Một số lời khuyên hữu ích để có kỹ năng thuyết trình thành công

Một ngày, bạn bất ngờ nhận được yêu cầu của lãnh đạo là thuyết trình trước đông đảo khách hàng tiềm năng và nhà đầu tư để giới thiệu về công ty và quảng bá các sản phẩm/dịch vụ của mình. Bạn không tin vào tai mình nữa.

Thuyết trình - trong khi bạn chưa hề được trang bị một kỹ năng mềm nào cho công việc này? Bạn sẽ tưởng tượng được quang cảnh bao nhiêu ánh mắt đổ dồn vào bạn - người đang đứng trên bục thuyết trình, mặt đỏ ran lên vì mất bình tĩnh, miệng lắp bắp không nói nên lời và hai tay cứ loay hoay với mấy tờ giấy... Vậy bạn sẽ trang bị kỹ năng thuyết trình thế nào để không phải rơi vào tình trạng đó?

Trước khi bắt đầu buổi thuyết trình, bạn phải xác định được khán giả của bạn là: nam hay nữ, họ bao nhiêu tuổi , trình độ học vấn thế nào… để có cách xưng hô thích hợp chứ không thể “chào mọi người” hay xưng “mình” và “các bạn” một cách tùy tiện, điều này thật sự là khiếm nhã, và thiếu tôn trọng nếu người tham dự lớn tuổi hoặc có chức vụ cao.

Bạn phải chuẩn bị bài nói thật kỹ và nên ghi ra những ý chính bằng các gạch đầu dòng. Nếu bạn thuyết trình lần đầu tiên, bạn nên mang bên theo tờ giấy này để tránh trường bạn đột nhiên quên mất, hoặc lạc đề, không biết mình nói đến đâu….nó sẽ giúp bạn nói đúng hướng và có trọng điểm. Và bạn phải chuẩn bị tâm lý, các câu hỏi của khán giả nếu có khán giả đặt câu hỏi khó, ngoài khả năng trả lời của bạn, trong tình huống này bạn hãy khéo léo từ chối bằng cách ghi nhận vấn đề và xin phép được trả lời vào một dịp khác hoặc cũng có thể kéo dài thời gian suy nghĩ bằng cách hỏi xem ai có ý kiến về vấn đề vừa được nêu ra.

Ngoài ra bạn cần chuẩn bị trang phục phù hợp, luôn giữ nét mặt tươi tắn, thân thiện, cách đi đứng chừng mực và biết sử dụng micro hoặc các công cụ hỗ trợ một cách hiệu quả. Đôi khi trong buổi thuyết trình có thể xảy ra những sự cố không mong muốn khiến bạn dễ bị mất điểm. Ví dụ: công cụ hỗ trợ bị hư, trong thời gian khắc phục sự cố bạn khéo léo kể cho khán giả nghe một câu chuyện dí dỏm.

Một vấn đề nữa trước khi thuyết trình bạn nên tìm hiểu hứng thú, sự quan tâm và đam mê của người nghe để tác động hợp lý và có những chuẩn bị cần thiết, và bạn nên đến sớm trước giờ thuyết trình 10-15 phút để có thời gian chào hỏi và làm quen với người nghe, tạo sự thân thiện, và bạn cũng nên đi xung quanh hội trường để có cảm giác quen thuộc một chút, tránh trường hợp bỡ ngỡ khi bước lên khán đài và rơi vào trạng thái “choáng ngợp” khi nhìn xuống.

Khi bắt đầu diễn thuyết bạn hãy nghĩ rằng mình đang giao tiếp với mọi người, đang chia sẻ với mọi người những ý tưởng mà bạn đang ấp ủ từ lâu và hãy thể hiện bạn rất tâm huyết vào đề tài này. Bài thuyết trình sẽ thực sự hấp dẫn nếu bạn biết dẫn những chứng cứ xác thực, số liệu biết nói… cùng với cách trình bày chân thật, nhiệt huyết, và thường xuyên có những câu hỏi hay những lời pha trò để tạo hứng khởi cho người nghe.​

Trước khi đi vào nội dung chính, hãy cùng điểm qua nhanh những điểm cốt yếu nên và không nên có khi bạn bắt đầu thuyết trình ý tưởng của mình trước khán giả:

Hãy nhớ:

• Nở nụ cười
• Chân thành
• Đừng ngại ngần thể hiện sự tâm đắc, cảm xúc say mê khi trình bày quan điểm
• Thuyết trình có trình tự và rõ ràng
• Duy trì giao tiếp bằng mắt
• Giữ nhịp thuyết trình luôn trôi chảy
• Giới thiệu cũng như chuyển slide một cách mượt mà, hợp lí.

