Quản lý công việc của nhân viên dành cho lãnh đạo

1. Kỹ năng quản lý công việc qua các ứng dụng công nghệ

Chúng ta đang trong thời đại công nghệ số, mọi thứ đều ở trên máy tính, di động,… tất cả có thể được quản lý từ xa mà không cần bạn phải giám sát 24/24.

Học cách sử dụng các ứng dụng, phần mềm để sắp xếp, quản lý và theo dõi công việc, của bản thân lẫn của cấp dưới, sẽ giúp bạn tăng năng suất và tiết kiệm thời gian.

Với đội ngũ nhân viên bán hàng, sử dụng phần mềm quản lý tại cửa hàng có thể nắm bắt được doanh thu hàng ngày, xuất-nhập kho và thậm chí là chấm công, chấm thưởng cho nhân viên. Với quản lý thanh toán và chăm sóc khách hàng, tại các website có hỗ trợ các phần mềm, ứng dụng quản trị như Haravan, Sapo, …

Như vậy, ứng dụng công nghệ linh hoạt là kỹ năng quản lý công việc bạn cần phải học và làm mỗi ngày.

2. Lương – thưởng của nhân viên cần rõ ràng và xứng đáng

Khi nhân viên đạt năng suất như yêu cầu, tạo ra doanh thu/ kết quả kỳ vọng, hãy thưởng xứng đáng cho nhân viên. Những lời khích lệ, công nhận là không thể thiếu, nhưng cũng cần thưởng, trả lương xứng đáng cho họ. Đó là cách để bạn khẳng định năng lực của họ đang được công nhận.

Khi nhân viên được công nhận năng lực về mặt tinh thần lẫn vật chất, họ sẽ tự nguyện cống hiến, làm việc nhiều hơn vì công ty. Và khi họ hào hứng hơn với công việc, kết quả đạt được luôn tốt hơn, thậm chí vượt kỳ vọng mà bạn mong đợi.

3. Luôn là người đồng hành với nhân viên

Đừng đứng một chỗ và “chỉ tay năm ngón”! Bạn cần là một người bạn, đồng nghiệp đồng hành cùng cấp dưới của mình. Kỹ năng quản lý công việc của nhân viên không chỉ là theo dõi, cần cùng họ đối mặt với mọi vấn đề, nhanh chóng tìm ra giải pháp và thực hiện nó. Mục tiêu đạt được sẽ mỹ mãn hơn, đồng thời bạn cũng giúp thúc đẩy công việc nhanh hơn.

Nhân viên không cần bạn làm việc với họ mỗi ngày, hãy cho họ thấy khi họ cần bạn, bạn luôn có mặt để hỗ trợ. Như vậy, năng lực của nhân viên có thể phát huy hết mức, nhờ cách hướng dẫn và đào tạo nhân sự của bạn.

Và đây là một kỹ năng quản lý công việc của nhân viên cần được thực hiện mỗi ngày, nhưng lại là kỹ năng mà đa số quản lý bỏ qua. Nó khiến cho tiến trình công việc, cũng như kết quả không mỹ mãn như bạn mong muốn, trư khi bạn có một nhân viên thật xuất sắc. Và nó rất hiếm khi xảy ra.

4. Không nên giám sát nhân viên quá chặt chẽ

Bạn có thể quản lý và theo dõi được nhân viên qua các bản báo cáo tiến trình công việc. Hãy đặt niềm tin vào nhân viên bạn đã tuyển dụng. Nếu nhân viên bị giám sát quá chặt chẽ, họ không thể làm việc thoải mái được. Đừng nghĩ kỹ năng quản lý công việc của nhân viên bằng giám sát là hiệu quả, nó là nguyên nhân khiến nhân viên chán nản với công việc.

Bạn có nhớ không? Khi đi học, bạn có thể làm bài tập một cách thoải mái khi có ba mẹ giám sát hay không? Nhân viên cũng vậy, và họ là người đã trưởng thành, vì vậy việc giám sát quá chi tiết có thể khiến nhân viên bị áp lực. Qua mỗi ngày họ cảm thấy không còn hứng thú với công việc, hiệu quả giảm sút, và thậm chí là rời khỏi công ty chỉ sau vài tháng làm việc.

