Hướng dẫn cách hiển thị công thức và sửa các lỗi công thức phổ biến trong Google Sheets

1. Hướng dẫn cách hiển thị công thức trong Google Sheets

Cách 1: Hiển thị công thức thay vì giá trị trong toàn bộ trang tính

Theo mặc định, Google Sheets có một phương pháp chuyển tiếp đơn giản để hiển thị tất cả các công thức có trong trang tính. Giả sử bạn có một tập dữ liệu như được hiển thị bên dưới, trong đó cột D là cột sử dụng công thức 

Dưới đây là các bước để hiển thị tất cả các công thức trong cột D (thay vì kết quả công thức):

Bước 1: Truy cập vào menu Views trên thanh công cụ. 

Bước 2: Trong menu xổ xuống chọn tùy chọn Show formulas.

Bước 3: Các bước trên sẽ hiển thị ngay lập tức tất cả các công thức trong toàn bộ trang tính.

Tùy chọn này hoạt động như một công cụ chuyển đổi. Nếu bạn lặp lại các bước tương tự và kích lại vào tùy chọn Show formulas, nó sẽ ẩn các công thức và hiển thị các giá trị kết quả.

Ngoài ra bạn cũng có thể sử dụng tổ hợp phím tắt Control + ' ( Nhấn phím Ctrl sau đó phím '). Tổ hợp phím này hoạt động như một nút chuyển đổi, vì vậy khi bấm lần đầu nó sẽ hiển thị tất cả các công thức và nếu bấm lại lần 2 nó sẽ ẩn công thức và hiển thị các giá trị.

Một điều cần nhớ khi sử dụng phương pháp này là sẽ hiển thị các công thức trong tất cả các ô trong trang tính. Nếu bạn chỉ muốn hiển thị các công thức trong một vài ô, hãy sử dụng phương pháp tiếp theo.

Cách 2: Hiển thị công thức thay vì giá trị trong các ô cụ thể

Nếu bạn chỉ muốn công thức trong một vài ô được hiển thị dưới dạng văn bản (thay vì toàn bộ trang tính), bạn cần thay đổi nội dung của ô theo cách thủ công. Chỉ cần thêm dấu nháy đơn ngay trước công thức (dấu bằng).

Khi bạn thêm dấu nháy đơn ở đầu ô của mỗi công thức thì Google Sheets sẽ coi toàn bộ nội dung ô là văn bản. Vì vậy, thay vì tính toán giá trị nó chỉ hiển thị công thức.

Ngoài ra, lưu ý rằng biểu tượng dấu nháy đơn sẽ bị ẩn, vì vậy bạn chỉ nhìn thấy công thức hiển thị trong ô.

Trong bảng dữ liệu dưới đây, ba ô đầu tiên trong cột D có dấu nháy đơn ở đầu (bạn có thể thấy trong thanh công thức nhưng không thấy trong chính ô đó).

2. Hướng dẫn cách sửa các lỗi công thức phổ biến trong Google Sheets

Trước khi tìm hiểu các loại lỗi khác nhau, chúng ta cần hiểu lỗi phân tích cú pháp công thức nghĩa là gì?

Về cơ bản, điều đó có nghĩa là Google Sheets không thể diễn giải công thức của bạn nhập vào. Khi không thể đáp ứng yêu cầu công thức nó sẽ trả về một thông báo lỗi.

Điều này có thể xảy ra theo nhiều cách khác nhau, có thể từ lỗi chính tả đến lỗi toán học. Việc hiểu được ý nghĩa đằng sau các thông báo lỗi và tìm cách khắc phục là một bước quan trọng để sử dụng các công thức trong Google Sheets tính toán dễ hơn. 

Dưới đây là 9 thông báo lỗi phổ biến nhất trong Google Sheets và cách khắc phụ. 

Bạn nghĩ rằng đã hoàn thành công thức của mình và nhấn Enter. Ngay lập tức một hộp thông báo bật lên với thông báo dạng …There  was aproblem hoặc tương tự như hình dưới đây.

