Tuyệt chiêu quản lý công việc cá nhân hiệu quả

Thời gian biểu chính là những ghi chép về lịch trình làm việc trong ngày của bạn. Những ghi chép này sẽ bao gồm từng nhiệm vụ cụ thể một, cùng với đó giờ giấc và các ghi chú kèm theo (nếu có). Kỹ năng lên thời gian biểu vô cùng quan trọng bởi nó giúp bạn thực hiện các công việc theo đúng trình tự và kế hoạch đặt ra.

Một thời gian biểu được sắp xếp khoa học chính là công cụ vô cùng tuyệt vời khiến cho công việc không bị trì trệ

Trong cuộc sống, kỹ năng tính toán đóng vai trò vô cùng cần thiết, nhất là khi bạn muốn sắp xếp lịch trình và tính toán ngày giờ.

Đôi khi, ngay cả trong trường hợp bạn đã dự tính trước các kế hoạch trong ngày thì một vấn đề vẫn có thể nảy sinh và chen ngang vào dự định của bạn. Đây chính là lúc mà kỹ năng thích ứng linh hoạt phát huy tác dụng hiệu quả. Bạn có thể thích ứng bằng cách thay đổi lịch trình trước đó sao cho phù hợp nhất, thậm chí là bỏ qua một số công việc kém phần quan trọng hơn để tập trung vào xử lý vấn đề trước mắt.

Đối với bất cứ một vấn đề nào dù lớn hay nhỏ thì bạn vẫn phải tìm cách thích nghi với hoàn cảnh

Những công việc ở cơ quan luôn khiến bạn cảm thấy đau đầu và mệt mỏi. Tuy nhiên, bạn cũng không thể cứ chăm chăm vào nhiệm vụ được giao ở công ty mà bỏ hết những công việc cá nhân hay các công việc trong gia đình được. Chính vì vậy, hãy chia nhỏ công việc thành những nhiệm vụ nhỏ hơn để hoàn thành nó một cách dễ dàng.

Không phải lúc nào, bạn cũng có giấy bút sẵn trong tay và có đủ thời gian để lên một bản kế hoạch chi tiết cho mọi công việc. Khi ấy, điều bạn cần làm chính là rèn luyện cho mình một lối tư duy khoa học, sắp xếp công việc sao cho thực sự hợp lý.

Bí quyết để rèn luyện cho mình kỹ năng sắp xếp công việc nằm ở việc nắm được quy tắc việc nào cần trước làm trước. Hãy đặt ra cho mình những thứ tự ưu tiên để có thể giải quyết công việc đúng với yêu cầu và kịp với thời hạn đặt ra.

Công việc sẽ được giải quyết một cách nhanh gọn hơn khi bạn biết cách sắp xếp

Một khi đã bắt tay vào thực hiện công việc, sự tập trung cao độ chính là một trong những yếu tố quan trọng nhất giúp bạn có thể hoàn thành nó trong thời gian ngắn nhất. Tuy nhiên, sự tập trung không phải tự nhiên mà có, bởi đó là một kỹ năng đòi hỏi mỗi người phải tự mình rèn luyện một cách nghiêm túc.

Chắc chắn, những công việc cá nhân sẽ được quản lý một cách hiệu quả hơn rất nhiều nếu bạn sử dụng ứng dụng quản lý trực tuyến MyXteam. Với MyXteam, bạn đã có thể dễ dàng lên lịch trình làm việc một ngày cho mình đồng thời vạch ra một bản kế hoạch dài hạn cho tương lai. Không những vậy, ứng dụng này còn hỗ trợ bạn trong việc kiểm tra lại những công việc đã hoàn thành và xem xem bạn có bỏ sót nhiệm vụ nào không.

Tuy nhiên, không chỉ dừng lại ở một ứng dụng quản lý thời gian biểu cá nhân, sứ mệnh chính của MyXteam chính là giúp đơn giản hóa những công việc văn phòng. Từ việc lưu trữ file, giao nhiệm vụ cho tới giám sát công việc và thảo luận giữa các nhân viên… Tất cả đều có thể được thực hiện với MyXteam.

Mong rằng với những kỹ năng mà chúng tôi giới thiệu trên đây, bạn đã có thêm những kinh nghiệm hữu ích để quản lý công việc cá nhân của mình được hiệu quả nhất.

Việc lên một kế hoạch hoạt động trước khi bắt đầu là vô cùng quan trọng. Khi khối lượng công việc nhiều, chúng ta không thể làm hết tất cả cùng một lúc bởi điều này vừa làm giảm hiệu quả lao động, vừa khiến mọi thứ dở dang, không trọn vẹn. Do đó, trước khi bắt tay vào hoạt động, chúng ta nên lên lịch làm việc, sắp xếp thứ tự nhiệm vụ cụ thể cũng như đặt các cảnh báo để đảm bảo tiến độ công việc trơn tru nhất có thể. Trong giai đoạn này, phần mềm quản lý công việc hỗ trợ cá nhân:

 Lên các đầu mục công việc

Nhờ phần mềm quản lý công việc, cá nhân có thể lên danh sách tổng hợp toàn bộ các công việc cần phải hoàn thành, phân loại công việc nào là dài hạn, công việc nào cần hoàn thành trong thời gian ngắn để đưa ra chiến dịch hoạt động thuận lợi nhất cho bản thân.

 Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên

Dựa trên mức độ khó, dễ hoặc dựa trên thời gian hoặc dựa trên thời gian cần hoàn thành công việc, từng nhiệm vụ sẽ được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên. Nhờ đó các nhân sẽ biết mình phải làm việc gì trước, việc gì sau.

 Lên lịch nhắc việc

Hệ thống cảnh báo nhắc việc sẽ hiển thị ngay tại trang chủ khi đến ngày cần thực hiện công việc. Khi ấy các cá nhân sẽ khó có thể lâm vào tình trạng bỏ sót, quên nhiệm vụ. Từ đó tránh được nhiều rủi ro cho công ty và các đồng nghiệp khác cũng như rủi ro trực tiếp lên cá nhân đó.

Trong khi thực hiện công việc

Một kế hoạch công việc tốt là bước đệm vững chắc. Thế nhưng để đạt được hiệu quả tối đa, chúng ta phải liên tục giám sát và kiểm soát được tất cả các nhiệm vụ trong khi thực hiện. Điều này là không hề dễ dàng với bởi khối lượng công việc lớn, bởi lịch trình dày đặc rất dễ khiến chúng ta lãng quên và bỏ sót một số hoạt động bên lề nhưng không kém phần quan trọng. Để khắc phục trình trạng đó, phần mềm quản lý công việc cung cấp những chức năng vô cùng hiệu quả, đảm bảo cá nhân không bao giờ mất kiểm soát trong suốt quá trình làm việc.

Nắm bắt tiến độ công việc

Nhờ sử dụng phần mềm bạn sẽ luôn nắm bắt được tiến độ thực hiện công việc của mình đang ở đâu, nhanh hay chậm hơn so với đồng nghiệp và các phòng ban khác, cũng như tỉ lệ tiến độ của bạn với các cá nhân trong công ty.

Danh mục công việc chậm tiến độ

Hệ thống nhắc nhở thường xuyên

Người sử dụng phần mềm quản lý công việc cũng không hề phải lo lắng về tình trạng chậm việc, lỡ việc bởi luôn có hệ thống gửi mail nhắc nhở hạn hoàn thành công việc thường xuyên kèm theo cảnh báo công việc trễ hạn theo từng cấp bậc.

Gửi mail nhắc việc khi sắp đến hạn hoàn thành

Tuy nhiên, một nhân viên chuyên nghiệp không dừng lại hoạt động ở đó mà họ còn phải có trách nhiệm sau khi công việc kết thúc.

Đây có thể là thời điểm mà các nhân viên nghĩ rằng họ có thể xả hơi hoàn toàn. Tuy nhiên, một cá nhân chuyên nghiệp và làm việc thực sự hiệu quả là khi họ biết tổng kết và đánh giá hoạt động vừa qua bằng phần mềm quản lý công việc.

Thống kê, báo cáo công việc

Khi hoàn thành xong nhiệm vụ, phần mềm quản lý công việc giúp kiết xuất và báo cáo thống kê, từ đó cá nhân có thể đánh giá thời gian và mức độ hoàn thành nhiệm vụ cũng như năng lực của bản thân. Khi ấy, cá nhân sẽ rút ra được kinh nghiệm cho những lần sau để hoạch định và sắp xếp công việc một cách khoa học, tối ưu nhất có thể.

Lưu trữ kết quả

Trong phần mềm quản lý công việc còn có chức năng lưu trữ kết quả công việc – một phương pháp tốt giúp cho cá nhân phấn đấu, nâng cao hiệu quả công việc trong tương lai. Đặc biệt chức năng này còn giúp họ so sánh được năng lực làm việc của bản thân trong từng thời điểm để phát huy thế mạnh và hạn chế điểm yếu.

Tóm lại, phần mềm quản lý công việc hỗ trợ cá nhân hoạt động hiệu quả trong suốt quá trình làm việc, giúp nâng cao chất lượng việc làm, tăng hiệu suất làm việc và uy tín cá nhân. Có thể nói phần mềm quản lý công việc TiT là giải pháp phù hợp nhất để giải quyết núi công việc hiệu quả của người dùng với nhiều tính năng cao cấp, hữu ích mà giá cả lại hợp lý, vừa với túi tiền của người dùng. Phần mềm hỗ trợ trên mọi nền web, hỗ trợ truy cập từ xa trên mọi thiết bị rất tiện lợi.