Bạn có thể đã khiến một nhân viên giỏi rời bỏ công ty, để đến với đối thủ mà không ngờ tới được. Nếu bạn lo sợ nhân viên làm việc ngoài giờ, hãy đưa một số quy định, đồng thời cho họ thấy họ cần phải hoàn thành công việc đúng  kỳ hạn và kỳ vọng. Bạn không cần phải giám sát vì sợ nhân viên lười biếng nữa. Tất cả sẽ được quyết định trên hiệu suất làm việc, và năng lực bản thân họ thể hiện.

5. Khuyến khích cạnh tranh cần cẩn thận

Cạnh tranh giữa nhân viên sẽ giúp nhân viên cải thiện năng lực, thi đua nhau để đạt được kết quả tốt nhất. Tuy nhiên, bạn cần phải học cách khuyến khích cạnh tranh như thế nào để không mang lại tiêu cực. Đây cũng là một trong những kỹ năng quản lý công việc của nhân viên cần học.

Việc khuyến khích nhân viên có thể tạo cảm giác nể phục từ những nhân viên khác, nhưng cũng mang lại xung đột nội bộ không đáng có. Nó trực tiếp ảnh hưởng tới khả năng làm việc nhóm và hợp tác giữa nhân viên với nhau. Thay vì khuyến khích quá nhiều, hãy cho nhân viên được cọ sát nhiều hơn với thực tế. Hãy để họ cùng cạnh tranh với các dự án bên ngoài, để họ có thể học hỏi và phát triển bản thân nhiều hơn.

6. Bạn là một lãnh đạo nhưng không phải bạn giỏi mọi thứ

Rất nhiều ông chủ tức giận nhân viên bằng cách hành động như họ biết tất cả. Nhưng trên thực tế, nhiều trường hợp nhân viên biết nhiều hơn bạn. Và như vậy, bạn đã đánh mất một nhân viên thông minh cho đối thủ cạnh tranh của mình chỉ sau một cơn tức giận

7. Luôn cho nhân viên biết bạn mong muốn gì ở họ

Quản lý luôn nghĩ nhân viên là người “thông tuệ” và biết được mọi thứ, nhưng bạn đã lầm. Bạn cần phải nói ra những yêu cầu mà bạn mong muốn ở cấp dưới. Đồng thời khi công việc của họ không làm bạn hài lòng, cần chỉ cho họ những chỗ cần sửa chữa và góp ý ngay. Công việc sẽ diễn ra suôn sẻ hơn, nhân viên cũng có thêm kinh nghiệm cho mình.

Kỹ năng quản lý công việc của nhân viên bao gồm cả việc giao tiếp với họ. Hãy học cách nói chuyện, cho họ thấy kỳ vọng của bạn nhưng không được cho họ thấy tiêu cực về những gì bạn nói. Nhân viên và quản lý sẽ giao tiếp hiệu quả với nhau hơn, công việc sẽ được trao đổi rõ ràng. Nhân viên cũng không cần vắt óc để đoán sếp muốn gì.

8 . Đào tạo nhân viên hàng ngày cũng nằm trong kỹ năng quản lý công việc

Không phải nhân nhiên nào cũng có ý thức tự giác học hỏi những kiến thức mới nhằm phục vụ cho công việc, vậy nên bạn cần chỉ bảo và dạy cho họ những kiến thức mới. Thường xuyên mở những lớp tập huấn và chia sẻ kinh nghiệm làm việc sẽ giúp bạn phát triển dược đội ngũ nhân viên. Càng dạy tốt sẽ càng khiến nhân viên của bạn có được nhiều bài học kinh nghiệm để giải quyết công việc hiệu quả hơn.

II. Hướng dẫn giao việc cho nhân viên đúng cách

a. Công việc được hoàn thành theo cách tốt nhất

Giao việc cho đúng người và có những chỉ dẫn nhất định sẽ đảm bảo công việc mặc dù không phải đích thân bạn làm nhưng vẫn mang lại hiệu quả nhất. Thậm chí có những kỹ năng hoặc chuyên môn bạn không giỏi bằng chính nhân viên của mình thì đây chính là lựa chọn sáng suốt nhất.

b. Nhà quản lý cải thiện hiệu quả sử dụng thời gian

Khi người lãnh đạo quá bận rộn, họ sẽ mất đi cơ hội để nhìn mọi việc một cách tổng thể, đánh giá sắc sảo những gì đang diễn ra trong doanh nghiệp của mình, trên thị trường, phân tích đối thủ để điều chỉnh hoạt động cho phù hợp với bối cảnh. Việc uỷ quyền và giao việc giúp nhà lãnh đạo không mất thời gian cho những công việc nhỏ nhặt mà giá trị lại không cao.

