Hướng dẫn cách tạo một đồ họa thông tin trong PowerPoint nhanh chóng nhất

1. Tại sao sử dụng Infographics?

Đơn giản, infographic là một hình ảnh trực quan hiển thị thông tin. Thông thường, thuật ngữ infographic có nghĩa là nhiều biểu đồ và đồ thị, sắp xếp lại với nhau để giải thích một cái gì đó.

Những năm gần đây, thuật ngữ infographic được dùng để chỉ một hình ảnh dễ dàng chia sẻ thông tin với nhiều minh họa khác nhau. Những điều này dường như có một sự lan truyền mạnh đến người xem bởi chúng cảm giác thú vị trong việc hiểu vấn đề phức tạp trong một tập tin hình ảnh duy nhất.

Nhiều người học mô tả họ là "những người học trực quan". Điều này có nghĩa rằng, họ muốn có được một hình ảnh đơn giản, ngắn gọn hoặc biểu đồ truyền tải thông tin. Dữ liệu hầu như là biểu đồ và đồ thị truyền tải thông điệp.

Bước đầu tiên là chuẩn bị bản thiết kế của bạn. Không giống như các bài thuyết trình bình thường được thiết kế theo chiều ngang 4: 3 hoặc 16: 9, hầu hết các infographics đều có chiều dọc. Vì vậy, điều đầu tiên cần làm là thay đổi bố cục và điều chỉnh kích thước infographic của bạn.

Kích thước của infographic phụ thuộc vào khối lượng thông tin bạn cần để dễ hình dung. Nó cũng phụ thuộc vào nơi bạn sẽ đăng tải nó: trên blog của bạn, trên các kênh truyền thông xã hội… như một áp phích quảng cáo, v.v.

Đối với các kênh truyền thông xã hội, chiều rộng 600px là phù hợp để đọc. Nếu bạn đang tạo infographic cho Pinterest, hãy nhớ rằng kích thước xem trước tối đa của pin là tỷ lệ khung hình 1: 2.1 (ví dụ: 600 x 1260 px) còn đối với các kênh truyền thông xã hội khác, nó thậm chí còn ít hơn. Tuy nhiên, chúng tôi khuyên bạn nên làm cho infographic có kích thước võng mạc, tức là gấp đôi chiều rộng này.

Bây giờ, quay lại với PowerPoint. Chuyển đến tab Design > Slide Size > Custom Slide Size. Trong ví dụ này, chúng tôi đặt infographic của mình theo tỷ lệ khung hình 1: 4. Bạn có thể đặt là 1: 1, 1: 2, 1: 2.5,… tùy thuộc vào nhu cầu của bạn. Nhưng lưu ý rằng thay đổi kích thước khung hình trong PowerPoint có một chút khó khăn. Từ kinh nghiệm của chúng tôi, trước hết là đảm bảo chiều dài lớn hơn và cắt nó sau.

Trong ví dụ, chúng tôi đặt kích thước võng mạc thành 12,5 x 50 inch (1200 x 4800 pixel). Bạn có thể sử dụng một nửa các kích thước này cho thiết kế không có võng mạc – 6,25 x 25 inch (600 x 2400 pixel). Về cửa sổ Maximize hoặc Ensure, bạn không có bất kỳ nội dung nào ở đây, vì vậy chỉ cần nhấp vào một trong hai tùy chọn.

Bước tiếp theo là xóa tiêu đề và phụ đề mặc định. Đi đến Home > Layout > Blank hoặc chỉ cần nhấp vào từng mục và nhấn Delete. Bản thiết kế của bạn sẽ trông như thế này:

Bật thước kẻ, đường lưới và chỉ dẫn để căn chỉnh các đối tượng thiết kế của bạn. Những công cụ này sẽ giúp bạn thiết kế một infographic chính xác và đẹp mắt. Đi đến View và kiểm tra Ruler, Gridlines và Guides.

Nếu bạn cần điều chỉnh, nhấp vào biểu tượng mũi tên nhỏ ở góc dưới bên phải để mở cửa sổ Grid và Guide trong phần cài đặt.