Thường thì hiếm khi gặp lỗi này vì đây là lỗi khá cơ bản. Nhưng nếu có thì có thể khi nhấn phím Enter kết thúc, bạn cũng vô tình nhấn phím “\” và thêm phím đó vào cuối công thức.

Cách sửa lỗi này

Hãy cố gắng tránh những điều này ngay từ đầu bằng cách kiểm tra công thức trước khi nhấn Enter. Đảm bảo rằng bạn không thiếu tham chiếu ô và không có bất kỳ ký tự không mong muốn nào khác.

Các lỗi #N/A biểu thị lỗi công thức phân tích rằng một giá trị tìm kiếm là không có sẵn.

Lỗi này xảy ra thường xuyên nhất khi bạn đang sử dụng các công thức tra cứu (ví dụ: VLOOKUP) và không tìm thấy cụm từ tìm kiếm. Về cơ bản lỗi này không phải là sai công thức nên bạn không cần phải xóa nó. 

Thay vào đó có thể hiển thị một thông báo tùy chỉnh, chẳng hạn như “Không tìm thấy kết quả”, thay vì thông báo lỗi #N/A như mặc định. 

Cách sửa lỗi #N/A

Bạn có thể sử dụng hàm IFERROR

= IFERROR (công thức ban đầu, giá trị để hiển thị nếu công thức ban đầu có lỗi)

Trong ví dụ về hàm VLOOKUP này, công thức đầy đủ sẽ giống như sau:

=IFERROR(VLOOKUP(Search Term, Table, Column Index, FALSE),”Search term not found”)

Trong đó Search term not found để báo Không tìm thấy cụm từ tìm kiếm thay vì báo lỗi #N/A như trong ảnh hiển thị dưới đây.

Lỗi #DIV/0! Này chỉ xảy ra khi chia một số cho 0, khi đó số bị chia có thể là số 0 hoặc là ô trống. Ví dụ kiểu  như công thức 

=A/0

Một ví dụ khác là sử dụng hàm AVERAGE để tính giá trị trung bình với một phạm vi trống, ví dụ như công thức:

=AVERAGE(A1:A10)

Cách sửa lỗi #DIV/0!

Kiểm tra xem mẫu số có phải là 0 hoặc là ô trống không. Như trong trường hợp dưới đây, công thức ở mẫu số SUM(A1:A7) cho kết quả là 0, nên gây ra lỗi. Vì vậy, hãy kiểm tra xem kết quả mẫu số của bạn có bằng 0 hay không.

Nếu sau khi kiểm tra mà công thức vẫn đúng thì tông báo lỗi #DIV/0! nhìn khá tệ. Bây giờ bạn nên chỉnh sửa thông báo lỗi giống như cách thực hiện ở thông báo lỗi #N/A ở trên.

Hãy sử dụng hàm IFERROR để bao bọc công thức hiện tại của bạn và chỉ định kết quả khi lỗi #DIV/0! xảy ra. 

Thông báo lỗi trên thường xảy ra khi công thức của bạn có kiểu dữ liệu đầu vào không thống nhất. Ví dụ thực hiện các phép toán trên giá trị văn bản thay vì giá trị số. Hay khoảng trắng trong ô công thức cũng có thể gây ra thông báo lỗi này.

Trong ví dụ này, ô B1 chứa một khoảng trắng là một giá trị chuỗi và gây ra lỗi #VALUE! do Google Sheets không thể thực hiện một phép toán trên đó.

Một nguyên nhân khác gây ra lỗi #VALUE! là trộn các định dạng ngày của Mỹ (MM/DD/YYYY) và các nước còn lại trên thế giới (DD/MM/YYYY).

Cách sửa lỗi #VALUE!

Tìm kiếm bất kỳ văn bản/số nào có thể không khớp hoặc các ô chứa khoảng trắng. Nếu bạn nhấp vào một ô và con trỏ nhấp nháy có khoảng trống giữa chính nó và phần tử bên cạnh, thì bạn có một khoảng trống ở đó.

