Quy trình quản lý công việc cực kì hiệu quả

Quản lý công việc về cơ bản là xử lý các nhiệm vụ từ khi bạn tạo chúng cho đến khi hoàn thành nhiệm vụ đó. ... Sau đó thiết lập thứ tự mà bạn sẽ làm việc và hoàn thành từng công việc. Giám sát và update quá trình thực hiện các công việc: Quá trình quản lý công việc thực sự bắt đầu sau khi bạn tạo ra một tác vụ.

Đó là kỹ năng quản lý công việc. Quản lý công việc là một hoạt động nhằm sắp xếp cụ thể những công việc xảy ra trong hiện tại và tương lai. Kỹ năng này giúp cho cá nhân không chỉ làm chủ được thời gian mà còn làm chủ được bản thân trước những sự việc xảy ra mỗi ngày. 

Tại sao cần có quy trình quản lý công việc hiệu quả?

Có một sự thật là những công việc được tuân thủ đúng quy trình thì sẽ cho ra kết quả tốt nhất và đồng nhất.

Thuật ngữ “Quy trình – Procedure” như là “một phương pháp cụ thể để thực hiện một quá trình hay công việc. Và lý do mà doanh nghiệp cần có quy trình quản lý.công việc hiệu quả đó chính là:

• Mỗi cá nhân khác nhau đều có kiến thức, kỹ năng khác nhau dẫn đến cách làm việc khác nhau. Quy trình quản lý công việc hiệu quả  sẽ giúp cho người thực hiện công việc biết rằng trong một nghiệp vụ thì họ phải tiến hành những bước công việc nào, làm ra sao và phải cần đạt kết quả như thế nào?

• Quy trình quản lý.công việc hiệu quả giúp cho các thành viên phối hợp với nhau một cách ăn khớp và đúng trình tự mà không phải thắc mắc rằng việc này do ai làm? Làm như thế nào?

• Quy trình cũng giúp ích cho các cấp quản lý kiểm soát tiến độ và chất lượng công việc do nhân viên thực hiện

Trước khi bắt đầu công việc của một ngày hoặc một tuần mới, bạn cần phải có một khoảng thời gian nhất định cho việc hình dung, liệt kê ra những công việc cần phải làm. Bạn có thể ghi ra giấy hoặc ghi chú trong các phần mềm chuyên dụng trên điện thoại, máy tính. Làm việc này để tránh tình trạng quên hoặc nhầm lẫn công việc trong cả quá trình xử lý. Có những trường hợp, khi công việc nặng nề và phức tạp khiến cho bạn không đủ tỉnh táo để quản lý và ghi nhớ hết những công việc mình cần phải làm. Liệt kê ra những công việc cần làm chính là yếu tố quan trọng thúc đẩy và tạo động lực để làm những công việc tiếp theo.

Việc sắp xếp các công việc cần mới nhìn qua có vẻ đơn giản. Tuy nhiên, bạn sẽ khó có được một ngày, một tuần hoặc một quá trình làm việc hiệu quả nếu như kỹ năng sắp xếp của bạn kém. Bạn cần phải cân nhắc và xem xét cụ thể tầm quan trọng, sự ảnh hưởng và tính chất của từng đầu việc trước khi bắt tay vào làm việc. Khi công việc này được thực hiện hiệu quả, bạn mới có thể khiến cho cả quá trình hiệu quả nhất.

Chắc chắn trong một ngày, bạn không chỉ làm duy nhất một nhiệm vụ ở công ty mà còn có nhiều công việc khác cần phải giải quyết nữa. Đấy là chưa kể đến những công việc gia đình hay các nhu cầu cá nhân. Chính vì vậy, hãy lên lịch trình và thời gian biểu cho từng ngày cụ thể, để bạn có thể quản lý, sắp xếp thời gian và công việc một cách hợp lý nhất.

Đặc biệt là trong các doanh nghiệp, sự tác động và mối liên hệ giữa công việc giữa các thành viên, bộ phận trong doanh nghiệp là điều không thể thiếu. Khối lượng công việc của một người, có công việc cá nhân độc lập, có công việc tập thể, có công việc thuộc lĩnh vực này, có việc lại thuộc lĩnh vực khác,… Rất nhiều loại công việc khác nhau khiến cho quá trình thực hiện công việc gặp phải những vấn đề nhất định. Vì vậy, bạn cần phân chia công việc ra những loại hình các nhau, quá trình xử lý công việc sẽ được thuận tiện và hiệu quả nhất.

