Quản lý nhân sự

Đối với các doanh nghiệp ngày nay tuyển dụng được nhân viên đã khó nhưng để giữ chân được nhân viên ở lại làm việc với một thời gian lâu dài thì không phải là việc dễ dàng cho bất kỳ nhà quản trị nhân sự nào. Do đó bạn hãy thật sự thấu hiểu và nắm bắt được những mong muốn của nhân viên không chỉ để có những phương pháp quản lý hiệu quả hơn mà còn giữ chân được nhân viên với doanh nghiệp lâu bền hơn.

Quản lý nhân sự hay còn gọi là quản lý nguồn nhân lực là công tác quản lý lực lượng lao động của một doanh nghiệp, tổ chức và “ khai thác nguồn tài nguyên con người” một cách hợp lý thông qua các hoạt động như: tuyển dụng, đào tạo, hoạch định những chính sách quản trị nhân sự để duy trì cũng như phát triển doanh nghiệp.

Theo giáo sư Felix Migro: “Quản trị nhân lực là một nghệ thuật chọn lựa nhân viên mới và sử dụng các nhân viên cũ sao cho năng suất và chất lượng công việc của mỗi người đều đạt mức tối đa có thể”.

Quản lý nhân sự là hoạt động gắn kết mối quan hệ giữa nhân viên và các cấp lãnh đạo trong một tổ chức, đòi hỏi bộ phận quản lý nhân sự phải có tầm nhìn, chiến lược đề ra những định hướng phát triển gắn kết nguồn nhân lực trong tổ chức. 

Vai trò cơ bản của quản lý nhân sự là giúp công ty đạt được mục tiêu một cách thường xuyên bằng các phương tiện của việc phát triển thái độ tích cực giữa các nhân viên. Họ trợ giúp tiết giảm lãng phí và tận dụng việc tối đa hoá thu nhập ròng từ các nguồn lực.

Quản lý nhân sự có vai trò quan trọng bởi vì họ sàng lọc đúng nhân viên trong quá trình tuyển dụng. Họ đề xuất các sáng kiến và tiêu chuẩn thiết kế phù hợp nhất cho mỗi công việc cụ thể. Khi cần thiết, họ cũng cung cấp sự chuẩn bị cho nhân viên, giúp phát triển các kỹ năng cần thiết cho hiện tại và sau đó tiếp tục những kỹ năng mới.

Các chính sách được thông qua bởi quản lý nhân sự giúp cung cấp những chương trình đào tạo phù hợp cho nhân viên nhằm giúp nhân viên phát triển chuyên môn một cách chuyên nghiệp. Chuyên môn của họ được sử dụng bên trong hệ thống hiện tại và trong các công ty khác trong tương lai.

Hệ thống quản lý nhân sự thúc đẩy hiệu quả làm việc của nhân viên thông qua quá trình đánh giá năng lực. Ví dụ như đánh giá và phát triển năng lực lãnh đạo cho cấp quản lý hoặc đánh giá hành vi.

Những việc này hướng nhân viên hành động theo năng lực của họ và cũng cung cấp các dự tính để đạt được tiến bộ. Năng lực của nhân viên theo vai trò của họ sẽ được giám sát thường xuyên. Với khái niệm này, các nhân viên có thể cho ra một phác thảo về mục tiêu và cách tiến đến mục tiêu cuối cùng nhằm giúp phát triển bản thân. Bằng cách này, nhân viên được thúc đẩy và thực hiện công việc tốt hơn.

Một khía cạnh quan trọng cần được nhìn nhận là môi trường nơi làm việc và văn hóa làm việc đóng vai trò trung tâm trong các hoạt động của một nhân viên. Phòng nhân sự cung cấp điều kiện làm việc tốt cho nhân viên.

Một nhân viên đáng tin cậy trong một môi trường làm việc tốt có khả năng có hiệu suất tốt hơn. Ngoài ra, một môi trường làm việc tốt sẽ dễ dạng tạo ra sự hài lòng trong công việc hơn.

Hệ thống quản lý nhân sự có thể giúp và rèn luyện các cá nhân làm việc trong theo nhóm, trở nên giúp ích cho nhóm. Bằng cách này mà hiệu quả làm việc theo nhóm được tăng cường và nhân viên cũng học được cách điều chỉnh và phối hợp với nhóm của họ.

