Đơn xin việc

Với các bạn sinh viên mới ra trường hay cả những ai đã có kinh nghiệm và muốn tìm việc làm thì đơn xin việc, CV xin việc hay hồ sơ xin việc là những loại giấy tờ quan trọng rất cần được đầu tư cẩn thận. Đó không chỉ là cầu nối giữa người tìm việc và doanh nghiệp mà còn là yếu tố ghi điểm của bạn trong mắt nhà tuyển dụng.

Về cơ bản, đơn này giống như một lá thư mà bạn gửi tới nhà tuyển dụng. Trong lá thư đó, bạn bày tỏ mong muốn được làm việc, thể hiện rằng bạn có sự tìm hiểu kỹ càng về doanh nghiệp, đưa ra được khả năng, kiến thức hay kinh nghiệm của bản thân để thuyết phục nhà tuyển dụng.

Bạn không nhất thiết phải “đao to búa lớn” dùng những từ ngữ sáo rỗng, câu văn to tát, vĩ mô. Cũng không nên lặp lại từ ngữ hoặc cứ nói đi nói lại về bằng cấp hay thành tích của mình. Hãy sử dụng từ ngữ thân mật, sinh động, thể hiện rõ cá tính của mình. Tất nhiên bạn vẫn phải tuân thủ theo những quy định chung về cách viết đơn xin việc chuẩn theo những quy định đã đưa ra.

Diễn đạt được mong muốn thực sự được làm việc tại công ty, thể hiện rằng bạn đã tìm hiểu kỹ và nhận thấy mình hoàn toàn phù hợp với vị trí mà doanh nghiệp đang tuyển dụng.
Nói một cách đơn giản, ngắn gọn, nhấn mạnh vào kinh nghiệm hoặc kỹ năng của bạn phù hợp với vị trí đang tuyển dụng.
Thể hiện sự chờ đợi tín hiệu từ phía nhà tuyển dụng, đề nghị họ gửi hồi âm để có thể tới phỏng vấn, thi viết…

Ngắn gọn, súc tích trên một mặt của tờ giấy A4 để nhà tuyển dụng tiện theo dõi, tránh viết dài tới 2-3 trang vì có thể họ cũng không đủ kiên nhẫn để đọc hết những gì bạn viết.
Chọn loại font chữ thông dụng, dễ đọc và chỉ dùng một loại font đó cho cả văn bản. Thống nhất về cỡ chữ, tránh chữ to chữ nhỏ hay sử dụng quá nhiều font chữ gây rối mắt, thiếu chuyên nghiệp.
Kiểm tra kỹ càng về chính tả, dấu câu. Tuyệt đối không viết sai chính tả, câu cú lủng củng, sai ngữ pháp.
Đôi khi để nhấn mạnh bạn có thể bôi đậm hoặc in nghiêng chữ, tuy nhiên không nên lạm dụng, chỉ dùng với những chỗ thật sự cần thiết.

Nếu có thể thì bạn nên gửi trực tiếp tới người có toàn quyền tuyển dụng. Hiện nay các công ty đều có nhân sự riêng phụ trách tuyển dụng, vậy nên gửi trực tiếp cho người này thì đơn của bạn sẽ có cơ hội cao hơn thay vì gửi mông lung tới phòng hành chính nhân sự hoặc phòng tuyển dụng.
Nếu có thông tin về người phụ trách tuyển dụng thì hãy mở đầu bằng việc chào hỏi họ thân mật bằng tên riêng, chỉ một chi tiết nhỏ thôi nhưng cũng gây được ấn tượng tốt rồi.

Đừng cứng nhắc: đây là cơ hội để bạn vượt lên các ứng viên khác, vậy nên cứ nhất nhất tuân theo quy chuẩn hoặc sử dụng những cái chung chung sẽ không giúp gì cho bạn. Hãy tận dụng cơ hội để đưa cái tôi của mình vào một cách chân thành, hợp tác. Đôi khi nhà tuyển dụng gọi cho bạn không hẳn vì thành tích hay kinh nghiệm mà là bởi họ nhận thấy tiềm năng, lòng nhiệt tình hoặc cá tính có thể phát triển tốt của bạn.

Mục đích của bạn khi viết đơn xin việc là muốn giới thiệu sơ về bản thân mình cho nhà tuyển dụng cũng như khơi gợi hứng thú khiến nhà tuyển dụng mong được gặp bạn trong cuộc phỏng vấn sắp đến. Do đó, đơn xin việc phải cung cấp được các thông tin hấp dẫn về bản thân bạn.

Hãy thể hiện cho nhà tuyển dụng biết năng lực, trình độ, bằng cấp, kinh nghiệm, kỹ năng giao tiếp, sự nhiệt tình và hứng thú của bạn đối với công việc này như thế nào. Những lý do bạn nêu ra phải cụ thể, rõ ràng.