Trong quá trình xử lý công việc, có thể số lượng công việc quá lớn khiến cho bạn khó tránh khỏi tình trạng nhầm lẫn và sai sót. Bạn cũng cần phải rà soát, kiểm tra và cập nhật tiến độ công việc thường xuyên để chắc chắn và đảm bảo hiệu quả công việc. Sự chu đáo và cẩn thận trong việc cập nhật tiến độ công việc giúp cho việc xử lý và giải quyết công việc được thuận tiện và hiệu quả cao nhất.

Sử dụng công cụ quản lý công việc hiệu quả

Đối với hầu hết các doanh nghiệp, số lượng công việc nhiều và độ phức tạp của hệ thống công việc khiến cho quá trình làm việc trở nên khó khăn. Phần mềm quản lý công việc chính là một trong những giải pháp tối ưu để việc quản lý công việc trong doanh nghiệp được hiệu quả. Với việc sử dụng phần mềm quản lý công việc, bạn có thể xử lý những công việc sau:

Quản lý đồng bộ hệ thống dữ liệu: Phần mềm quản lý giúp bạn đồng bộ được thông tin, dữ liệu và mọi vấn đề liên quan đến doanh nghiệp lên hệ thống. Nhờ đó, việc tìm kiếm và cập nhật thông tin dữ liệu được nhanh hơn và hiệu quả hơn. Quá trình trao đổi thông tin, quản lý công việc của các bộ phận cũng được thực hiện khoa học.

Giao việc cho nhân viên: Mỗi nhân viên hoặc mỗi bộ phận trong doanh nghiệp sẽ được cung cấp tài khoản trên phần mềm. Người quản lý, cấp trên có thể giao việc trực tiếp cho nhân viên qua đây. Các đầu mục công việc sẽ được thông báo và chuyển trực tiếp đến mỗi nhân viên qua hệ thống hoặc qua Email, SMS,… Nhờ đó, bạn có thể tránh được tình trạng nhầm lẫn hoặc quên công việc được giao, quá trình thực hiện công việc cũng được xử lý hiệu quả nhất.

Giám sát quá trình làm việc của nhân viên: Phần mềm có thể tích hợp với máy chấm công, thời gian làm việc, hiệu quả công việc được cập nhật chính xác, cụ thể trên hệ thống. Người quản lý không cần mất nhiều thời gian để theo dõi vẫn có thể giám sát hiệu quả công việc của mỗi nhân viên trong doanh nghiệp. Từ đó, công việc chấm công, tính lương hoặc chế độ thưởng phạt cũng được thực hiện khoa học hơn.

 Báo cáo tiến độ công việc: Phần mềm giúp cho việc thiết lập các báo cáo, hiển thị tiến độ công việc được nhanh chóng và hiệu quả nhất. Nhờ đó, người quản lý sẽ có thể cập nhật, theo dõi tiến độ công việc và hiệu quả làm việc của từng người thường xuyên.

Đối với người Nhật, Horenso không chỉ là một phương pháp truyền thông liên lạc nội bộ khi làm việc nhóm, mà còn là một nét văn hóa đặc trưng của quốc gia.

Là một nước rất nghèo về tài nguyên, động đất nhiều nhất thế giới, kinh tế bị tàn phá kiệt quệ sau Thế Chiến thứ II. Bằng cách nào mà Nhật Bản nhanh chóng phục hồi và tăng trưởng thần kỳ, trở thành nước có tiềm năng lớn thứ hai trên thế giới về kinh tế, khoa học kĩ thuật và tài chính.

Một phần không thể phủ nhận chính nhờ những bí quyết có một không hai, giúp người Nhật có được năng suất lao động cao bậc nhất thế giới.

Nếu có cơ hội được tiếp xúc với phong cách làm việc của Nhật Bản, ai cũng biết đến quy tắc Horenso trong làm việc nhóm. Chính nhờ bí quyết này mà các công ty Nhật Bản luôn có phong cách làm việc nhóm cực kì chuyên nghiệp. Bản thân khi tiếp xúc với người Nhật cũng sẽ thấy đều là những người có tinh thần tập thể cao.

Đối với người Nhật, Horenso không chỉ là một phương pháp truyền thông liên lạc nội bộ khi làm việc nhóm, mà còn là một nét văn hóa đặc trưng của quốc gia.