Luôn có nhiều phức tạp xảy ra trong một môi trường làm việc. Trong tình huống như vậy, bộ phận nhân sự đóng vai trò như một nhà tư vấn, hoặc cầu nối để giải quyết vấn đề ngay lập tức.

Họ lắng nghe những lời than phiền của nhân viên, giải quyết vấn đề bằng giải pháp thích hợp.

Trong thời gian làm việc đào tạo, các nhân viên tiềm năng được chọn lọc nhằm nâng cao để tiến tới các cấp bậc cao hơn. Các nhân viên này thường được đào tạo để tạo ra kết quả như mong muốn.

Vì vậy, quản lý nhân sự có trách nhiệm giúp doanh nghiệp chuẩn bị nhân lực cho tương lai bằng cách lựa chọn và đào tạo nhân tài.

Quản lý nhân sự có trách nhiệm gia tăng quan hệ công chúng trong doanh nghiệp. Họ có trách nhiệm tổ chức các cuộc hội thảo, các cuộc họp giữa nhân viên các phòng ban để mối quan hệ nội bộ phát triển, không chỉ dành cho nhân viên cấp cao, mà còn dành cho toàn bộ nhân viên công ty. Việc này được thực hiện nhiều thông qua các hoạt động như team building.

Tuyển dụng là một trong các công việc quan trọng của bộ phận Nhân Sự. Họ tuyển chọn và cung cấp các ứng viên phù hợp nhất cho các bộ phận dựa vào kiến thức chuyên môn.

Việc này tác động trực tiếp đến sự hài lòng công việc của nhân viên khi họ được làm việc trong cấp bậc thích hợp, góp phần làm giảm tỷ lệ nghỉ việc.

Trong các doanh nghiệp lớn và nhỏ, hệ thống quản lý nhân sự giúp duy trì hệ thống tính lương hoặc xử lý các đợt tuyển dụng nhân viên mỗi năm. Bộ phận nhân sự phụ trách và thực hiện đầy đủ những thông tin liên quan đến lương bổng của nhân viên.

Hệ thống quản lý nhân sự giúp cắt giảm chi phí quản lý bằng các phương pháp khác nhau nhưng vẫn đảm bảo lợi ích tốt nhất cho nhân viên, ví dụ như bảo hiểm chăm sóc sức khỏe.

Thông qua việc phân tích và so sánh giữa mức lương và công việc tương đương, quản lý nhân sự thực hiện các nghiên cứu chi tiết về tình trạng lương bổng. Việc này góp phần trong mục tiêu duy trì chi phí của doanh nghiệp, tránh bộ máy bị phình ra, nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả. Việc này rất quan trọng đối với  các công ty nhỏ có ngân sách bị giới hạn.

Chi phí tuyển dụng, thay thế, đào tạo nhân viên có thể vượt quá khả năng với các doanh nghiệp đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ. Hệ thống quản lý nhân sự sẽ thiết kế và lựa chọn một quy trình tuyển dụng có cấu trúc hợp lý giúp giảm thiểu các chi phí quan trọng liên quan đến tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới.

Có thể nói quản trị nhân sự là một lĩnh vực đặc biệt bởi đó chính là quản trị con người trong một tập thể, một doanh nghiệp.

Khi nhắc đến sự thành công của một doanh nghiệp, người ta thường nhắc tới vai trò của nguồn lực con người, trước cả nguồn vốn, tài chính… Điều đó khẳng định tâm quan trọng của công việc quản trị nhân sự, quản lý nguồn lực công ty, quản lý các nhân viên và các cán bộ khác trong doanh nghiệp.

Do đó, nhân sự hay nguồn lao động trong doanh nghiệp có vai trò hết sức to lớn và là yếu tố đặc biệt quan trọng quá trình hoạt động và sáng tạo của tổ chức. Và điều tất yếu để duy trì và đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp thì hoạt động quản lý hành chính nhân sự phải được ưu tiên hàng đầu.

