Hướng dẫn cách quản lý chuyên nghiệp các slide trong PowerPoint

1. Bố cục Slide Powerpoint là gì ?

Bố cục Slide Powerpoint là sự kết hợp và sắp xếp các đối tượng có trên một Slide. Bạn có thể tự tạo cho mình một bố cục riêng mà bạn cho là hợp lý. Hoặc có thể sử dụng các mẫu bố cục có sẵn mà Powerpoint cung cấp cho bạn.

Ngoài việc tự tạo bố cục và sử dụng bố cục có sẵn thì phần theme mà khi bạn chọn để khởi tạo bài thuyết trình cũng sẽ cung cấp cho bạn một phần bố cục khá đẹp. Và bạn có thể sử dụng bố cục đó để làm bố cục chính cho bài thuyết trình của mình.

Một bố cục Slide có thể đơn giản hoặc phức tạp tùy thuộc vào việc phân chia và sắp xếp các đối tượng trên một Slide. Nên sử dụng nhiều bố cục khác cho cho từng phần khác nhau của bài. Để tạo sự đa dạng và phong phú cho bài thuyết trình của bạn.

Để quản lý các Slide trên bài trình chiếu ta sử dụng chức năng Add Section để quản lý các slide theo từng phần mà bạn đã chia trong bài thuyết trình của mình.

Trong PowerPoint có nhiều chế độ xem slide khác nhau mà người dùng có thể lựa chọn, trong đó có 4 chế độ chính, mỗi chế độ đều có biểu tượng riêng được hiển thị ở góc dưới màn hình cửa sổ làm việc của PowerPoint bao gồm:

• Normal View: Đây là chế độ xem mặc định khi bạn tạo một bài thuyết trình. Slide được chọn sẽ được hiển thị lớn nhất trên màn hình, nếu muốn chuyển sang slide khác bạn có thể sử dụng bảng điều khiển Slide Navigation ở bên trái màn hình.

• Slide Sorter View: Với chế độ này bạn sẽ thấy hình ảnh thu nhỏ của tất cả các slide trong bài thuyết trình. Từ đây có thể sắp xếp lại các slide cho phù hợp bằng cách kéo và thả sang các vị trí khác nhau nếu muốn.

• Reading View: Đây là chế độ giúp bạn có thể xem trước bài thuyết trình, ở chế độ này Slide sẽ hiển thị toàn màn hình như kiểu trình chiếu và bạn dùng các nút mũi tên ở góc dưới để di chuyển giữa các slide.

• Play Slide show view: Chế độ này sẽ hiển thị các slide dưới dạng bài thuyết trình toàn màn hình, gần giống như Reading view ở trên nhưng ẩn hết các thanh công cụ của PPoint.

Chế độ này giống như khi bạn ấn phím F5. Để điều khiển trình chiếu, ở chế độ này cũng có sẵn các công cụ điều khiển ở góc dưới cùng bên trái màn hình.

Đây là chế độ xem giúp hiển thị văn bản trong các slide dưới dạng Ouline, ẩn hoàn toàn hỉnh ảnh hoặc các đối tượng được nhúng vào trong các slide.

Với chế độ này bạn có thể xem nội dung của nhiều slide cùng một lúc, từ đó có được một cái nhìn tổng quan và chỉnh sửa thích hợp.

Để có thể xem bài thuyết trình ở chế độ này và thay đổi văn bản theo nhu cầu thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Trên thanh công cụ ribbon, truy cập thẻ View rồi bấm nút Outline View.

Bước 2: Khi đó toàn bộ văn bản của các slide sẽ được hiển thị trong bảng điều khiển Slide Navigaion ở bên trái mà không có hình ảnh đi kèm.

Bước 3: Bây giờ chỉ cần kích chọn slide muốn chỉnh sửa để thay đổi nội dung nếu cần.

Để bổ sung thêm những lưu ý quan trọng cho các slide trong bài thuyết trình, bạn có thể sử dụng tính năng ghi chú có sẵn trong PPoint. Cách thực hiện như sau:

Bước 1: Kích chọn slide cần thêm ghi chú, sau đó bấm nút Notes ở dưới màn hình.

Bước 2: Một bảng trống sẽ xuất hiện ở ngay phía dưới của slide đó, bạn di chuột vào thanh ngăn cách khi trỏ chuột hiển thị mũi tên hai chiều thì kích giữ chuột trái và kéo để thay đổi kích thước cửa sổ ghi chú.

Bước 3: Nhấp chuột vào khung trống phía dưới để viết ghi chú.

Trong trường hợp cần xem và sửa lại ghi chú của slide, truy cập vào menu View > Notes Page.

Trong một bài thuyết trình thường sẽ có nhiều slide khác nhau, để có thể dễ dàng quản lý các slide hơn thì bạn có thể nhóm chúng thành các phần khác nhau được gọi là slide section.

Các phần này có thể thu lại hoặc mở rộng ra trên bảng điều khiển Slide Navigation ở khung bên trái. Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Kích chọn slide bạn muốn tạo slide section trong bảng điều khiển Slide Navigation ở khung bên trái.

Bước 2: Truy cập vào thẻ Home > Section > Add Section (trong mũi tên xuống).

Bước 3: Khi đó, một phần có tên Untitled Section sẽ xuất hiện trong bảng điều khiển Slide Navigation.

Bước 4: Để đổi tên section đó bằng cách bấm nút Section > Rename Section.

Bước 5: Trong hộp thoại Rename Section xuất hiện, nhập tên cho section vào khung trống rồi bấm nút Rename.

Bước 6: Lặp lại các bước trên để tạo tiếp những slide section khác.

Sau khi tạo xong các slide section, ở bảng điều khiển Slide Navigation bên trái bạn có thể ấn vào mũi tên bên cạnh các section để mở rộng hay thu các phần slide đó lại.

Để xóa một section nào đó, bạn kích chọn tên section cần xóa, sau đó bấm nút Section > Remove Section. Hoặc nếu muốn xóa tất cả các section thì bấn nút Remove All sections.

Trên đây eLib vừa giới thiệu cách để quản lý các slide trong PPoint được thực hiện trên PowerPoint 2013, nhưng có thể áp dụng tương tự cho các phiên bản PowerPoint khác. Với những hướng dẫn trên hi vọng sẽ giúp các bạn có thể sắp xếp, quản lý và tạo nên những bài thuyết trình hợp lý và logic nhất. Chúc các bạn luôn thành công với các bài thuyết trình của mình.