Các nguyên tắc cơ bản của Kế toán

“Tài sản được ghi nhận theo giá gốc. Giá gốc tài sản được hình thành theo số tiền hoặc khoản tương đương tiền đã trả, phải trả hoặc tính theo giá trị hợp lý của tài sản đó vào thời điểm tài sản được ghi nhận.”

Giá trị các chỉ tiêu về tài sản, công nợ, chi phí,… được phản ánh theo giá ở thời điểm mua tài sản đó, không phải giá trị tại thời điểm xác định giá tài sản tính theo giá thị trường. Nguyên giá của tài sản cố định hữu hình mua ngoài được doanh nghiệp xác đinh dựa vào nguồn hình thành tài sản:

 Nguyên giá = Giá mua tính trên hóa đơn + Chi phí lắp đặt, chạy thử - Chiết khấu giảm giá (nếu có)

-  Ví dụ: Ngày 1/1/2015, công ty Kế Toán Thiên Ưng mua 1 chiếc ô tô để phục vụ quá trình sản xuất kinh doanh. Giá mua là 850 triệu đồng (chưa có thuế GTGT), thuế GTGT 10%. Chi phí lắp đặt, chạy thử là 33 triệu đồng (đã bao gồm thuế GTGT là 10%). Nếu tính giá của tài sản theo phương pháp khấu trừ thuế GTGT: Giá gốc của chiếc ô tô = 850 + 30 = 880 triệu đồng.( Tức là giá gốc sẽ không bao gồm thuế GTGT được khấu trừ)

 Đến ngày 12/12/2015, giá ngoài thị trường của chiếc ô tô tăng lên là 950 triệu đồng. Tuy nhiên, theo nguyên tắc giá gốc, giá của chiếc ô tô vẫn được ghi nhận là giá tại thời điểm công ty Kế Toán Thiên Ưng mua nó (vẫn là 880tr), không phụ thuộc vào biến động của thị trường. 

- “Việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải phù hợp với nhau. Khi ghi nhận một khoản doanh thu thì phải ghi nhận một khoản chi phí tương ứng có liên quan đến việc tạo ra doanh thu đó. Chi phí tương ứng với doanh thu gồm chi phí của kỳ tạo ra doanh thu và chi phí của các kỳ trước hoặc chi phí phải trả nhưng liên quan đến doanh thu của kỳ đó.”

- Chi phí tương ứng với doanh thu bao gồm:

+ Chi phí của kì tạo ra doanh thu, đó là các chi phí đã phát sinh thực tế trong kì và liên quan đến việc tạo ra doanh thu của kì đó.

+ Chi phí của các kì trước hoặc chi phí phải trả nhưng liên quan đến doanh thu của kì đó.

Như vậy, chi phí được ghi nhận trong kì là toàn bộ các khoản chi phí liên quan đến việc tạo ra doanh thu và thu nhập của kì đó không phụ thuộc khoản chi phí đó được chi ra trong kì nào

Quy định hạch toán phù hợp giữa doanh thu và chi phí nhằm xác định và đánh giá đúng kết quả kinh doanh của từng thời kì kế toán giúp cho các nhà quản trị có những quyết định kinh doanh đúng đắn và có hiệu quả.

- Ví dụ:

1. Xuất kho công cụ dụng cụ sử dụng cho 2 kỳ (tháng) , giá trị công cụ dụng cụ xuất kho 30.000.000. Trong trường hợp này theo nguyên tắc phù hợp, giá trị công cụ dụng cụ được ghi nhận vào chi phí 1 kỳ chỉ có 15.000.000 đồng, phần còn lại chỉ được ghi nhận ở kỳ tiếp theo, do vậy nghiệp vụ này được định khoản như sau:

- Khi xuất để ra khỏi kho đề đưa vào sử dụng, kế toán hạch toán:

Nợ TK 142 – Chi phí trả trước ngắn hạn: 30.000.000

  Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ: 30.000.000

- Cuối mỗi tháng, kế toán hạch toán chi phí phân bổ CCDC trong kỳ:

Nợ TK 641/642 – Theo bộ phận sử dụng CCDC : 15.000.000

Có TK 142 – Chi phí trả trước ngắn hạn: 15.000.000

2. Tháng 1 thu tiền cho thuê nhà trong 3 (T1+T2+T3) tháng là 6.000.000 đồng, mặc dù tiền thu được ở T1 là 6.000.000 đồng, tuy nhiên theo nguyên tắc phù hợp, doanh thu ghi nhận phải đúng kỳ. Do vậy, tháng 1 này chỉ ghi vào doanh thu 2.000.000, phần còn lại được ghi vào TK 3387 và phân bổ dần cho các tháng tiếp theo.

“Các chính sách và phương pháp kế toán doanh nghiệp đã chọn phải được áp dụng thống nhất ít nhất trong một kỳ kế toán năm. Trường hợp có thay đổi chính sách và phương pháp kế toán đã chọn thì phải giải trình lý do và ảnh hưởng của sự thay đổi đó trong phần thuyết minh báo cáo tài chính.”