Biểu mẫu hành chính nhân sự đóng vai trò quan trọng giúp sức cho bộ phận Hành chính có thể đảm bảo kết quả làm việc tốt nhất cũng như đem lại hiệu quả cho công ty. Một doanh nghiệp muốn hoạt động hiệu quả, cần có các biểu mẫu nhân sự sau:

• Mẫu bảng hệ số tiền lương chức danh
• Mẫu báo cáo
• Mẫu công văn đăng ký thang lương
• Mẫu đơn xin nghỉ hưởng trợ cấp một lần
• Mẫu đơn xin thuyên chuyển công tác
• Mẫu giấy chứng nhận sức khỏe
• Mẫu sơ yếu lí lịch
• Giấy biên bản nhận hồ sơ khiếu nại
• Giấy đề nghị tăng lương
• Giấy đề nghị đi công tác
• Giấy giới thiệu
• Bản cam kết nghỉ việc
• Bảng chấm công tăng ca
• Bảng kê chi tiết tiền lương
• Bảng lương
• Bảng tiêu chuẩn đánh giá công việc
• Bảng tổng hợp đánh giá chỉ tiêu
• Bảng tổng hợp điểm trừ nghiệp vụ
• Bảng tự nhận xét của cán bộ
• Bản tự kiểm điểm cá nhân
• BC biến động nhân sự
• Biên bản bàn giao công việc
• Biên bản bàn giao hồ sơ tài liệu
• Biên bản bàn giao tài sản
• Biên bản đánh giá công việc
• Biên bản họp xử lý khiếu nại
• Biên bản thanh lý hợp đồng Lao động
• Biên bản vi phạm kỷ luật
• Danh sách nhân viên chưa được tăng lương
• Danh sách tăng lương định kỳ
• Đơn khiếu nại tố cáo
• Đơn xin nghỉ việc
• Kế hoạch đi công tác
• Bảng xác nhận công tác
• Báo cáo kết quả công tác
• Bảng thanh toán tiền công tác
• Bảng kê phụ cấp
• Tờ trình công tác phí
• Quy định chế độ Công tác
• Nhân viên nhân sự
• Nội quy Công ty
• Phiếu bổ nhiệm cán bộ
• Phiếu đánh giá cán bộ
• Phiếu đề xuất thăng chức
• Sổ theo dõi khen thưởng
• Sổ theo dõi khiếu nại
• Sổ theo dõi kỷ luật
• Sổ theo dõi nghỉ phép
• Sổ theo dõi chung
• Quy chế bổ nhiệm
• Quy chế khen thưởng
• Quy chế kỷ luật
• Quy chế lương
• Quy định bổ nhiệm
• Quyết định cho thôi việc
• Quyết định tăng lương
• Quyết định xóa bỏ án kỷ luật
• Quyết định xử lý khiếu nại tố cáo
• Quyết định xử lý kỷ luật
• Quy trình hoạch định nhân sự
• Quy trình nghỉ phép
• Quy trình tính lương
• Quy trình xử lý khiếu nại tố cáo

Việc áp dụng các biểu mẫu Quản lý nhân sự trong doanh nghiệp sẽ giúp nhà quản lý:

• Quản lý hồ sơ nhân sự
• Quản lý giờ công lao động của nhân viên
• Quản lý đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
• Quản lý lương, thưởng, chế độ cho người lao động
• Quản lý nghỉ phép
• Quản lý nghỉ việc riêng
• Xây dựng chính sách điều động nhân viên hợp lý
• Xử lý vi phạm kỷ luật
• Quản lý nghỉ việc

Có thể nói, quản lý nhân sự là một lĩnh vực rất quan trọng trong quản lý doanh nghiệp. Bởi yếu tố đặc biệt là quản lý con người trong một tập thể, trong một công ty. Với bộ phận hành chính hoặc nhân sự thì những biểu mẫu hành chính là chất liệu thường dùng để góp nên thành công trong công việc hằng ngày của họ. Con người luôn được coi trọng với vai trò còn cao hơn cả tài chính, nguồn vốn, công nghệ... Điều đó khẳng định tâm quan trọng của công việc quản trị nhân sự, quản lý nguồn lực công ty, quản lý các nhân viên và các cán bộ khác trong doanh nghiệp. Trên đây là các biểu mẫu Quản lý nhân sự được eLib tổng hợp và chia sẻ đến bạn, cùng tham khảo để xây dựng phương án quản lý nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp của mình nhé! Chúc các bạn thành công!