c. Tạo ra đội ngũ kế cận

Thứ nhất, nhà quản lý có thể phát hiện, đánh giá được năng lực của nhân viên, biết được ai tốt ai chưa, từ đó có kế hoạch phát triển đội ngũ nhân sự tiềm năng. Thứ hai, thực hiện công việc được giao cũng chính là cơ hội để nhân viên tự rèn luyện bản thân mình và học hỏi. Thông qua việc hoàn thành công việc, nhân viên sẽ có trải nghiệm nhiều hơn, học hỏi nhiều hơn. 

d. Tạo động lực cho nhân viên

Thể hiện sự tin tưởng mà người quản lý dành cho nhân viên, tạo động lực cho nhân viên. Khi cảm nhận được giá trị của bản thân mình trong đội nhóm, nhân viên sẽ có động lực để liên tục học hỏi, trao dồi kỹ năng, nâng cao hiệu quả công việc.

e. Giảm stress, căng thẳng trong công việc

Việc giải quyết quá nhiều việc sẽ dẫn đến trạng thái quá tải và căng thẳng. Càng căng thẳng thì người lãnh đạo sẽ giải quyết công việc càng kém hiệu quả.

f. Hiệu quả khi không làm việc trực tiếp face-to-face

Việc bạn giao việc không rõ ràng cho nhân viên trong quá trình làm việc từ xa sẽ gây mập mờ, hiểu nhầm mục đích hay những chi tiết trong quá trình thực hiện. Điều này dẫn đến công việc không hoàn thành, mất thời gian sửa chữa và hiệu suất chung của cả team bị giảm.

Luôn nghĩ rằng sẽ đạt hiệu quả tốt hơn khi họ tự thực hiện công việc: Nhà quản lý rất dễ cho rằng mình là người giỏi nhất để thực hiện công việc. Nếu bạn trực tiếp thực hiện công việc thì sẽ nhanh hơn, đạt yêu cầu hơn, tốt hơn, đảm bảo hơn và sẽ không ai phải phàn nàn về công việc chung của đội nhóm. Bạn cũng sợ rằng khi giao việc cho người khác thì có thể sẽ mắc sai lầm và ảnh hưởng đến vai trò lãnh đạo của mình.

Lo ngại nhân viên quá tải khi giao việc: Bạn sợ rằng giao thêm việc có thể khiến nhân viên cảm thấy quá tải và không hài lòng. Nếu giao quá nhiều việc nhân viên sẽ không hoàn thành tốt các công việc.

Sợ rằng sẽ mất kiểm soát công việc: Họ muốn họ phải là người kiểm soát toàn bộ mọi việc trong nhóm. Họ muốn kiểm soát càng nhiều quyền lực càng tốt. Và khi giao việc, họ có thể mất đi quyền lực.

Sợ rằng nhân viên sẽ thực hiện công việc tốt hơn mình: Nếu nhân viên thực hiện công việc tốt hơn thì đó sẽ là rủi ro cho vị trí quản lý mà họ đang giữ. 

Không có sự tin tưởng giữa các thành viên trong nhóm: Khi bạn không tin tưởng nhân viên và nhân viên không tin tưởng bạn, đó là trở ngại cực lớn khi giao việc. Khi mất đi sự tin tưởng, động lực làm việc sẽ mất và hiệu quả công việc giảm sút.

a. Chuẩn bị: Xác định những thông tin dưới đây

Bạn sẽ mô tả công việc cần giao như thế nào?

•  Mục tiêu của công việc là gì?

• Mục tiêu công việc có liên quan như thế nào đến mục tiêu chung của phòng ban?

• Tại sao sao bạn lại giao công việc đó?

• Công việc sẽ bắt đầu khi nào?

• Công việc sẽ được thực hiện đảm bảo những điều kiện gì?

Bạn sẽ diễn tả như thế nào để nhân viên vui vẻ và sẵn sàng chấp nhận công việc?

• Nếu bạn hiểu rõ về nhân viên, hiểu rõ các động lực làm việc của nhân viên và giải thích rõ ràng mối liên hệ giữa công việc và động lực làm việc của họ, họ sẽ sẵn sàng nhận việc và thực hiện công việc hiệu quả hơn.

