Các điểm cần lưu ý khi soạn thảo hợp đồng lao động

Hợp đồng lao động (HĐLĐ) là văn bản ghi nhận sự thỏa thuận giữa người lao động (NLĐ) và người sử dụng lao động (NSDLĐ) về việc làm, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong quan hệ lao động.

Đây là sự ràng buộc về công việc và trách nhiệm của người lao động đối với doanh nghiệp và ngược lại doanh nghiệp phải đảm bảo quyền lợi của người lao động đã được thỏa thuận và ký kết trên hợp đồng lao động.

Phải được giao kết bằng văn bản, được lập thành 02 bản, người lao động giữ 01 bản và người sử dụng lao động giữ 01 bản.

Ngoại lệ, trường hợp công việc tạm thời dưới 03 tháng thì các bên có thể giao kết hợp đồng lao động bằng lời nói.

Theo quy định tại Điều 22 Bộ luật lao động năm 2012 thì hợp đồng lao động được giao kết theo một trong các loại sau đây:

Hợp đồng lao động không xác định thời hạn: các bên không xác định thời hạn, thời điểm chấm dứt hiệu lực của hợp đồng;

Hợp đồng lao động xác định thời hạn: Là loại hợp đồng mà trong đó hai bên xác định thời hạn, thời điểm chấm dứt hợp đồng trong khoảng thời gian từ đủ 12 tháng đến 36 tháng;

Hợp đồng lao động theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn dưới 12 tháng.

Đây là điều khoản quan trọng nhất, thể hiện các nội dung cơ bản của HĐLĐ. Mặt khác những nội dung cụ thể của điều khoản này cũng là những vấn đề thường gặp trong các vụ tranh chấp xảy ra. Trong điều khoản về thời hạn và công việc phải làm, các bên thỏa thuận với nhau về các nội dung sau:

Loại HĐLĐ: Cty X có nhu cầu giao kết HĐLĐ với chị B làm công việc kế toán trong vòng 3 năm. Do đó căn cứ theo quy định tại Điều 27 BLLĐ, các bên phải thỏa thuận cụ thể đây là HĐLĐ có xác định thời hạn và ghi vào bản hợp đồng là hợp đồng có xác định thời hạn từ ngày, tháng, năm nào đến ngày, tháng, năm nào.
Thời gian thử việc: phải ghi rõ là 1 tháng. Tiền lương của chị B trong thời gian thử việc 1 tháng ít nhất phải bằng 70% mức lương cấp bậc của công việc đó, tức là 3.5 triệu đồng.
Địa điểm làm việc: Cty X căn cứ vào tính chất của công việc kế toán và đặc điểm hoạt động của đơn vị mình mà xác định địa điểm làm việc cho chị B phù hợp với công việc đó.
Chức danh chuyên môn: Nếu Cty X là công ty Nhà nước thì căn cứ vào danh mục và tiêu chuẩn chức danh chuyên môn theo quy định của Nhà nước. Cty X tuyển chị B vào làm việc với chức danh kế toán thì phải ghi rõ trong HĐLĐ là chức danh chuyên môn Kế toàn
Chức vụ, công việc phải làm: Điều khoản này là căn cứ để đánh giá kết quả thực hiện nghĩa vụ lao động của chị B, là căn cứ để xác định trách nhiệm pháp luật của các bên khi xem xét trách nhiệm kỷ luật lao động, trong việc trả công lao động, trong xét khen thưởng…do đó khi giao kết HĐLĐ, các bên phải thỏa thuận với nhau đầy đủ và cụ thể về chức vụ, công việc phải làm

Chế độ và điều kiện làm việc bao gồm những thỏa thuận về thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, các điều kiện bảo đảm để chị B thực hiện các công việc, chức vụ theo hợp đồng:

Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi: pháp luật lao động đã quy định số giờ làm việc tối đa, được chia theo ngày, tuần (mối ngày làm việc không quá 8 giờ, tuần làm việc không quá 48 giờ). Khi giao kết HĐLĐ, các bên thỏa thuận cụ thể việc áp dụng chế độ làm việc theo mức khoán khối lượng công việc theo ngày hay làm công nhật. Nếu làm công nhật thì theo chế độ 40 giờ hoặc 48 giờ trong một tuần; nếu làm việc theo ca và phải luân phiên thì lịch đổi ca như thế nào; nếu phải làm thêm giờ thi ghi rõ số giờ làm thêm trong ngày, tuần. Về thời giờ nghỉ ngơi: bao gồm việc nghỉ giữa ca, buổi, ngày nghỉ trong tuần, trong năm, nghỉ việc riêng, nghỉ theo chế độ đối với lao động đặc biệt (chị B là lao động nữ). Pháp luật đã có quy định mức thời giờ nghỉ ngơi tối thiểu, các bên không được phép thỏa thuận về thời giờ nghỉ ngơi ít hơn. Căn cứ vào đặc điểm cụ thể của công việc, các bên thỏa thuận với nhau về thời điểm nghỉ ngơi cụ thể hoặc thỏa thuận cho chị B được nghỉ nhiều hơn so với quy định của pháp luật.
Điều kiện an toàn lao động, vệ sinh lao động, công cụ, phương tiện làm việc: Nội dung chủ yếu của điều khoản này là chế độ bảo hộ lao động. Nếu là công việc kế toán thì môi trường làm việc thường là “thường xuyên làm việc trong văn phòng”. Tùy thuộc vào từng loại công việc mà các bên phải ghi trong HĐLĐ về chế độ trang bị bảo hộ theo mức bằng hoặc cao hơn so với tiêu chuẩn nhà nước quy định.

Quyền lợi và nghĩa vụ của các bên trong HĐLĐ là nội dung chủ yếu và quan trọng của HĐ, bao gồm các điều khoản về các quyền lợi, chế độ mà NLĐ được hưởng, tương ứng về quyền tổ chức, điều hành, quản lý và phân công lao động của NSDLĐ. Trong đó, quyền và nghĩa vụ của NSDLĐ và nghĩa vụ của NLĐ đã được quy định trong các văn bản pháp luật; còn các quyền lợi của NLĐ thì phảp luật chỉ quy định mức tối thiểu. Việc xác định mức hưởng cụ thể sẽ do các bên thỏa thuận với nhau khi giao kết HĐ và được ghi trong văn bản nhưng không thấp hơn mức tối thiểu do pháp luật quy định.

– Điều khoản về tiền lương:

+ Mức lương: ghi cụ thể mức lương tại thời điểm ký kết HĐLĐ là 5 triệu đồng/tháng và lương trong thời gian thử việc 1 tháng là 3.5 triệu đồng. Ghi cụ thể tiền lương theo thang lương hoặc bảng lương mà đơn vị áp dụng, ví dụ như: thang lương, bậc, hệ số.

+ Hình thức trả lương: tùy vào các hình thức trả lương theo thời gian, theo sản phẩm, trả lương khoán; trả lương cho NLĐ thử việc, khi NLĐ làm việc vào ban đêm, làm thêm giờ, khi ngừng việc…theo quy định của pháp luật thì trong HĐLĐ phải xác định rõ chị B được nhận lương vào ngày nào trong tháng, cứ mỗi tháng nhận được 5 triệu đồng. Trong thời gian thử việc, chị B được hưởng 3.5 triệu đồng. Lương được trả bằng tiền mặt, séc hay ngân phiếu…

Thỏa thuận khác trong HĐLĐ cũng là những thỏa thuận về quyền và nghĩa vụ của các bên trong HĐ, nhưng là những vấn đề được các bên thỏa thuận cụ thể hơn so với quy định của pháp luật hoặc pháp luật chưa có quy định. Về nguyên tắc, mọi sự thỏa thuận đều không được trái với quy định của pháp luật và thỏa ước lao động tập thể nhưng pháp luật khuyến khích các bên có những thỏa thuận có lợi hơn cho NLĐ được hưởng các quyền lợi vật chất trong các dịp lễ, Tết, sinh nhật. Theo tình huống, Cty có chính sách, khi nhân viên công ty chấm dứt hợp đồng được trợ cấp thôi việc mỗi năm làm việc tính bằng một tháng lương (nhưng không tính thời gian tham gia bảo hiểm thất nghiệp). Do đó nhà tư vấn có thể tư vấn thêm cho Cty X ghi thêm điều khoản này trong HĐ nhưng phải nêu rõ là nhân viên chấm dứt HĐLĐ đúng luật.