- Theo nguyên tắc nhất quán, các chính sách, phương pháp kế toán doanh nghiệp đã chọn phải được áp dụng nhất quán từ kì này sang kì khác. Chỉ nên thay đổi chính sách và phương pháp kế toán khi có lý do đặc biêt và ít nhất phải sang kỳ kế toán sau. Trường hợp có sự thay đổi chính sách và phương pháp kế toán đã chọn, phải giải trình lý do ( Thông báo với cơ quan thuế) và công bố đầy đủ ảnh hưởng của sự thay đổi đó về giá trị trong các báo cáo tài chính.

- Nguyên tắc nhất quán đảm báo cho thông tin mang tính ổn định và có thể so sánh được giữa các kỳ kế toán với nhau và giữa kế hoạch, dự toán với thực hiện. Trường hợp thay đổi chính sách và phương pháp kế toán thường do doanh nghiệp chuyển đổi hình thức sở hữu, thay đổi kế toán…

- Ví dụ: Có nhiều phương pháp tính khấu hao tài sản cố định; tính giá trị hàng tồn kho khi cuối kỳ... Mỗi phương pháp sẽ mang lại một con số khác nhau về chi phí và lợi nhuận, áp dụng phương pháp nào là tùy thuộc vào điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp vì tất cả các phương pháp đó đều được công nhận, nhưng theo nguyên tắc này, kế toán đã lựa chọn áp dụng phương pháp nào thì phải áp dụng nhất quán trong các kỳ kế toán.

- Nội dung Thận trọng là việc phải xem xét, cân nhắc, có những phán đoán cần thiết để lập các ước tính kế toán trong các điều kiện không chắc chắn. Nguyên tắc thận trong yêu cầu việc ghi tăng vốn chủ sở hữu chỉ được thực hiện khi có bằng chứng chắc chắn, còn việc ghi giảm vốn chủ sở hữu phải được ghi nhận từ khi có chứng cứ về khả năng có thể xảy ra.

- Đặc điểm Theo nguyên tắc thận trọng, kế toán cần:

+ Phải lập các khoản dự phòng đúng nguyên tắc quy định: lập dự phòng không phản ánh cao hơn giá trị tài sản thực tế có thể thực hiện. Do thực tế các khoản tổn thất đã phát sinh (hoặc nhiều khả năng đã phát sinh) nên cần phải lập dự phòng (trích vào chi phí) để đảm bảo tính phù hợp giữa doanh thu và chi phí thực tế. Đảm bảo tính đúng kỳ của chi phí.

Lập dự phòng còn đảm bảo doanh nghiệp không có sự biến động lớn về vốn kinh doanh (có nguồn để bù đắp) khi xảy ra tổn thất.

+ Không đánh giá cao hơn giá trị của các tài sản và các khoản thu nhập.

+ Không đánh giá thấp hơn giá trị của các khoản nợ phải trả và chi phí.

+ Doanh thu và thu nhập chỉ ghi nhận khi có các bằng chứng chắc chắn.

+ Chi phí phải được ghi nhận khi có bằng chứng về khả năng phát sinh chi phí. Tuân thủ nguyên tắc thận trọng sẽ giúp cho doanh nghiệp bảo toàn nguồn vốn, hạn chế rủi ro và khả năng hoạt động liên tục.

-  Ví dụ:

Ví dụ như khi chúng ta ghi nhận vốn góp kinh doanh TK 411.

Căn cứ số vốn điều lệ đăng ký trên giấy phép đăng ký kinh doanh chúng ta xác định được số vốn mà các thành viên góp vốn phải góp đủ trong 1 thời hạn nhất định:

Đối với công ty TNHH 1 thành viên và công ty TNHH 2 thành viên trở lên: là không quá 36 tháng, kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận đăng ký bổ sung, thay đổi thành viên

- Số vốn của công ty cổ phần phải được thanh toán đủ trong thời hạn 90 ngày, kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

( Theo điều 6 của NĐ 102/2010/NĐ-CP – HL: 15/11/2010)

Theo nguyên tắc thận trọng này và theo hướng dẫn tại chế độ KT DN vừa và nhỏ thì Vốn góp kinh doanh phải được ghi nhận theo số góp thực tế bằng tiền, tài sản. kế toán không được ghi nhận số vốn góp theo VĐL trên giấy phép DKKD với số vốn chưa góp.

Doanh nghiệp A có nguồn vốn khỏang 5tỷ, ngày 25/10 doanh nghiệp A xuất bán 50 laptop trị giá là 500 triệu đồng. Doanh nghiệp A phải lập một khoản dự phòng đúng bằng trị giá của 50 cái máy tính đó (một khỏan dự phòng trị giá 500 triệu đồng) để phòng trường hợp khách hành trả lại do lỗi trục trặc kỹ thuật…

- Nội dung Nguyên tắc trọng yếu chỉ rõ kế toán phải thu thập, xử lý và cung cấp đầy đủ những thông tin có tính chất trọng yếu, còn những thông tin không mang tính chất trọng yếu, ít có tác dụng hoặc có ảnh hưởng không đáng kể tới quyết định của người sử dụng thì có thể bỏ qua.

