15 Thủ thuật Excel thông dụng nhất 2020

Excel là một trong những phần mềm được sử dụng rộng rãi ở khắp mọi nơi. Do đó nếu bạn sử dụng Excel thành thạo và nhanh chóng sẽ giúp ít rất nhiều trong công việc của bạn. Dưới đây là 15 thủ thuật Excel thông dụng nhất dành cho bạn.

15 Thủ thuật Excel thông dụng nhất 2020

1. Mở nhiều bảng tính Excel cùng một lúc

Thay vì chỉ mở từng bảng tính Excel khi có nhiều tệp tin cần giải quyết, bạn có thể mở nhiều bảng tính Excel cùng một lúc. Để làm được như vậy, bạn chọn các tệp tin muốn mở và nhấn phím Enter, tất cả các bảng tính sẽ được mở đồng thời.

Mở nhiều bảng tính Excel

2. Sử dụng tính năng Flash Fill để tự động điền dữ liệu trong nháy mắt. 

Điểm thông minh của tính năng này là bạn có thể xem trước được kết quả, bạn chỉ cần nhập dữ liệu vào cột theo đúng quy luật. Trong ví dụ này, chúng tôi đã nhập Smith, rồi nhập North. Excel khi đó sẽ đưa ra đề xuất cho các ô còn lại. Nếu dữ liệu được điền vào đã phù hợp với ý của bạn, hãy nhấn Enter và bạn có thể tiếp tục.

Chức năng Flash Fill

3. Tính tổng mà không cần sử dụng công thức

Đây là một mẹo hữu ích cho bảng: Thêm Hàng Tổng mà không cần viết công thức. Chỉ cần bấm vào vị trí bất kỳ bên trong bảng Excel. Sau đó, nhấn Ctrl+Shift+T và Excel sẽ thêm Hàng Tổng vào dưới cùng

Tính tổng mà không cần dùng công thức

4. Cách thêm một đường chéo trong ô

Khi tạo một danh sách hàng hóa hay vật tư, bạn có thể sẽ cần tạo một đường chéo để chia các thuộc tính khác nhau cho hàng và cột. Bạn làm như sau: Tại ô muốn kẻ đường chéo, bạn nhấn chuột phải và chọn Format Cell > nhấn vào tab Border, sau đó nhấn vào nút đường chéo như hình dưới đây.

Thêm đường chéo trong Excel

5. Biến vùng dữ liệu thành bảng giúp nổi bật dữ liệu hiện có

Bạn muốn biến các ô dữ liệu gốc bình thường thành một bảng Excel chính thức? Bấm vào bất cứ đâu bên trong dữ liệu, rồi nhấn Ctrl+T.

Bảng cung cấp tất cả các chức năng hữu ích, tô màu các dòng và thêm nút Filter. Ngoài ra, bảng cũng trông đẹp hơn.

Biến vùng dữ liệu thành bảng

6. Tìm kiếm chức năng, hãy sử dụng Tell me!

Bạn đã sử dụng một tính năng Excel nhất định trước đây ... nhưng bạn không thể nhớ nó ở đâu. Không vấn đề gì, Tell Me có thể giúp!

Chỉ cần nhấp vào hộp có nhãn Hãy cho tôi biết bạn muốn làm gì (Ask me) và bạn đã có thể tìm kiếm một nút, menu, chức năng, bất cứ điều gì bạn muốn. Trong ví dụ này, chúng tôi đã tìm kiếm "Freeze Panes" để tìm nút cho các cột và hàng đóng băng. Bạn sẽ tìm kiếm cái gì?

Sử dụng chức năng Tell me để tìm kiếm

7. Di chuyển và sao chép dữ liệu trong ô một cách nhanh chóng

Để di chuyển dữ liệu từ một cột trong bảng tính thì cách nhanh nhất đó là chọn cột dữ liệu đó, sau đó đặt con trỏ chuột đường biên vùng ô được chọn cho tới khi nó chuyển sang biểu tượng mũi tên như hình dưới đây thì bạn kéo dữ liệu sang cột khác. Còn nếu bạn muốn sao chép dữ liệu thì hãy nhấn Ctrl trước khi kéo dữ liệu để di chuyển, cột mới sẽ sao chép toàn bộ dữ liệu được chọn.

Di chuyển và sao chép dữ liệu nhanh chóng

8. Xóa ô dữ liệu trống một cách nhanh chóng

Vì nhiều lý do mà một số ô trong bảng tính sẽ bị bỏ trống. Nếu bạn cần xóa những ô này để duy trì độ chính xác của các dữ liệu khác - đặc biệt là khi tính toán giá trị trung bình thì cách nhanh nhất là lọc ra các ô trống và xóa chúng chỉ với một cú nhấp chuột. Để làm được như vậy, bạn chọn cột muốn lọc và vào Data->Filter. Khi đó, một trình đơn sổ ra, bạn bỏ chọn Select All và chọn Blank. Tất cả các ô trống sẽ được hiển thị ngay lập tức. Bạn quay trở lại và nhấn Delete để xóa các ô trống này.