 Thực tế cho thấy nhiều NLĐ hiện nay khi giao kết hợp đồng lao động thường không hiểu rõ quy định của pháp luật về hợp đồng lao động để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình, vì thế mới dẫn đến các lỗi mà chúng tôi đã trình bày trên. Khi soạn thảo HĐLĐ, cần lưu ý các vấn đề sau:

Thứ nhất, đảm bảo sử dụng căn cứ pháp lý còn hiệu lực để soạn hợp đồng lao động:

Cần phải lưu ý về căn cứ pháp lý khi soạn thảo hợp đồng vì từ 01/01/2021 thì Bộ luật Lao động 2019 sẽ chính thức được áp dụng, việc soạn thảo hợp đồng phải được dựa trên Bộ luật mới và các văn bản hướng dẫn kèm theo;

Bộ luật lao động 2012;

Luật bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế,…

Luật việc làm;

Pháp luật về thuế;

Nội quy, điều lệ của công ty,….

Thứ hai, xác định loại hợp đồng lao động hai bên giao kết là hợp đồng lao động không xác định thời hạn, xác định thời hạn hay theo mùa vụ. Hợp đồng lao động phải được giao kết bằng văn bản (có thể theo biểu mẫu để phù hợp với văn hóa của doanh nghiệp), được lập thành 02 bản, người lao động giữ 01 bản và người sử dụng lao động giữ 01 bản.

Thứ ba, ghi đủ thông tin của người sử dụng lao động và người lao động. Đối với người sử dụng lao động là doanh nghiệp, cần thể hiện thông tin ai là người đại diện pháp luật của công ty, chức vụ,… để tránh việc khi có tranh chấp, bản hợp đồng lao động đó không được công nhận.

Ngoài ra, cần chú ý thống nhất ngôn ngữ của hợp đồng nếu có yếu tố nước ngoài. Đảm bảo việc tiến hành hợp đồng và ký kết phải bởi người lao động trực tiếp thực hiện.

Xác đối tượng của hợp đồng là chức vụ của người lao động theo phòng ban nào của công ty, người lao động chịu sự quản lý của ai, báo cáo công việc cho ai, thời hạn hợp đồng là bao lâu:

Thời hạn hợp đồng: cần nêu rõ thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc thực hiện hợp đồng lao động (đối với hợp đồng lao động xác định thời hạn hoặc hợp đồng lao động theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định); thời điểm bắt đầu thực hiện hợp đồng lao động (đối với hợp đồng lao động không xác định thời hạn).

Thời gian thử việc;

Chức danh chuyên môn, phòng ban quản lý.

Ghi rõ các thông tin về thời giờ làm việc và địa điểm làm việc:

Địa điểm làm việc: Theo quy định tại Điểm b Khoản 4 Nghị định 05/2015/NĐ-CP, trong trường hợp NLĐ làm việc ở nhiều địa điểm khác nhau thì doanh nghiệp ghi các địa điểm chính người lao động làm việc trong hợp đồng lao động.

Thời giờ làm việc: pháp luật lao động đã quy định số giờ làm việc tối đa, được chia theo ngày, tuần (mỗi ngày làm việc không quá 8 giờ, tuần làm việc không quá 48 giờ).

Về thời giờ nghỉ ngơi: bao gồm việc nghỉ giữa ca, buổi, ngày nghỉ trong tuần, trong năm, nghỉ việc riêng, nghỉ theo chế độ đối với lao động đặc biệt. Pháp luật đã có quy định mức thời giờ nghỉ ngơi tối thiểu, các bên không được phép thỏa thuận về thời giờ nghỉ ngơi ít hơn.