Đừng nên:

• Vòng vo, dông dài.
• Sử dụng ngôi thứ nhất.
• Mất thời gian vào việc dẫn dắt dài dòng
• Lặp đi lặp lại nhiều lần 1 thông điệp nào đó khi không cần thiết.
• Xin lỗi.
• Kết thúc bài thuyết trình khi vừa chỉ bắt đầu.

Đối với nhiều người, đây lại là phần khó nhất trong việc thuyết trình. Họ có thể là những người có tài hùng biện xuất sắc, nhưng lại không phải là nhà thiết kế giỏi. Nếu bạn là 1 người như vậy, hãy nhớ 1 nguyên tắc đơn giản khi thiết kế slide: KISS (Keep It Short & Simple) – làm mọi thứ thật ngắn gọn và đơn giản!

Bạn không cần phải gây ấn tượng với khán giả bằng những slide “rực rỡ hoa lá cành” vì trong các bài thuyết trình, chất lượng luôn tốt hơn số lượng. Trước khi thêm bất cứ thông điệp vào slide, hãy kiểm tra xem nó có thực sự bổ sung bất kỳ giá trị nào cho bài thuyết trình của bạn không: Nếu có hãy thêm, không thì bỏ đi đừng nuối tiếc. Còn nữa, hãy đặt những thông điệp đó đúng chỗ.

Một rắc rối nữa thường xảy ra là những slide lộn xộn dẫn đến khó nắm bắt thông điệp bạn muốn truyền tải. Nguyên nhân xảy ra thường là bạn đã cố gắng nhồi nhét càng nhiều thông tin càng tốt trên một slide, và khi slide của bạn trở nên “chật chội” như thế, khán giả sẽ có xu hướng mất tập trung. Chỉ cần làm nổi bật những thông điệp chính mà bạn muốn khán giả ghi nhớ khi theo dõi slides của bạn.

Chẳng hạn, nếu 1 hình ảnh có thể thể hiện đầy đủ thông điệp mà bạn đang cố gắng thực hiện, thì bạn không cần phải viết một đoạn văn bản dài thượt trên slide để truyền đạt nó. Và, cũng không cần thêm quá nhiều ảnh chỉ để thể hiện một ý nghĩa mà chỉ cần 1 hình ảnh là đã có thể đảm nhận việc đấy rồi. Nếu bạn tập trung các slide vào các yếu tố không thiết yếu, chúng sẽ làm khán giả bị phân tâm. Chẳng mấy chốc, họ sẽ ngừng chú ý đến bạn thôi.

Với những người thuyết trình lão luyện, họ có thể trình bày một lúc nhiều chủ đề mà chỉ dùng 1 bản slide thuyết trình. Tuy nhiên, để đạt được đến trình độ đó, bạn hãy đi từng bước một, bắt đầu với việc thống nhất một chủ đề xuyên suốt cho bạn thuyết trình. Các slide của bạn sẽ không trở nên lộn xộn đến khó kiểm soát khi có quá nhiều chủ đề cần thể hiện trong 1 bản thuyết trình.

Dưới đây là một số lưu ý bạn có thể làm theo để đảm bảo yếu tố này:

Yếu tố trực quan nhất để đề cập là màu sắc. Đừng xem nhẹ lưu ý này, ấn tượng dễ chịu về màu sắc các  slides trong tâm trí khán giả có thể khiến bài thuyết trình của bạn dễ chiếm cảm tình hơn đấy.

Học cách chọn màu sắc phù hợp cho bài thuyết trình của bạn không phải là điều gì quá phức tạp mà lại khá đơn giản. Sẽ thuận tiện hơn nếu bạn có 1 chút kiến thức về ý nghĩa thông thường của các loại màu sắc và áp dụng chúng hợp lí với các slides.

Ví dụ: khi bạn đang trình bày một bài thuyết trình với mục đích bán một loại sản phẩm cho giới trẻ, bạn sẽ cần cố gắng khiến khán giả có ấn tượng về một thứ gì đó vui vẻ, trẻ trung và thú vị. Trong trường hợp này, Bạn có nghĩ màu tím sẽ phù hợp? Mình không nghĩ vậy, màu cam và vàng có thể sẽ phù hợp với khán giả của bạn hơn đấy; hoặc thậm chí có thể là màu xanh nếu bạn bán cho đối tượng nam giới.