Bạn không thể viết chung một lá đơn xin việc và gửi cho nhiều công ty khác nhau, hay nhiều vị trí công việc khác nhau vì như thế không thể hiện được mong muốn được vào làm việc của bạn cũng như không tôn trọng các nhà tuyển dụng.

Chắc hẳn nhiều bạn trẻ mới ra trường sẽ băn khoăn về khái niệm này. CV là gì? Viết CV như thế nào?

CV thực chất là viết tắt của cụm từ tiếng Anh “Curriculum Vitae”, nếu dùng Google dịch sẽ cho ra ý nghĩa là Sơ yếu lý lịch. Tuy vậy, bạn chớ lầm tưởng nó giống với bản Sơ yếu lý lịch tự thuật trình bày về gia đình, cha mẹ, người thân… như trong bộ hồ sơ xin việc ở Việt Nam.

Đây là một bản liệt kê tóm tắt quá trình học tập, bằng cấp, kỹ năng, kiến thức, kinh nghiệm làm việc (nếu có) đối với sinh viên mới ra trường. Còn đối với ai đã đi làm thì là quá trình làm việc, vị trí đảm nhiệm, khả năng chuyên môn, thành tích trong công việc. Dựa vào những điều này nhà tuyển dụng sẽ cân nhắc giữa các ứng viên để chọn ra người thích hợp nhất với vị trí còn đang bỏ ngỏ.

Hiện trên có rất nhiều mẫu CV xin việc hay, ấn tượng về cả cách trình bày, màu sắc, bố cục… Nhưng về cơ bản, một CV chuẩn sẽ được trình bày với những nội dung như sau:

• Thông tin cá nhân của bạn: Họ tên, ngày tháng năm sinh, quê quán, số điện thoại và email liên lạc.
• Quá trình học tập: Chỉ cần bắt đầu liệt kê từ đại học/cao đẳng đến sau đó, ví dụ như chứng chỉ ngoại ngữ, tin học, code, SEO, chứng chỉ dạy nghề… mà bạn đi học thêm ở ngoài.
• Kinh nghiệm làm việc: Đối với những người đã đi làm thì nếu ra kinh nghiệm làm việc không khó, còn đối với những bạn là sinh viên mới ra trường chưa chính thức làm việc ở một công ty nào thì vẫn có thể đề cập đến công việc làm thêm, hoặc những dự án mà bạn tự thực hiện hoặc công tác cùng bạn bè. Liệt kê ra không phải để cho có nội dung mà là để chứng tỏ rằng bạn là một con người nhiệt huyết và đam mê công việc.
• Kỹ năng: Đưa ra những kỹ năng mà bạn có, đặc biệt nhấn mạnh vào những kỹ năng cần thiết cho vị trí công việc mà bạn đang ứng tuyển.
• Mục tiêu nghề nghiệp: Những gì mà bạn đang hướng đến trong định hướng nghề nghiệp của mình. Có thể chia ra 2 mức ngắn hạn và dài hạn để nhà tuyển dụng thấy được rằng bạn sẽ là một nhân viên có chí tiến thủ và biết lập kế hoạch.

Và cũng giống như đối với đơn xin việc, CV không nên dùng từ ngữ quá khoa trương, to tát, không trình bày dài dòng lan man, không nên khoe tất cả những gì mà bạn có trong khi điều đó lại chẳng hề liên quan hay phù hợp với vị trí công việc mà bạn ứng tuyển. Ngắn gọn, súc tích và chân thành, đó là những “từ khóa” là bạn cần ghi nhớ để viết được một CV tốt.

Thường thì đơn và CV thường được gửi đi kèm theo một bộ hồ sơ xin việc. Bạn có thể mua ở các cửa hàng văn phòng phẩm với giá 10.000đ. Bộ hồ sơ chuẩn mà bạn gửi tới nhà tuyển dụng cần phải có đầy đủ các mục sau:

• Đơn xin việc: có mẫu sẵn trong bộ hồ sơ, bạn có thể điền thông tin không mất nhiều thời gian. Nhưng nếu thực sự muốn nhận được công việc thì bạn nên xin việc bằng đơn viết tay do chính bạn soạn với các tiêu chuẩn như đã đề cập ở trên.
• Sơ yếu lý lịch tự thuật: điền đầy đủ thông tin, dán kèm ảnh 3×4 và mang tới phòng công chứng phường, xã… để xin dấu xác nhận của địa phương. Lưu ý là khi đi công chứng thì cầm theo sổ hộ khẩu để họ đối chiếu, sơ yếu lý lịch của ai thì phải tự người đó đi xin dấu mới được.
• Một bản CV: là bản trình bày chi tiết về kinh nghiệm làm việc, kỹ năng, bằng cấp, chứng chỉ, thành tích, sở thích… của bản thân.
• Bằng tốt nghiệp, bảng điểm, các bằng cấp chứng chỉ liên quan như bằng tiếng Anh, bằng Lý luận… (nếu có)
• Bản sao giấy khai sinh
• Bản photo giấy chứng minh nhân dân có công chứng
• Giấy chứng nhận sức khỏe có dấu xác nhận của bệnh viện

