro-active), đừng phản ứng lại chúng mà hãy giúp các thành viên trong dự án hoàn thành nhiệm vụ của họ.

Xem như các thành viên trong nhóm đang thực hiện các nhiệm vụ quan trọng, do đó, họ sẽ không thể cố gắng liên tục để thực hiện thêm các công việc khác.

Đề cử ra những thành viên có thể thực thi nhiều vai trò khác nhau trong qui trình quản lý dự án.

Đừng để các thành viên đợi đến “sát nút” mới bắt đầu thực hiện nhiệm vụ. Khi đó, nếu vấn đề phát sinh, sẽ không còn thời gian trống để sửa chữa và sẽ bị trễ hạn bàn giao.

Hãy luôn ghi nhớ 3 lần sức ép: hoàn thành dự án theo đúng tiến độ, kinh phí, mục tiêu và mong đợi của khách hàng.

Hãy ghi nhận lại kết quả của các dự án: xem xét lại cả nhóm làm việc và các nhiệm vụ thực thi.