Tất nhiên, đây chỉ là một ví dụ, nhưng điểm cốt yếu là hãy tìm màu sắc phù hợp với thông điệp và đối tượng mà bạn hướng tới.

Ví dụ bạn đang có 100 slides và bạn cần thêm logo công ty vào mỗi slide đó, bạn nghĩ nó sẽ mất bao lâu để hoàn thiện? 1 phút? 1 giờ? 10 giờ?

Nếu bạn trả lời được 1 phút, thì bạn có thể đã biết tính năng slide master, nếu không, để mình giới thiệu cho.

Slide master là tính năng giúp bạn đồng bộ tất cả các slide theo một slide được chọn làm mẫu (gọi là slide master). Bất cứ yếu tố nào bạn thêm (hoặc thay đổi) trong slide master đều được thêm vào tất cả các slide khác! Nó cho phép bạn thực hiện các thay đổi chung cho các slides chỉ bằng vài cú nhấp chuột.

Vì vậy, nếu bạn không muốn chỉnh sửa và định dạng từng định dạng chung lặp đi lặp lại trên cả bài slide, thì bạn nên để ý đến tính năng này. Ví dụ: nếu bạn muốn sử dụng cùng một loại phông chữ cho tất cả các tiêu đề và kích thước phông chữ khác nhau cho các tiêu đề phụ, thì hãy chỉnh sửa trong slide master.

Nếu bạn muốn thêm logo của mình vào tất cả các slide của mình, bạn có thể nhanh chóng chèn nó vào slide master. Bạn không còn cần phải nhấn Chèn> Ảnh để thêm logo của mình vào mỗi slide. Nó có thể sẽ giúp bạn thêm logo vào 100 slide chỉ trong 1 phút!

Nếu bạn không muốn dành hàng giờ chỉ để thiết kế slide, hãy cân nhắc sử dụng các mẫu. Bạn có thể sử dụng những mẫu được cung cấp sẵn trong Powerpoint để làm việc hoặc tải các mẫu slide đẹp về sử dụng.

Một số ví dụ về các mẫu slide đẹp

Bạn có một thông điệp quan trọng và đang muốn sử dụng bài thuyết trình này để chiếm được lòng tin của khán giả; vậy thì, bạn khó có thể làm được điều đó nếu bạn không xây dựng mối quan hệ với họ.

Chuyện này không hề phức tạp, chỉ cần những hành động đơn giản như đến địa điểm sớm và chào đón khách mời khi họ đến; giới thiệu một chút về bản thân và làm quen với họ. Sau đó, khi bạn đi lên bục giảng hoặc sân khấu, bạn có thể khiến họ cảm thấy đặc biệt bằng cách chào mừng sự hiện diện của họ trước khán giả.

Một lưu ý khác mà bạn có thể sử dụng là chỉ nói chuyện với một người duy nhất trong đối tượng của bạn; xem người đó là người bạn tốt nhất của bạn để có thể nói chuyện với một giọng điệu thoải mái và trò chuyện cởi mở hơn. Hãy để họ thấy niềm đam mê của bạn được thể hiện.

Thêm một lưu ý quan trọng nữa là hãy để ý đến ngôn ngữ sử dụng sao cho phù hợp với đối tượng khán giả của bạn. Chẳng hạn, nếu bạn thuyết trình trước đám đông lớn tuổi, bạn sẽ không muốn sử dụng những thuật ngữ mà chỉ có giới trẻ mới hiểu được đâu!

Tương tự như vậy, nếu đối tượng của bạn là những người trẻ tuổi, bạn có thể không muốn thuyết trình với giọng điệu quá nghiêm túc. Cho họ thấy sự thấu hiểu người nghe ngay trong cách sử dụng ngôn từ là một yếu tố hữu hiệu để thu hút và tạo ấn tượng tốt đẹp với khán giả của bạn.

Ngoài ra, bạn nên lưu ý về việc có 1 thêm chút hài hước khi thuyết trình. Điều này sẽ giúp không khí trở nên thoải mái hơn cho cả bạn và khán giả.

Thủ thuật này chỉ cần được sử dụng với tần suất nhỏ, vừa phải. Một mặt, nó giúp bạn lấy lại bình tĩnh và sự tập trung. Mặt khác, nó có thể khiến khán giả cảm thấy thích thú vì được tương tác với người thuyết tình.

Nhìn vào khán giả của bạn và đánh giá phản ứng của họ: Họ có đang lắng nghe bạn không? Hay họ trông giống như họ đang cảm thấy chán nản? Nếu bạn nghĩ rằng nên để khán giả có 1 chút thời gian để thư giãn, cứ dừng hoặc tạm dừng bài trình bày của bạn bằng cách tắt máy chiếu. Lúc đầu họ có thể bị nhầm lẫn, nhưng bạn sẽ khiến tất cả phải chú ý ngay lập tức.