• Tại sao bạn tin rằng họ sẽ thực hiện tốt công việc?

• Những kinh nghiệm làm việc nào sẽ hữu ích nhiều cho công việc?

• Nhân viên sẽ được lợi gì khi thực hiện công việc được giao?

• Xem xét lượng công việc hiện tại của nhân viên: Không bao giờ giao việc cho nhân viên và yêu cầu thực hiện ngoài giờ làm việc trừ những trường hợp thật sự cần thiết. 

• Xác định các kỹ năng cần đào tạo thêm để họ hoàn thành tốt công việc

b. Giao việc

Khi thông tin đã đầy đủ và rõ ràng thì bạn sẽ sắp xếp một cuộc gặp hoặc nếu làm việc từ xa thì có thể trao đổi qua video-call để giao việc. Mục tiêu là cả hai bên phải hiểu rõ và thống nhất với nhau về chi tiết công việc cần phải thực hiện. Những thông tin sau đây rất quan trọng và cần thiết khi giao việc.

• Trao đổi rõ ràng mục tiêu của công việc cần giao

• Bạn sẽ trao quyền cho nhân viên ở mức độ nào?

• Hiểu rõ về giới hạn quyền lực được giao rất quan trọng. Người nhận việc phải hiểu được khi nào họ có thể tự quyết định và khi nào phải thông qua sự đồng ý của bạn.

• Nhân viên có thể dùng những nguồn lực nào, sẽ báo cáo công việc như thế nào ?

• Xác định thời hạn thực hiện và thời gian đánh giá kết quả thực hiện công việc

• Xác định những thời điểm định kỳ để đánh giá tiến trình thực hiện công việc

c. Theo dõi và kiểm soát công việc

Để đảm bảo công việc được hoàn thành theo những kết quả được mong đợi, bạn cần phải theo dõi, kiểm tra tiến trình thực hiện công việc, đưa ra sự hỗ trợ kịp thời khi cần thiết.

Tùy thuộc vào mức độ kinh nghiệm và kỹ năng của người thực hiện công việc mà bạn sẽ có những cách kiểm soát công việc và hỗ trợ tương ứng. 

• Nếu nhân viên không biết cách thực hiện công việc, bạn có thể hướng dẫn cụ thể từng bước của công việc. 

• Nếu nhân viên biết cách làm mà thường xuyên làm sai tiêu chuẩn thì bạn sẽ kèm cặp và đưa ý kiến phản hồi cải thiện kỹ năng.

• Nếu nhân viên biết cách làm, có kỹ năng nhưng không có đủ thời gian hay công cụ phù hợp thì sắp xếp thêm thời gian hoặc bổ sung thêm công cụ phù hợp. 

• Còn trường hợp nhân viên biết cách làm, có kỹ năng, công cụ và thời gian nhưng vẫn không thực hiện đúng, thì nguyên nhân thường là liên quan tới cá nhân nhân viên, bạn cần bình tĩnh cùng nhân viên tìm hiểu rõ nguyên nhân và giải quyết hợp lý.

Hãy cẩn thận về thông điệp mà tình cờ bạn sẽ gửi cho nhân viên thông qua mức độ can thiệp công việc. Nếu can thiệp quá nhiều so với họ cần thì có nghĩa là bạn đang không tin tưởng họ. Ngược lại nếu bạn can thiệp quá ít vào công việc thì nhân viên sẽ nghĩ rằng bạn không quan tâm đến công việc đó vì nó không quan trọng. Hãy thiết lập một quy trình để kiểm tra, thảo luận, báo cáo, cho phản hồi định kỳ để đảm bảo đạt được các mục tiêu đề ra.

Ngoài ra, khi bạn đã quyết định giao việc cho một ai đó thì bạn cũng sẽ đối diện với một số rủi ro nhất định. Việc hiểu rõ các rủi ro sẽ giúp bạn dự đoán được vấn đề phát sinh và kiểm soát tốt tiến trình thực hiện công việc.

d. Đánh giá kết quả

Đánh giá kết quả công việc là cơ hội để cả hai bên nhìn lại toàn bộ quá trình công việc và rút ra những bài học kinh nghiệm hữu ích. Để đảm bảo kết quả thực hiện công việc tốt, thời điểm đánh giá nên diễn ra trước thời hạn deadline một khoảng thời gian đủ để nhân viên có thể thực hiện những công việc phát sinh trong trường hợp có vấn đề xảy ra. 

