Hướng dẫn viết giấy xác nhận đúng chuẩn

Giấy xác nhận hay đơn xác nhận là văn bản của cơ quan nhà nước nhằm để công nhận hành vi hợp pháp của cá nhân hay của tập thể hay công nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hợp pháp của cá nhân hay một tổ chức kinh tế - xã hội. Ngoài ra, giấy xác nhận còn là bằng chứng chứng nhận cho một phương tiện hay một sản phẩm; công nhận tư cách pháp nhân, hay xác nhận hoạt động trao đổi hợp pháp giữa các cá nhân và các tổ chức kinh tế - xã hội với nhau.

Nói cách khác, giấy xác nhận được xem như giấy đánh giá hạnh kiểm cá nhân khi sinh sống và làm việc tại một địa phương nhất định.

Có rất nhiều lí do để cần một giấy xác nhận nhân sự trong hồ sơ xin việc, nhưng lí do cơ bản nhất đó là việc, nó là loại giấy được xác nhận một cách cẩn thận nhằm đảm bảo việc ứng viên không bị vi phạm pháp luật, không bị tiền án, tiền sự tại địa phương.

Vì tính chất của giấy này là phải xác minh tại địa phương nơi ứng viên đang sinh sống nên tính xác thực rất là cao.

Muốn xin giấy xác nhận thì bạn có thể đến UBND xã, phường nơi cư trú để xin và đóng dấu. Khi đi, bạn cũng cần mang theo những tờ khai để xác nhận thông tin cũng như mang theo ảnh cá nhân để chứng thực hồ sơ.

Với rất nhiều mẫu giấy công tác như mẫu giấy xác nhận công tác, mẫu giấy xác nhận lương, mẫu xác nhận mua bán, mẫu xác nhận thực tập,... bạn cần chú ý để lựa chọn được mẫu giấy xác nhận phù hợp với mục đích sử dụng của mình nhất vì mỗi mẫu giấy xác nhận khác nhau, nội dung trình bày cũng sẽ có sự khác biệt ít nhiều. Tuy nhiên, một mẫu giấy xác nhận gồm có một số nội dung chủ yếu sau:

• Quốc hiệu, tiêu ngữ: Quốc hiệu, tiêu ngữ sẽ làm các giấy tờ hành chính có tính chất trang nghiêm hơn, vì vậy, trong các mẫu giấy xác nhận không thể không có Quốc hiệu, tiêu ngữ.
• Thông tin người làm giấy xác nhận: Bạn cần kê khai đầy đủ, chi tiết những thông tin liên quan đến bản thân mình. Tùy thuộc vào yêu cầu của từng mẫu giấy xác nhận mà một số thông tin về bản thân người khai cũng có bổ sung thêm hoặc lược bớt thêm so với các mẫu còn lại.
• Yêu cầu xác nhận: Bạn cần ghi rõ trong các mẫu giấy xác nhận của mình yêu cầu xác nhận về sự vật, sự việc gì để các cơ quan chính quyền hay các bộ phận đứng đầu các công ty, doanh nghiệp,...có thể nắm bắt và xác nhận cho bạn.
• Lý do xin xác nhận: Cần nêu rõ lý do xin xác nhận để người có thẩm quyền xác nhận có thể xem lý do của bạn có hoàn toàn chính đáng hay không.

Trường hợp ứng viên không có điều kiện có thể sử dụng giấy viết tay theo mẫu trên và gồm có những phần như sau:

• Kính gửi:…
• Họ và tên
• Ngày tháng năm sinh
• Dân tộc
• Giới tính
• Địa chỉ thường trú
• Nơi ở hiện tại
• Số CMT/ căn cước công dân

Thông tin gia đình

Ngoài ra còn có thêm những thông tin xung quanh như: thông tin của gia đình, bao gồm thông tin của bố, mẹ và thông tin về chồng/vợ… Tất cả những nguồn thông tin đó được viết và liệt kê theo motip: Họ và tên, ngày tháng năm sinh, nơi ở, nghề nghiệp và cách thức liên hệ.

Nguyện vọng người làm đơn

Phần cuối cùng của giác xác nhận nhân sự là nguyện vọng của người làm đơn.

Người lao động cần trình bày lí do, nguyện vọng xin giấy xác nhận và cam kết những thông tin đã khai trên là đúng sự thật, đồng thời cũng xác nhận bản thân người làm đơn sẽ không vi phạm pháp luật và quy định địa phương nơi đang sống và làm việc. Nếu như những thông tin có sai sót hoặc sửa đổi, người lao động cần nhanh chóng thay đổi và sửa chữa để tránh mất thời gian về thủ tục giấy tờ.

Sau đó, kí rõ ràng họ tên và gửi tới công an địa phương xin xác nhận và cho dấu cùng với chữ kí.

Những điều kê khai trong các mẫu giấy xác nhận phải là những thông tin chính xác, đúng sự thật, đồng thời, bạn cần phải cam đoan nếu như những điều khai không đúng sự thật, người khai sẽ phải chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật. Sau khi xem xét yêu cầu của người khai, các cơ quan sẽ ký và xác nhận yêu cầu xác nhận của người làm đơn, chứng nhận những sự việc khai của của làm đơn là đúng sự thật.