Bài 2: Hình thức sổ kế toán

Để xử lý thông tin được thu nhận từ các loại chứng từ kế toán thì cần thiết phải phân loại và hệ thông hóa các dữ kiện ban đầu thông qua hệ thông sổ kế toán phù hợp với đặc điểm và quy mô hoạt động của đơn vị. Xác lập 1 hệ thống sổ như trình tự và phương pháp ghi vào các loại sổ để phục vụ cho yêu cầu tổng hợp thông tin là vấn đề có ý nghĩa khoa học và thực tiễn rất quan trọng không chỉ trong điều kiện thực hiện công tác bảo toàn bằng phương pháp thủ công mà ngay cả trong điều kiện thực hiện trên hệ thống máy vi tính.

Hình thức sổ kế toán là hệ thống các sổ kế toán, số lượng sổ, kết cấu các loại sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ dùng để ghi chép, tổng hợp, hệ thống hóa số liệu kế toán từ chứng từ gốc để từ đó có thể lập các báo cáo kế toán theo một trình tự và phương pháp nhất định.

Hình thức sổ kế toán là khái niệm được sử dụng để chỉ nội dung của công việc tổ chức hệ thông sổ kế toán. Các nội dung này bao gồm:

- Số lượng sổ và kết cấu của từng loại sổ.

- Trình tự và phương pháp ghi vào từng loại sổ.

- Mối quan hệ giữa các loại số với nhau.

Hiện nay ở nước ta kế toán sử dụng các hình thức sổ kế toán sau:

- Hình thức sổ kế toán nhật ký chung.

- Hình thức sổ kế toán nhật ký – sổ cái.

- Hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ.

- Hình thức sổ kế toán nhật ký chứng từ.

- Hình thức kế toán trên máy tính

Trong doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ kế toán này hay hình thức sổ kế toán khác là tùy thuộc vào qui mô và đặc điểm sản xuất kinh doanh hay sử dụng vốn của các cơ quan, doanh nghiệp. Vấn đề cần đặc biệt tôn trọng ở đây là khi đã lựa chọn một hình thức sổ kế toán để áp dụng trong doanh nghiệp thì nhât thiết phải tuân theo mọi nguyên tắc cơ bản của hình thức số kế toán đó về các mặt: số lượng và kết cấu các loại sổ sách, môi quan hệ và sự kết hợp giữa các loại số sách trình tự và kỳ thuật ghi chép các loại sổ sách, tuyệt đối tránh tình trạng chắp vá các loại tùy tiện làm theo kiểu riêng mình.

Sau đây chúng ta lần lượt nghiên cứu các hình thức sổ kế toán này.

Đặc trưng cơ bản của hình thức sổ kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi số cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.

Sổ Nhật ký chung.

Sổ Cái.

Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.

Nhật ký chung

- Nội dung:

Sổ Nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo trình tự thời gian. Bên cạnh đó thực hiện việc phản ánh theo quan hệ đôi ứng tài khoản (định khoản kế toán) để phục vụ việc ghi sổ cái.

Số liệu ghi trên sổ Nhật ký chung được dùng làm căn cứ để ghi vào sổ Cái.

- Kết cấu và phương pháp ghi sổ

Kết cấu sổ sổ Nhật ký chung được quy định thông nhất theo mẫu ban hành trong chế độ này.

Về nguyên tắc, tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải ghi vào sổ Nhật ký chung. Tuy nhiên trong trường hợp một hoặc một số đôi tượng kế toán có số lượng phát sinh lớn, để đơn giản và giảm bớt khôi lượng ghi sổ Cái, đơn vị có thể mở các sổ Nhật ký đặc biệt để ghi riêng các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán đó.

Các sổ Nhật ký đặc biệt là một phần của sổ Nhật ký chung nên phương pháp ghi chép tương tự như sổ Nhật ký chung. Song để tránh sự trùng lắp các nghiệp vụ đã ghi trên các sổ Nhật ký đặc biệt thì không ghi vào sổ Nhật ký chung. Trong trường hợp này, căn cứ để ghi sổ cái là sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt. Các sổ Nhật ký đặc biệt thông dụng như:

Sổ nhật ký thu tiền: Là sổ Nhật ký đặc biệt dùng đế ghi chép các nghiệp vụ thu tiền của đơn vị. Mẫu sổ này được mở riêng cho thu tiền mặt, thu qua ngân hàng, cho từng loại tiền (đồng Việt Nam, ngoại tệ) hoặc cho từng nơi thu tiền (Ngân hàng A, Ngân hàng B ....)