Khi đánh giá kết quả công việc bạn cần lưu ý là đánh giá công việc, hành vi thực hiện công việc dựa vào những mong đợi và tiêu chí mà cả hai bên đã thống nhất với nhau lúc giao việc. Phần quan trọng nhất là bạn phải cho nhân viên những phản hồi và nhận phản hồi từ nhân viên.

Dù thành quả là như thế nào thì người giao việc và người nhận việc phải cùng nhau chia sẻ thành quả. Trường hợp kết quả tốt, nếu bạn phủ nhận những nỗ lực và đóng góp của nhân viên và nhận toàn bộ kết quả tốt về phần mình thì nhân viên sẽ cho rằng bạn đánh cắp điều gì đó từ họ. Hoặc trong trường hợp nhân viên không hoàn thành tốt công việc, nếu bạn đổ hết lỗi cho nhân viên, khi đó nhân viên sẽ cảm thấy thế nào ? 

Dẫu rằng bạn đã huấn luyện những kỹ năng cần thiết và giao quyền cho nhân viên quyết định, thì việc bạn đỗ lỗi hoàn toàn cho nhân viên sẽ khiến họ cảm thấy bất an, không công bằng, cảm giác như bị phản bội. Việc này cũng sẽ lấy đi động lực làm việc của những nhân viên khác. 

Sự bùng phát của đại dịch Covid-19 gần 2 tháng nay đã khiến nền kinh tế thế giới và trong nước chịu nhiều ảnh hưởng tiêu cực. Nhiều doanh nghiệp đã xây dựng kế hoạch hay thậm chí triển khai cho nhân viên làm việc ở nhà để không bị đình trệ hoạt động. 

Việc thiết lập một hệ thống quản lý khi nhân viên làm việc từ xa là rất phức tạp, làm sao để đảm bảo công việc được hoàn thành khớp với mục tiêu đề ra phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Một vài gợi ý sau đây sẽ giúp bạn giao việc từ xa và quản lý nhân viên tốt hơn:

a. Xây dựng một quy trình làm việc tinh gọn: Thiết lập các mục tiêu rõ ràng 

Để triển khai một bộ phận hoặc một doanh nghiệp làm việc trực tuyến, việc thiết kế lại một quy trình làm việc là điều đầu tiên. Các doanh nghiệp cần tối ưu hóa các quy trình, lược bỏ những bước cồng kềnh, thậm chí cắt bỏ những nhân sự hoặc bộ phận thừa thãi và không cần thiết. Để làm được điều này, các doanh nghiệp hoàn toàn có thể tìm đến những các trung tâm tư vấn hoặc đội ngũ tư vấn của các công ty cung cấp giải pháp quản lý doanh nghiệp.

Khi quản lý từ xa cần phải chú trọng vào mục tiêu và kết quả công việc chứ không đơn thuần chỉ là quản lý thời gian làm việc hay các đầu việc cụ thể. Mục tiêu đề ra trong công việc luôn phải rõ ràng và doanh nghiệp hay cụ thể hơn là các nhà quản lý cần phải trao đổi thường xuyên với nhân viên về cách làm thế nào để đạt được mục tiêu đó. 

b. Công nghệ - không thể thiếu!

Một nhóm làm việc thông thường có số lượng không lớn và không tổ chức thành các phòng ban như doanh nghiệp. Trong khi doanh nghiệp phải có nhiều phòng ban chức năng, số lượng nhân viên và các quy trình quản lý hành chính cũng phức tạp hơn.

Với "nhóm làm việc" từ xa thì mọi thứ sẽ đơn giản hơn vì chỉ cần công cụ meeting online, soạn thảo văn bản online, phần mềm group chat và công cụ giao việc là xong. Tuy nhiên nếu bạn muốn áp dụng làm việc từ xa cho toàn bộ doanh nghiệp bao gồm cả bộ phận sales, marketing, nhân sự, tài chính, hợp đồng... thì sẽ cần tới một phần mềm quản lý doanh nghiệp online hoàn chỉnh.