 -  Đặc điểm Thông tin được coi là trọng yếu trong trường hợp nếu thiếu thông tin hoặc thông tin thiếu độ chính xác có thể làm sai lệch đáng kể Báo cáo tài chính, làm ảnh hưởng đến quyết định kinh tế của người sử dụng thông tin. Tính trọng yếu của thông tin được xem xét trên cả phương diện định lượng và định tính, nó phụ thuộc vào độ lớn và tính chất thông tin hoặc các sai sót kế toán được đánh giá trong hoàn cảnh cụ thể

Nguyên tắc này được kế toán vận dụng vào trong việc trình bày trên báo cáo tài chính. Những khoản mục có cùng nội dung, bản chất kinh tế, không phụ thuộc vào quy mô có thể gộp lại thành một khoản mục. Song bên cạnh đó, có những khoản mục quy mô nhỏ nhưng lại có nội dung, bản chất kinh tế riêng biệt, mang tính trọng yếu và phải được trình bày riêng biệt trên BCTT.

- Ví dụ. Trong Báo cáo tài chính của doanh nghiệp A một số khoản mục có cùng nội dung bản chất kinh tế được gộp vào một khoản mục và được giải trình trong Thuyết minh báo cáo tài chính. Chẳng hạn như: trong phần tài sản :Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển được gộp chung vào một khoản mục: Tiền và các khoản tương đương tiền; Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa, hàng gửi bán, hàng hóa kho bảo thuế…được gộp chung vào một khoản mục: Hàng tồn kho;…

“Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính của doanhnghiệp liên quan đến tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí phải được ghi sổ kế toán vào thời điểm phát sinh, không căn cứ vào thờiđiểm thực tế thu hoặc thực tế chi tiền hoặc tương đương tiền. Báo cáo tài chính lập trên cơ sở dồn tích phản ảnh tình hình tài chính của doanh nghiệp trong quák hứ, hiện tại và tương lai”.

“Báo cáo tài chính phải được lập trên cơ sở giả định là doanh nghiệp đang hoạt động liên tục và sẽ tiếp tục hoạt động kinh doanh bình thường trong tương lai gần, nghĩa là doanh nghiệp không có ý định cũng như không buộc phải ngừng hoạt động hoặc phải thu hẹp đáng kể quy mô hoạt động của mình. Trường hợp thực tế khác với giả định hoạt động liên tục thì báo cáo tài chính phải lập trên một cơ sở khác và phải giải thích cơ sở đã sử dụng để lập báo cáo tài chính.”

- Đặc điểm Giả thiết doanh nghiệp hoạt động liên tục liên quan đến việc phản ánh tài sản, thu nhập, chi phí của doanh nghiệp theo giá gốc không phản ánh theo giá thị trường. Mặc dù, giá thị trường của của những tài sản mà doanh nghiệp mua về có thể thay đổi theo thời gian. Giả thiết này được đặt ra với lập luận doanh nghiệp hoạt động liên tục nên tài sản được sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh và không được bán nên giá thị trường của tài sản là không phù hợp và không cần thiết để phản ánh. Nếu phản ánh tài sản theo giá thực tế, báo cáo tài chính của đơn vị chỉ phản ánh được tình hình tài chính của doanh nghiệp ở thời điểm hiện tại mà thôi. Nguyên tắc này còn làm cơ sở cho các phương pháp tính hao mòn để phân chia giá trị tài sản cố định vào các chi phí hoạt động của doanh nghiệp theo thời gian hoạt động của nó. Trường hợp, khi doanh nghiệp chuẩn bị bán, sát nhập, giải thể…thì nguyên tắc hoạt động liên tục sẽ không được vận dụng vào việc lập báo cáo tài chính. Ở đây, các tài sản của doanh nghiệp sẽ phản ánh theo giá thị trường.

- Ví dụ: Tại một doanh nghiệp M hoạt động sản xuất: Khi nhập một máy X trị giá 55 triệu đồng trong đó thuế GTGT là 5 triệu đồng, chi phí vận chuyển là 5,5 triệu đồng.chi phí chạy thử là 2,2 triệu đồng (chi phí đó bao gồm cả thuế GTGT). Thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ. Máy X được định rõ là khấu hao hết trong 5 năm hoat động liên tục. Trường hợp doanh nghiệp M đang hoạt động bình thường, thì theo nguyên tắc hoạt động liên tục báo cáo tài chính được ghi nhận tài sản theo giá gốc. Như vây ta có: Nguyên giá máy X = 55/1,1 + 5,5/1,1 + 2,2/1,1 = 57 (triệu đồng) Trường hợp sau 2 năm sử dụng máy X thì doanh nghiêp M có nguy cơ bi phá sản, khi đó phần còn lại sau khi bi khấu hao là: (5,5/1,1 : 5)*3 =30 (triệu đồng) Khi đó, trong bản báo cáo tài chính sẽ ghi giá của máy X là: Nguyên giá máy X = 30 + 5,5/1,1 + 2,2/1,1 = 37 (triệu đồng).