Bên ngoài bộ hồ sơ bạn nhớ liệt kê các loại giấy tờ có trong đó theo thứ tự ưu tiên từ cao xuống thấp. Ghi rõ họ tên, ngày tháng năm sinh, số điện thoại và địa chỉ liên lạc. Đặc biệt nên ghi rõ vị trí mà bạn muốn ứng tuyển. VD: Nguyễn Văn A – Ứng tuyển Lập trình viên PHP. Điều này giúp việc phân loại nhanh hơn, nghĩa là hồ sơ của bạn sẽ đến được gần hơn với vị trí cần tuyển người.

Một bộ hồ sơ đầy đủ được trình bày cẩn thận về cả hình thức và nội dung sẽ gây ấn tượng tốt cho nhà tuyển dụng. Nó chứng tỏ bạn là người cẩn thận, có trách nhiệm và nghiêm túc trong quá trình tìm kiếm việc làm. Hãy nhớ rằng có đến hàng trăm người nộp hồ sơ xin vào một vị trí công việc và nhà tuyển dụng sẽ chỉ chọn lựa từ các hồ sơ này một danh sách vừa đủ để xử lý mà thôi. 

Đơn xin việc chính là cơ hội để bạn nói với nhà tuyển dụng rằng họ cần xem xét hồ sơ của bạn kỹ hơn. Bạn cần khẳng định rằng trình độ của bạn phù hợp với vị trí tuyển dụng. Hãy giải thích vì sao bạn thích công việc này và tại sao bạn lại phù hợp với yêu cầu của họ. Mẫu đơn xin việc hiện đang bán phổ biến trên thị trường rất sơ sài, bạn nên tự viết để làm rõ những điều mình muốn trình bày.

Hình thức trình bày:

• Sử dụng khổ giấy A4, căn chỉnh lề cân đối.
• Không chọn quá nhiều cỡ chữ, kiểu chữ.
• Nếu chữ đẹp, có thể viết tay.
• Không có lỗi chính tả.
• Câu văn ngắn gọn, rõ ràng.
• Các đoạn văn phải ngắt xuống dòng.

Nội dung:                      

• Thông tin cá nhân: Họ và tên; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; dán ảnh của bạn vào góc trái phía trên tờ đơn xin việc (ảnh cỡ 3x4).
• Đoạn mở đầu: Viết hai, ba câu nêu lý do vì sao bạn biết để xin vào làm việc ở đơn vị này.
• Đoạn nội dung chính: Giới thiệu về những khả năng bạn có thể làm việc tốt cho đơn vị tuyển dụng, đặc biệt nêu rõ những công việc cụ thể bạn có thể đảm trách. Nếu bạn đã từng làm ở nơi khác, hãy trình bày kinh nghiệm và kết qủa làm việc của bạn. Hãy trình bày rõ ràng bạn muốn làm gì, loại công việc bạn quan tâm. Đừng quên làm nổi bật các ưu thế của bạn từ quá trình đào tạo hay làm việc trước đó và trình bày các phẩm chất của mình một cách khéo léo.
• Đoạn thông tin bổ sung: Nêu lý do vì sao bạn thích làm việc ở đơn vị tuyển dụng, điều đó chứng tỏ bạn đã nghiên cứu về đơn vị họ.
• Đoạn kết luận: Hãy cam kết về sự phục vụ của bạn và chứng tỏ rằng điều đó có lợi cho đơn vị tuyển dụng; ký tên và ghi rõ họ tên

Tờ khai lý lịch chính là sự tự giới thiệu về bản thân. Lý lịch phải phản ánh được nhân cách, làm nổi bật kinh nghiệm, khả năng của bạn đối với việc hòan thành công việc của đơn vị tuyển dụng. Vì thế việc trình bày và chọn lọc các thông tin trên lý lịch rất quan trọng. Một bản lý lịch sạch sẽ, không có lỗi chính tả, chữ viết rõ ràng, khai đầy đủ nội dung nhưng ngắn gọn và súc tích sẽ góp phần giúp bạn thành công.