Nền của infographic có thể vẫn là màu trắng nhưng nếu bạn thích, bạn có thể thay đổi nó thông qua Design > Format Background. Chọn một số hình khối, hiệu ứng màu, hình ảnh, đồ họa hoặc kiểu mẫu. Trong ví dụ, chúng tôi chọn một màu xanh nhạt.

Hãy bắt đầu xây dựng bản thiết kế. Bạn có thể dễ dàng tạo phần tiêu đề trong infographic của mình bằng cách sử dụng các hình dạng của PowerPoint. Chuyển đến Insert > Shapes và chọn hình chữ nhật.

Khi bạn đã điều chỉnh hình dạng (bạn có thể thay đổi màu sắc và kiểu dáng sau), hãy bắt đầu nhập văn bản. Sáng tạo với các phông chữ và kích thước để có một hiệu ứng bắt mắt. Bạn cũng có thể kết hợp hai phông chữ, ví dụ: phông chữ viết tay và phông chữ máy đánh chữ cùng nhiều kết hợp khác. Chỉ cần đảm bảo được tính thẩm mỹ của thiết kế.

Tất nhiên, bạn cũng có thể thử nghiệm với nhiều phông chữ và thực hiện kết hợp màu. Hãy nhớ rằng màu sắc bạn chọn là cách người xem của bạn sẽ cảm nhận thông tin. Lưu ý rằng:

• Màu sắc bạn sử dụng phải hài hòa với chủ đề;
• Truyền đạt cảm xúc đúng đắn;
• Nằm trong vùng nhận diện thương hiệu của bạn.

Hơn nữa, bạn có thể làm nổi bật phông chữ bằng cách thêm một vài yếu tố tùy chỉnh. Trong trường hợp này, chúng tôi đã thử nghiệm thay thế chữ cái đầu tiên của “PowerPoint” bằng biểu tượng của PowerPoint thông qua Insert > Picture.

Bằng cách sử dụng thư viện hình dạng của PowerPoint, bạn có thể tạo ra các thiết kế thú vị khác nhau cho phần thân của infographic. Đối với hướng dẫn này, chúng tôi quyết định thêm một chút kỹ năng nâng cao. Chúng tôi sử dụng 3 hình dạng khác nhau để tạo hiệu ứng 3D với hình mũi tên chỉ xuống:

• Một hình thang có màu xanh nhạt hơn để tạo độ sâu;
• Một hình chữ nhật có cùng màu xanh lam như hình được sử dụng cho phần tiêu đề;
• Một tam giác cân được sử dụng làm đầu mũi tên.

Đối với hình tam giác, sử dụng cùng tông màu xanh lam như hình chữ nhật ở trên để hoàn thành thiết kế của mũi tên. Bước tiếp theo sẽ là thêm nhiều hiệu ứng thiết kế và bắt đầu thêm thắt nội dung của bạn.

Nếu bạn quyết định chia nội dung của mình thành các bước thì đây là ý tưởng về cách thực hiện. Chúng tôi đã sử dụng các hình dạng tích hợp trong PowerPoint để thiết kế làm nổi bật nội dung cho từng phần. Bạn có thể thêm bóng cho các đối tượng thông qua Format Shape để tạo cảm giác chân thực hơn.

Khi bạn đã thiết kế xong phần nền, hãy bắt đầu nhập nội dung của bạn. Để làm cho các phần trông giống như các bước, chúng tôi đã phóng to những con số.

Với bất kì thiết kế nào, có thể bạn sẽ cần phải sử dụng các biểu tượng tại một số thời điểm thích hợp. Các biểu tượng sẽ hỗ trợ thông điệp của bạn và làm cho nội dung dễ hiểu hơn. Một cách đơn giản để làm điều này là sử dụng thư viện biểu tượng PowerPoint tại Insert > Icons.

Sau khi chèn, bạn có thể dễ dàng sử dụng các biểu tượng trong thiết kế của mình. Thay đổi kích thước chúng nếu bạn cần. Đừng lo lắng chúng hoạt động rất hiệu quả. Thay đổi màu sắc cũng dễ dàng. Chúng tôi sử dụng cùng một màu vàng như màu mà chúng tôi đã sử dụng cho các con số.