Nhiều phần mềm quản lý dự án là một nền tảng all-in-one (tất cả trong một), ở đó các đội ngũ có thể lên kế hoạch cho dự án, phân công nhiệm vụ, theo dõi tiến trình công việc, quản lý thời gian, phân bổ tài nguyên, giao tiếp & hợp tác, lưu trữ tài liệu, v.v..

c. Bảo mật dữ liệu

Ngoài những khó khăn về xây dựng quy trình hiệu quả, việc trao đổi dữ liệu thường được các doanh nghiệp coi là dịch vụ cần được giám sát nhất. Hiện nay, có nhiều phần mềm có thể giúp doanh nghiệp quản lý và chia sẻ dữ liệu, song an toàn thông tin là . Ví dụ như dịch vụ đám mây công cộng rất tiện lợi, nhưng không thể đảm bảo quyền riêng tư, có thể xảy ra sự cố rò rỉ dữ liệu nội bộ.

Có nhiều thách thức trong việc đảm bảo rằng chỉ những người có thẩm quyền mới có thể truy cập tài nguyên của công ty, bảo vệ các thiết bị không trực tiếp dưới sự kiểm soát của doanh nghiệp.. Cần thiết lập một chính sách bao gồm các nguyên tắc và quy trình để yêu cầu, lấy, sử dụng và giới hạn quyền truy cập từ xa vào hệ thống mạng và dữ liệu của tổ chức. 

d. Kiểm tra – đánh giá nhân viên linh hoạt

Quản lý từ xa không đơn thuần là quản lý thời gian làm việc mà quan trọng hơn hết là hiệu quả công việc. Do đó các nhà quản lý đừng quá cứng nhắc trong việc giám sát, không nên yêu cầu nhân viên phải báo cáo công việc tiến độ công việc liên tục, bởi điều này có thể khiến họ cảm thấy căng thẳng, khó chịu. Thay vào đó, hãy cho họ sự linh động và bạn có thể yêu cầu họ báo cáo cáo công việc vào cuối mỗi ngày hoặc cuối mỗi tuần bằng các báo cáo công việc cụ thể kèm kết quả đạt được.

Đánh giá hiệu suất chứ không phải hoạt động: Bạn cần có chính sách đánh giá chuẩn xác nhất hiệu quả công việc của các nhân viên làm việc từ xa, chứ không phải là họ chăm chỉ ra sao, chấp hành đúng giớ giấc làm việc như thế nào...

1. Có những phản hồi rõ ràng

Trước khi đưa ra lời khiển trách nhân viên vì chưa đủ nỗ lực, hãy cung cấp cho họ càng nhiều thông tin càng tốt. Nói cho họ biết nếu chất lượng các công việc mà họ thực hiện đang sụt giảm mạnh. Hãy truyền đạt về những gì cần thay đổi, người đó nên điều chỉnh cách tiếp cận công việc như thế nào và hạn định thời gian mà công ty đưa ra để họ xoay chuyển tình thế và cải thiện hiệu suất. Đôi khi, tất cả những điều họ cần chỉ là sự thúc đẩy đúng hướng.

2. Lắng nghe những quan điểm bất đồng

Giao tiếp là một cuộc đối thoại hai chiều và người quản lý nên chuẩn bị để lắng nghe các quan điểm từ nhân viên. Có lý do nào cho sự thay đổi thái độ làm việc không? Cấp dưới không còn dành nhiều nỗ lực với công việc vì họ đang không hài lòng chuyện gì đó? Khai thác hết nguyên nhân của mọi vấn đề là việc tối quan trọng. 

3. Giải quyết các mối quan tâm mang tính toàn công ty

Nếu nhân viên chỉ ra một mối lo ngại có thể ảnh hưởng đến nhiều người, hãy đảm bảo rằng nó phải được giải quyết. Nếu một người cảm giác anh ta đang bị quá tải trong công việc, có thể những người khác cũng sẽ thấy như vậy.

Cách hay để đối phó với tình huống này là tổ chức ngay một cuộc họp với đại diện các phòng ban liên quan nhằm thảo luận về văn hóa công ty: Họ muốn cải thiện những vấn đề này ra sao và nhân viên trong nhóm họ có thể thực hiện như thế nào? Hãy xác định rõ ngay từ đầu cuộc họp rằng đây là buổi trao đổi cởi mở, nhân viên hãy tự do nêu lên những bất bình của mình không phải lo sợ về dư âm hay hậu quả.

Nhấn mạnh mục đích thực sự của cuộc họp là tìm giải pháp cho mọi vấn đề, chứ không phải dịp để tìm người sa thải. Cách tiếp cận mang tính tập thể này sẽ khiến nhân viên cảm nhận rằng họ có giá trị và là một phần trong sự phát triển chung của công ty – một sự tự khích lệ tinh thần bởi chính cá nhân. 