Nhật ký chi tiền: Là sổ Nhật ký đặc biệt dùng để ghi chép các nghiệp vụ chi tiền của đơn vị. Mẫu sổ này được mở riêng cho chi tiền mặt, chi tiền qua ngân hàng, cho từng loại tiền (đồng Việt Nam, ngoại tệ) hoặc cho từng nơi chi tiền (Ngân hàng, Ngân hàng B...)

Nhật ký mua hàng: Là sổ Nhật ký đặc biệt dùng để ghi chép các nghiệp vụ mua hàng theo từng nhóm hàng tồn kho của đơn vị, như: nguyên vật liệu, công cụ, dựng cụ, hàng hóa...

Sổ Nhật ký mua hàng dùng để ghi chép các nghiệp vụ mua hàng theo hình thức trả tiền sau (mua chịu). Trường hợp trả tiền trước cho người bán thì khi phát sinh nghiệp vụ mua hàng cũng ghi vào sổ này.

Nhật ký hán hàng: Là sổ Nhật ký đặc biệt dùng để ghi chép các nghiệp vụ bán hàng của đơn vị như: bán hàng hóa, bán thành phẩm, bán dịch vụ.

Sổ Nhật ký bán hàng dùng để ghi chép các nghiệp vụ bán hàng theo hình thức thu tiền sau (bán chịu). Trường hợp người mua trả tiền trước thì khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng cũng ghi vào sổ này.

Sổ Cái

- Nội dung:

Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong niên độ kế toán theo tài khoản kế toán được quy định trong hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp. Mỗi tài khoản được mở một hoặc một số trang liên tiếp trên sổ Cái đủ để ghi chép trong một niên độ kế toán.

- Kết cấu và phương pháp ghi sổ

Sổ Cái được quy định thống nhất theo mầu ban hành trong chế độ này.

Ngày đầu tiên của niên độ kế toán, ghi số dư đầu niên độ kế toán của tài khoản vào dòng đầu tiên, cột số dư (Nợ hoặc Có).

Cuối trang sổ, cộng số phát sinh lũy kế, tính số dư để chuyển sang trang sau.

Đầu trang sổ ghi số cộng lũy kế và số dư trang trước chuyến sang.

Cuối kỳ (tháng, quý), cuối niên độ kế toán phải khóa sổ, cộng tống số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có, tính ra số dư của từng tài khoản để làm căn cứ lập Bảng cân đối số phát sinh và các Báo cáo tài chính.

Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

- Nội dung:

Các sổ, thẻ kế toán chi tiết dùng để ghi chép chi tiết các đối tượng kế toán cần phải theo dõi chi tiết nhằm phục vụ yêu cầu tính toán một số chỉ tiêu, tổng hợp, phân tích và kiểm tra của đơn vị mà các sổ kế toán tổng hợp không thể đáp ứng được.

Trong hình thức kế toán Nhật ký chung, có thể mở các sổ và thẻ kế toán chi tiết chủ yếu sau đây:

- Sổ tài sản cố định;

- Sổ chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hóa;

- Thẻ kho (ở kho vật liệu, sản phẩm, hàng hóa)

- Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh;

- Thẻ tính giá thành sản phẩm, dịch vụ;

- Sổ chi tiết chi phí trả trước, chi phí phải trả;

- Sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay;

- Sổ chi tiết thanh toán: với người bán, người mua, với ngân sách Nhà nước, thanh toán nội bộ...

- Sổ chi tiết các khoản đầu tư chứng khoán;

- Sổ chi tiết tiêu thụ;

- Sổ chi tiết nguồn vốn kinh doanh.