Các ô có thể nhìn trống vì không có số nhưng vẫn chứa khoảng trắng, như trong hình dưới đây.

Hay khoảng trống giữa định dạng ngày, tháng, năm cũng sẽ không hoạt động:

Đây là lỗi phân tích cú pháp công thức xảy ra khi bạn có tham chiếu không hợp lệ. Ví dụ khi bạn tham chiếu một ô trong công thức đã bị xóa (không phải giá trị bên trong ô mà toàn bộ ô đã bị xóa, thường là khi bạn đã xóa một hàng hoặc cột trong sheets của mình).

Trong ví dụ này, công thức ban đầu là =A1*B1, nhưng khi xóa cột A, công thức bị lỗi do thiếu tham chiếu:

Ngoài ra khi bạn sao chép và dán bảng dữ liệu, phạm vi tương đối có thể di chuyển nằm ngoài giới hạn của trang tính, điều này không được phép và sẽ gây ra lỗi #REF!.

Bạn có thể đã thấy lỗi #REF! nếu sử dụng công thức tra cứu thường xuyên, khi bạn cố gắng trả về một giá trị nằm ngoài phạm vi đã chỉ định. 

Lỗi #REF! cũng xuất hiện khi phát hiện phụ thuộc vòng tròn (khi công thức tham chiếu đến chính nó).

Cách sửa lỗi #REF!

Trước hết, hãy đọc thông báo lỗi để xác định loại lỗi #REF! bạn cần giải quyết. 

Đối với các tham chiếu đã xóa, hãy tìm lỗi #REF! nằm trong công thức của bạn và thay thế lỗi #REF! với tham chiếu chính xác đến một ô hoặc dải ô.

Đối với các lỗi tra cứu ngoài giới hạn, hãy xem kỹ công thức và kiểm tra kích thước phạm vi với bất kỳ chỉ mục hàng hoặc cột nào bạn đang sử dụng.

Đối với các phụ thuộc vòng tròn, hãy tìm tham chiếu gây ra sự cố (tức là nơi bạn cũng tham chiếu đến ô hiện tại bên trong công thức của mình) và sửa đổi nó.

Lỗi này là do cú pháp công thức của bạn sử dụng. Lỗi này chủ yếu do người dùng nhập tên các hàm không chính xác. Ví dụ như hình dưới đây, hàm SUM lại nhập thành SUMM

Lỗi #NAME? cũng xuất hiện khi tham chiếu đến một dải ô được đặt tên không thực sự tồn tại hoặc sai.

Lỗi này cũng xuất hiện khi công thức thiếu dấu ngoặc kép xung quanh giá trị văn bản, như công thức:

= CONCAT (“Thứ nhất”, Thứ hai)

Ở đây, Thứ hai thiếu dấu ngoặc kép

Cách sửa lỗi #NAME

Kiểm tra tên hàm của bạn đã chính xác chưa. Sử dụng trình hướng dẫn trợ giúp hàm để giảm khả năng xảy ra lỗi này, đặc biệt là đối với các hàm có tên dài. 

Kiểm tra xem bạn đã xác định tất cả các phạm vi được đặt tên trước khi sử dụng chúng trong công thức của mình và chúng đều có cách viết chính xác.

Kiểm tra bất kỳ giá trị văn bản nào được nhập với dấu ngoặc kép bắt buộc.

Cuối cùng, liệu bạn có bỏ lỡ dấu hai chấm trong tham chiếu phạm vi của mình không? Ví dụ như công thức

=SUM(A1A10)

Công thức này bị thiếu dấu hai chấm trong tham chiếu, phải sửa lại cho đúng là

= SUM(A1:A10)

Như vậy bài viết đã hướng dẫn cho bạn cách hiển thị công thức và sửa các lỗi công thức phổ biến trong Google Sheets. Hy vọng rằng bài viết này sẽ giúp ích cho các bạn, nếu thấy hay, bạn hãy Share cho nhiều người cùng biết nhé. Chúc bạn thực hiện thao tác thành công!