4. Tìm hiểu xem nhân viên làm việc vì điều gì

Rất khó để dẫn dắt một ai đó nếu bạn không biết họ bận tâm những gì. Hãy dành thời gian để thấu hiểu nhân viên của mình hơn: Mục tiêu dài hạn và nguyện vọng cũng như vị trí mà họ muốn mong muốn đạt được cho sự nghiệp trong vòng một đến ba năm.

Đôi khi sự thiếu cam kết của nhân viên bắt nguồn từ cảm giác bị đánh giá thấp, hay ngược lại là được giao phó quá nhiều công việc cùng lúc. Cách duy nhất để khắc phục điều này là có sự hiểu biết về những người cùng tham gia. Những thông tin giá trị đó sẽ đảm bảo rằng nhân viên của bạn được phân công vào đúng vai trò và nhiệm vụ. 

5. Cùng nhân viên đặt ra các mục tiêu về hiệu suất công việc

Phác thảo ra các mục tiêu về hiệu suất mà một cá nhân phải đạt được là rất quan trọng. Hãy hỏi nhân viên xem họ muốn cải tiến như thế nào, muốn gặt hái những gì và đâu là những kỹ năng mới cần học hỏi thêm. Mời gọi nhân viên tham gia vào một mức độ cam kết cụ thể sẽ thúc đẩy họ làm việc chăm chỉ hơn và phấn đấu thể hiện tốt hơn. 

 6. Theo dõi

Một người quản lý giỏi sẽ luôn theo sát nhân viên của mình. Một khi đã thiết lập mục tiêu, hãy đảm bảo là bạn luôn kiểm soát được tiến độ. Nếu bạn yêu cầu ai đó làm xong một nhiệm vụ vào ngày nào, hãy chắc chắn là anh ta sẽ hoàn thành nó đúng hạn. 

Những người lãnh đạo thành công luôn giữ cho nhân viên của họ là người có trách nhiệm. Hầu hết mọi người sẽ đánh giá cao mô hình làm việc này và tôn trọng sự tích cực của người quản lý. Thể hiện sự quan tâm đến công việc của nhân viên còn có thể nâng cao đáng kể văn hóa và nhuệ khí cho doanh nghiệp. 

7. Công nhận và khen thưởng cho sự tiến bộ

Một trong những phương cách hiệu quả để thay đổi các nhân viên lơ là, thiếu cam kết chính là yêu cầu họ phải cải thiện chất lượng công việc, sau đó đừng quên khen thưởng nếu họ có những nỗ lực tốt và tiến bộ hơn. Hãy chắc chắn là bạn sẽ kịp thời nhận ra được những thành tích này và chúc mừng nhân viên vì đã thay đổi cách làm việc.

Hãy tiếp tục đưa ra thông tin phản hồi về hiệu suất và khen thưởng cho nhân viên bằng tài chính một cách thích đáng để tăng động lực và khiến họ có trách nhiệm với công việc hơn. Thường xuyên dùng câu nói đơn giản như “cảm ơn” hay “làm tốt lắm” cũng có thể khiến mọi việc tiến triển thêm bước dài. 

8. Nghiêm túc giải quyết tình trạng kém hiệu quả lặp lại

Nếu một nhân viên liên tục thể hiện hiệu suất làm việc kém, người quản lý cần phải chính thức xử lý hành vi này. Việc làm này sẽ cho các nhân viên biết rằng cấp trên xem vấn đề này nghiêm trọng và sẽ không bỏ qua những thái độ không có lợi cho hoạt động của cả nhóm. Hơn thế nữa, đôi khi các thành viên chăm chỉ khác của nhóm sẽ trở nên thờ ơ và lơi lỏng công việc đi nếu họ thấy những cá nhân làm việc tắc trách mà không bị trách phạt gì. 

9. Biết chấm dứt đúng thời điểm

Để cho một ai đó rời khỏi doanh nghiệp chưa bao giờ là điều tốt và nó được coi là phương cách cuối cùng. Nhưng nếu một nhân viên cứ tiếp tục xem thường các quy tắc, làm việc không hiệu quả và tạo ra những ảnh hưởng tiêu cực, hãy cắt giảm. Giữ lại nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ sẽ có thể dẫn những kết quả tai hại như là sự chán nản, tinh thần làm việc giảm và công việc kém chất lượng.