Kết cấu và phương pháp ghi chép

- Kết cấu của từng loại sổ, thẻ kế toán chi tiết được thiết lập phụ thuộc vào tính chất của các đôi tượng kế toán và yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ quản lý và lập Báo cáo tài chính. Mỗi đối tượng kế toán có yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý khác nhau, do đó, nội dung, kết câu các loại số và thẻ kế toán chi tiết được quy định mang tính hướng dẫn. Tùy theo yêu cầu quản lý các doanh nghiệp có thể mở và lựa chọn các mẫu sổ kế toán chi tiết cần thiết và phù hợp.

- Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán, để ghi vào các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết liên quan ở các cột phù hợp.

- Cuối tháng hoặc cuối quý, phải tổng hợp số liệu và khoá các sổ và thẻ kế toán chi tiết sau đó, căn cứ vào các sổ và thẻ kế toán chi tiết, lập các Bảng tổng hợp chi tiết.

Số liệu trên các Bảng tổng hợp chi tiết phải được kiểm tra đối chiếu với số phát sinh Nợ, sẽ phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản trên sổ Cái.

Mọi sai sót phát hiện trong quá trình kiểm tra, đối chiếu số liệu phải được sửa chữa kịp thời theo đúng các phương pháp sửa chữa sai sót quy định trong chế độ sổ kê toán.

Các Bảng tổng hợp chi tiết sau khi kiểm tra, đối chiếu và chỉnh lý số liệu được sử dụng để lập các Báo cáo tài chính.

Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ kế toán chi tiết liên quan.

Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10........... ngày) hoặc cuối tháng, tùy khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp tửng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lắp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).

Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên sổ Cái, lập Bảng cân đôi số phát sinh.

Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính.

Về nguyên tắc, tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lắp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.

MẪU SỔ THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHUNG

Đơn vị:............... Mẫu số S03a-DN

Địa chỉ:....................

SỔ NHẬT KÝ CHUNG

Năm ...........

Số này có......trang, đánh số từ trang 01 đến trang ......

Ngày mở sổ:..........

Người ghi sổ                        Kế toán trưởng                       Giám đốc

(Ký, họ tên)                              (Ký, họ tên)                         (Ký, họ tên) 

Đơn vị:............... Mẫu số S03b-DN
Địa chỉ:....................

SỔ CÁI

(Dùng cho hình thức kế toán Nhật ký chúng)

Năm......................................

Tên tài khoản......................................

Số hiệu......................................

Số này có......trang, đánh số từ trang 01 đến trang ......

Ngày mở sổ:..........

Người ghi sổ                        Kế toán trưởng                       Giám đốc

(Ký, họ tên)                              (Ký, họ tên)                         (Ký, họ tên) 

Đơn vị:............... Mẫu số S03a2-DN
Địa chỉ:....................

SỔ NHẬT KÝ CHI TIỀN

Năm...............

Số này có......trang, đánh số từ trang 01 đến trang ......

Ngày mở sổ:..........

Người ghi sổ                        Kế toán trưởng                       Giám đốc

(Ký, họ tên)                              (Ký, họ tên)                         (Ký, họ tên) 

Đơn vị:............... Mẫu số S03b2-DN
Địa chỉ:....................

SỔ NHẬT KÝ THU TIỀN

Năm.........

Số này có......trang, đánh số từ trang 01 đến trang ......

Ngày mở sổ:..........

Người ghi sổ                        Kế toán trưởng                       Giám đốc

(Ký, họ tên)                              (Ký, họ tên)                         (Ký, họ tên) 

Đơn vị:............... Mẫu số S03b2-DN
Địa chỉ:....................

SỔ NHẬT KÝ MUA HÀNG

Năm............

Số này có......trang, đánh số từ trang 01 đến trang ......

Ngày mở sổ:..........

Người ghi sổ                        Kế toán trưởng                       Giám đốc

(Ký, họ tên)                              (Ký, họ tên)                         (Ký, họ tên) 

Đơn vị:............... Mẫu số S03b2-DN

Địa chỉ:....................

SỔ NHẬT KÝ BÁN HÀNG

Năm..........

Số này có......trang, đánh số từ trang 01 đến trang ......

Ngày mở sổ:..........

Người ghi sổ                        Kế toán trưởng                       Giám đốc

(Ký, họ tên)                              (Ký, họ tên)                         (Ký, họ tên)