Một cách khác để thêm các biểu tượng vào thiết kế đồ họa thông tin của bạn là nhập các biểu tượng tùy chỉnh dưới dạng đồ họa vector thông qua Insert > Pictures. Phiên bản mới nhất của PowerPoint hỗ trợ định dạng tệp vectơ SVG là định dạng tệp cho các biểu tượng đã nhập. Chúng nhẹ nhàng, dễ chỉnh sửa và không giảm chất lượng khi thay đổi kích thước.

Trong PowerPoint, bạn có thể dễ dàng thêm biểu đồ, sơ đồ và các yếu tố thiết kế khác để trực quan hóa dữ liệu của mình bằng cách sử dụng SmartArt. Đi tới Insert > SmartArt và bạn sẽ thấy rằng có một số loại đồ họa trực quan hóa dữ liệu: danh sách, quy trình, chu kỳ, phân cấp, v.v.

Đồ thị rất đa dạng và rất nhiều các tùy chọn để chỉnh sửa. Từ bảng thiết kế, bạn sẽ tìm thấy các kiểu dáng và cách phối màu khác nhau để áp dụng cho biểu đồ. Ngoài ra, bạn có thể dễ dàng xóa các phần của biểu đồ, thay đổi hình dạng, thêm hình dạng, thêm văn bản và nhiều tùy chọn chỉnh sửa khác sao cho phù hợp với thiết kế của bạn đúng như mong muốn.

Bạn cũng có thể thêm các mẫu đồ họa tùy chỉnh để hiển thị dữ liệu. Định dạng tệp được PowerPoint chấp nhận là EMF và nó được chuyển thành hình dạng vector có thể chỉnh sửa hoàn toàn. Thật không may, PowerPoint không còn hỗ trợ định dạng tệp vector phổ biến nhất. Điều này có nghĩa là:

• Bạn sẽ phải sử dụng bộ chuyển đổi EPS-EMF (chúng tôi khuyên bạn nên dùng cái này);
• Hoặc nếu bạn có thể làm việc với phần mềm dựa trên vectơ, hãy xuất đồ họa ở định dạng tệp EMF.

Chỉ cần kéo và thả tệp hình ảnh vào khung vẽ trong PowerPoint và phần mềm sẽ đặt nó vào thiết kế của bạn. Để làm cho nó hoàn toàn có thể chỉnh sửa, nhấp chuột phải và chọn Group > Ungroup.

Sau đó, PowerPoint sẽ yêu cầu bạn chuyển đổi hình ảnh thành đối tượng vẽ. Bấm Yes.

Bây giờ đồ họa  hoàn toàn có thể chỉnh sửa. Bạn có thể thay đổi kích thước của các yếu tố, văn bản, màu sắc và xóa các yếu tố. Trong ví dụ dưới đây, chúng tôi đã xóa nền và thay đổi màu sắc của một trong các yếu tố thiết kế. Bạn có thể dễ dàng thực hiện bất kỳ loại chỉnh sửa nào.

Khi bạn đã sẵn sàng với việc phân chia các nội dung của mình, đừng quên thêm phần chân trang để trích dẫn tất cả các nguồn mà bạn đã sử dụng. Bạn có thể dễ dàng tạo chân trang bằng cách thêm hình dạng hình chữ nhật giống như bạn đã làm cho tiêu đề hoặc làm nổi bật nó với một hình thức độc đáo hơn.

Đây là những điều cơ bản bạn cần biết khi thiết kế đồ họa thông tin của bạn trong PowerPoint. Tất cả những gì bạn cần làm tiếp theo là thử nghiệm những diện mạo khác nhau cho đến khi bạn hài lòng với thiết kế.

Như vậy bài viết đã hướng dẫn cho bạn cách tạo một đồ họa thông tin trong PowerPoint nhanh chóng nhất. Chỉ cần vài thao tác đơn giản, bạn đã có thể tạo một đồ họa thông tin trong PowerPoint một cách nhanh chóng rồi. Chúc bạn thực hiện thao tác thành công