Tiếp theo, thử yêu cầu họ làm một cái gì đó (như một bài tập nhanh) để giúp rũ bỏ cơn buồn ngủ. Bạn hãy là người hiểu rõ khán giả của mình nhất – tìm ra điều gì đó giúp họ tập trung vào bài thuyết trình, có thể sử dụng một số phần thưởng nho nhỏ để khuyến khích họ tham gia.

Tuy nhiên, nếu họ đã tập trung vào bạn 100%, thì bước này có thể không cần thiết. Bạn không muốn khán giả bị cắt ngang suy nghĩ; vì vậy, hãy tiếp tục cháy hết mình với khán giả.

Mỗi bài thuyết trình cần một lời kêu gọi hành động vững chắc (CTA: Call To Action) – một cái gì đó sẽ khuyến khích khán giả của bạn hành động ngay lập tức. Hãy nghĩ về nó như thế này: bạn đã dành nhiều thời gian để thiết kế slides, hoàn thiện bài trình bày của mình; và nếu không ai thực hiện hành động sau khi thông điệp của bạn được truyền đi của bạn thì chẳng phải sẽ rất lãng phí thời gian sao?

CTA của bạn phải phù hợp với mục tiêu trình bày của bạn. Vì vậy, trước tiên bạn cần xác định chính xác những gì bạn muốn đạt được với bài thuyết trình của mình.

Bạn đang cố gắng để bán một cái gì đó? Bạn có muốn mọi người ghé thăm trang web của bạn hoặc đăng ký vào danh sách nhận email của bạn không? Bạn có muốn mọi người tham gia sự kiện sắp tới của bạn hoặc quyên góp cho tổ chức của bạn không?

Sau khi bạn xác định mục tiêu của mình, bạn có thể dễ dàng đưa ra CTA phù hợp. Tuy nhiên, điều quan trọng là CTA của bạn đủ dễ để mọi người làm theo. Đừng yêu cầu họ làm một điều gì đó quá phức tạp so với khả năng của họ. Nếu CTA của bạn quá phức tạp hoặc quá khó, thì đối tượng của bạn rất có thể sẽ từ chối.

Bạn cũng nên có cách để theo dõi hành động sau của khán giả sau lời kêu gọi của bạn. Nếu bạn đang cố gắng để có được khách hàng tiềm năng hoặc bán hàng cho doanh nghiệp của mình, kênh bán hàng hoặc tiếp thị sẽ giúp bạn đánh giá được độ hiệu quả và phát triển tiếp trong dài hạn.

Trước hết, bạn cần khán giả tập trung vào bạn trong suốt thời gian thuyết trình, và một bản tài liệu tham khảo sau buổi thuyết trình có thể sẽ hữu ích. Nếu bạn đưa chúng cho khán giả quá sớm, nhiều khả năng họ sẽ chỉ đọc tài liệu và không chú ý đến bạn. Chắc chắn, sẽ có một số khán giả thích nghe bạn truyền đạt và sẽ rất thích thú khi nhận được tài liệu để có thể theo dõi bài thuyết trình hoàn hảo nhất có thể, nhưng với đa số? Có khi họ sẽ bận rộn với chiếc điện thoại của họ hơn khi bạn kết thúc bài thuyết trình.

Nên nhấn mạnh thêm với khán giả rằng họ vẫn nên chú ý đến bài thuyết trình nếu không, tài liệu có thể không có ý nghĩa gì. Nói rằng họ sẽ bỏ lỡ nhiều thông tin quan trọng hay những điểm thú vị không có trong tài liệu.

Cuối cùng, khi biên soạn tài liệu cho khán giả, đừng chỉ đơn giản in lại các slide của bạn. Hãy xem xét đưa lời kêu gọi hành động của bạn lên hàng đầu, nó sẽ nhắc nhở mọi người hành động càng sớm càng tốt.

Hi vọng sau bài viết này, bạn có thể cảm thấy hào hứng khi chuẩn bị cho bài thuyết trình tiếp theo của bạn! Và cũng hi vọng rằng, một buổi thuyết trình, một thông điệp ý nghĩa sẽ được truyền đạt trọn vẹn và hoàn hảo nhờ sự giúp sức từ 10 lời khuyên của chúng mình. Chúc bạn có một bài thuyết trihf thật là tốt!