Trong trường hợp nhân viên phải làm việc ngoài giờ làm việc bình thường (tức làm thêm giờ) để hoàn thành công việc phát sinh thêm mà công ty giao thì vấn đề này phải được sự đồng ý của người lao động và thời gian làm thêm giờ cũng phải đáp ứng theo quy định về lao động.

Mức lương: Ghi cụ thể tiền lương theo thang lương hoặc bảng lương mà đơn vị áp dụng, ví dụ như: thang lương, bậc, hệ số.

Hình thức trả lương: tùy vào các hình thức trả lương theo thời gian, theo sản phẩm, trả lương khoán; trả lương cho NLĐ thử việc, khi NLĐ làm việc vào ban đêm, làm thêm giờ, khi ngừng việc…

Phụ cấp: trong HĐ phải ghi rõ loại phụ cấp, hệ số, mức phụ cấp tại thời điểm ký kết HĐLĐ mà NLĐ được hưởng.

Tiền thưởng: Trong bản hợp đồng các bên có thể ghi cụ thể các loại tiền thưởng, điều kiện xét thưởng và mức tiền thưởng.

Điều khoản về bảo hiểm: Khi tham gia quan hệ HĐLĐ, NLĐ có thể đóng các loại bảo hiểm như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp…

Được hưởng phúc lợi xã hội như thế nào: trợ cấp thất nghiệp, trợ cấp mất việc, trợ cấp thôi việc, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế,….

Quyền và nghĩa vụ của các bên: Bao gồm các điều khoản về các quyền lợi, chế độ mà NLĐ được hưởng, tương ứng về quyền tổ chức, điều hành, quản lý và phân công lao động của NSDLĐ:

Đây là căn cứ để đánh giá kết quả thực hiện nghĩa vụ lao động của NLĐ và xác định trách nhiệm pháp luật của các bên khi xem xét trách nhiệm kỷ luật lao động, trả công lao động, trong xét khen thưởng…do đó khi giao kết HĐLĐ, các bên phải thỏa thuận với nhau đầy đủ và cụ thể về chức vụ, công việc phải làm.

Điều kiện an toàn lao động, vệ sinh lao động, công cụ, phương tiện làm việc: Nội dung chủ yếu của điều khoản này là chế độ bảo hộ lao động. Tùy thuộc vào từng loại công việc mà các bên phải ghi trong HĐLĐ về chế độ trang bị bảo hộ theo mức bằng hoặc cao hơn so với tiêu chuẩn nhà nước quy định.

Quyền và nghĩa vụ gia nhập công đoàn.

Chính sách về thuế, nghĩa vụ nộp thuế thu nhập cá nhân,…

Điều khoản về chấm dứt hợp đồng lao động:

Hết hạn hợp đồng;

Đã hoàn thành công việc theo hợp đồng;

Hai bên thoả thuận chấm dứt hợp đồng;

Người lao động bị kết án tù giam hoặc bị cấm làm công việc cũ theo quyết định của Toà án;

Người lao động chết; mất tích theo tuyên bố của Toà án.

Đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động.

Chú ý soạn thảo cơ chế giải quyết tranh chấp, xác định sưa dụng luật và cơ quan nào giải quyết. Khi người lao động gây thiệt hại cho bên thứ ba, Công ty phải có trách nhiệm bồi thường thiệt hại cho người thứ ba, người lao động có trách nhiệm hoàn trả tiền này cho Công ty căn cứ vào cam kết của các bên trong hợp đồng.

Cần quy định cụ thể trong nội quy lao động, trường hợp người lao động gặp sai sót thì sẽ bị xử lý kỷ luật như khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương hoặc sa thải (ở mức độ nghiêm trọng).

Sử dụng căn cứ áp dụng đã hết hiệu lực

Không đủ thông tin của người sử dụng lao động hoặc người lao động

Không ghi cụ thể địa điểm làm việc

Cho rằng NLĐ phải chấp nhận mọi sự điều động khi có yêu cầu

Hình thức trả lương không cụ thể