Những điều cần lưu ý:

• Viết đầy đủ họ tên, ngày , tháng, năm sinh, địa chỉ, số điện thoại, số Fax (nếu có).
• Tình trạng hôn nhân (đã lập gia đình hay độc thân, có mấy con)
• Nếu là bạn nam còn trẻ, ghi rõ đã hoàn thành nghĩa vụ quân sự (nếu có)
• Phần đào tạo ghi rõ các văn bằng chứng chỉ, chuyên ngành được đào tạo, thời gian và nơi đào tạo
• Nêu rõ trình độ ứng dụng tin học, ngoại ngữ, nếu có
• Phần kinh nghiệm chuyên môn: trình bày những kinh nghiệm nổi bật và những điểm mạnh mà người tuyển dụng quan tâm. Nếu bạn đã làm ở những đơn vị khác, hãy nêu rõ những công việc, kết quả, thời gian bạn đã làm và tên đơn vị đó. Những bằng chứng hoặc con số chứng minh cụ thể sẽ có sức thuyết phục đối với người tuyển dụng
• Phần quan hệ gia đình: Ghi tên tuổi cha mẹ, anh chị em ruột và nghề nghiệp của họ (nên ghi cụ thể, không ghi chung chung). Gia đình và hoàn cảnh sống có ảnh hưởng đến nhân cách của bạn. nếu bạn ghi cụ thể nhà tuyển dụng sẽ hiểu rõ hơn về bạn. Gia cảnh tốt sẽ gây được sự cảm tình đối với họ và là điểm mạnh của bạn.
• Cuối cùng là sự cam kết của bạn về những gì bạn đã khai. Lý lịch cần có xác nhận của cơ quan công an phường, xã nơi bạn sinh sống. Đối với một số doanh nghiệp liên doanh với nước ngoài có thể chỉ cần cam kết và ký tên.

Các văn bằng, chứng chỉ là hết sức quan trọng. Trong lúc tìn việc làm bạn nên:

• Sao mỗi lọai chứng chỉ thành nhiều bản có công chứng của Nhà nước để sẵn sàng, khi cần, nộp hồ sơ cho nhiều đơn vị khác nhau.
• Chú ý không nộp bản chính vì nhiều nhà tuyển dụng không trả lại hồ sơ khi bạn không được tuyển dụng.
• Nếu bạn có nhiều văn bằng thì chỉ nên lựa chọn những văn bằng theo yêu cầu hoặc mang lại lợi điểm cho bạn khi xét tuyển.
• Đừng quên đưa vào hồ sơ các chứng chỉ về tin học, ngoại ngữ, nếu có

Thư giới thiệu của người có uy tín hoặc của đơn vị bạn đã làm việc là bằng chứng đảm bảo tốt cho bạn. Bạn nên cất giữ cẩn thận để sẵn sàng đưa cho nhà tuyển dụng. Nếu là thư giới thiệu, bạn nên đưa cho nhà tuyển dụng trước khi nộp hồ sơ. Nếu là thư xác nhận năng lực làm việc, bạn nên để trong túi hồ sơ

Nhiều nhà tuyển dụng đôi khi ghi rõ yêu cầu với các ứng viên cần có hộ khẩu tại tỉnh hay thành phố nhất định. Nếu bạn có hộ khẩu nơi nhà tuyển dụng mong muốn thì đó là lợi điểm của bạn. Bản sao hộ khẩu cần rõ ràng, sạch sẽ và có chứng nhận của chính quền địa phương hoặc công chứng.

Bạn cần xin giấy chứng nhận sức khỏe của đơn vị y tế có thẩm quyền. Giấy khám sức khỏe sẽ là lợi điểm nếu bạn có thể chất khỏe mạnh.

Những điều cần lưu ý khi nộp hồ sơ xin việc:

• Trước khi nộp hồ sơ, hãy photocopy một bộ để lưu giữ hoặc xem lại trước khi đi phỏng vấn.
• Nếu đơn vị tuyển dụng ở không xa, bạn nên tự mang hồ sơ đến nộp.
• Nộp hoặc gửi hồ sơ đúng địa chỉ
• Sau khi gửi, kiểm tra lại, đảm bảo hồ sơ đã được gửi đến nơi.
• Theo dõi xem có cần bổ sung hoặc hoàn thiện hồ sơ không.
• Theo dõi thông báo mời phỏng vấn hay thử việc.

Hồ sơ xin việc là ấn tượng đầu tiên của nhà tuyển dụng đối với các ứng viên, do vậy chuẩn bị tốt hồ sơ xin việc cũng là một bước vô cùng quan trọng trong quá trình tìm kiếm việc làm của bạn.

Để ứng tuyển thành công vị trí bạn mong muốn, một bộ hồ sơ hoàn chỉnh, một bản CV đẹp mắt, một là đơn xin việc hấp dẫn cùng các giấy tờ, bằng chứng nhận là yếu tố không thể thiếu khi đi xin việc. Cùng tham khảo các hướng dẫn trong chuyên mục Đơn xin việc được eLib chia sẻ trên đây để bổ sung và hoàn thiện hồ sơ xin việc hoàn chỉnh cho mình nhé! Chúc các bạn thành công!