Xóa ô dữ liệu trống nhanh chóng

9. Tìm kiếm với Will Card

Có thể bạn đã biết cách nhấn phím tắt Ctrl + F để tìm kiếm nhưng nếu bạn không chắc chắn về kết quả tìm kiếm thì có thể sử dụng tìm kiếm mơ hồ.
Bạn có thể sử dụng dấu ? để thay thế cho một chữ mà bạn không nhớ chính xác trong một chuỗi dữ liệu mà bạn muốn tìm.
Chẳng hạn, bạn cần tìm ô có nội dung Van.vn nhưng lại không nhớ rõ liệu đó là Van.vn hay Val.vn thì bạn có thể thêm dấu ? vào vị trí không nhớ: Va?.vn.
Bên cạnh đó, bạn cũng có thể sử dụng dấu * để thay cho một cụm từ mà bạn không nhớ, chẳng hạn bạn không rõ là Van.vn hay Van.com thì có thể tìm kiếm dạng Van.*.

Tìm kiếm với Will Card

10. Để xoay hoặc không xoay (PivotTable)

Giả sử, bạn nhận được báo cáo có dữ liệu nhưng bạn không thể tạo PivotTable do dữ liệu đã bị xoay. Các bước sau đây sẽ giúp bạn bỏ chế độ xoay dữ liệu:

  • Chọn dữ liệu của bạn, bấm Data > From Table/Range > OK để tạo bảng.
  • Khi Query Editor mở ra, nhấn và giữ phím CTRL để chọn các cột mà bạn muốn bỏ xoay.
  • Đi đến Transform > Unpivot Columns > Only selected columns.
  • Đi đến Home > Close & Load để đặt dữ liệu chưa xoay vào một trang tính mới trong Excel.

Giờ bạn có thể tạo PivotTable của riêng mình.

Pivot Table

11. Trực quan hóa, gắn liền với Data Bars (Thanh Dữ liệu)

Bạn muốn truyền đạt số một cách trực quan? Thanh Dữ liệu có thể hữu ích.

Chọn vùng dữ liệu, rồi đi đến Home > Conditional Formatting > Data Bars và chọn bảng phối màu.

Thanh dữ liệu (Data Bars)

12. Slice data (Cắt dữ liệu) theo cách bạn muốn

Slicer là các nút cho phép bạn lọc dữ liệu dễ dàng.

Chọn vùng dữ liệu trong bảng hoặc PivotTable, rồi đi đến Insert > Slicer. Chọn cột bạn muốn lọc dữ liệu. Khi hoàn tất, bạn có các nút thuận tiện để lọc.

Slice data (Cắt dữ liệu)

13. Lập biểu đồ cho dữ liệu của bạn: thật dễ dàng với ALT+F1

Chọn ô bất kỳ trong phạm vi dữ liệu của bạn, rồi nhấn Alt+F1. Nhìn xem! Giờ bạn đã có một biểu đồ!

Lập biểu đồ nhanh chóng với ALT + F1

14. Sử dụng hàm IFS cho những bài toán phân tích

Khi bạn cần một công thức để thực hiện nhiều tính toán "nếu thế này thì thế kia", hãy sử dụng hàm IFS. Hàm IFS đánh giá nhiều điều kiện để không yêu cầu công thức lồng. Trong ví dụ này, hàm IFS tìm một ô trong cột Điểm và tùy vào giá trị điểm, sẽ hiển thị điểm bằng chữ.

Hàm IFS sẵn dùng trong phiên bản mới nhất của Excel for Office 365.

Sử dụng hàm IFS cho những bài toán phân tích

15. Thiết lập giá trị hợp lệ cho ô

Để duy trì tính hợp lệ của dữ liệu, đôi khi bạn cần thiết lập giá trị hợp lệ cho ô dữ liệu đầu vào. Ví dụ, khi thực hiện một cuộc khảo sát, bạn chỉ lấy dữ liệu của những người có độ tuổi từ 18 đến 60 tuổi. Để đảm bảo rằng dữ liệu ngoài độ tuổi này không được nhập vào, bạn vào Data->Data Validation->Setting để nhập các điều kiện dữ liệu, sau đó chuyển sang Input Message để nhập thông báo nếu nhập dữ liệu ngoài khoảng trên, chẳng hạn bạn có thể nhập như sau: "Vui lòng nhập vào tuổi từ 18 đến 60".

Thiết lập giá trị hợp lệ cho ô

Trên đây là 15 Thủ thuật Excel hay và cực hữu ích mà bạn nên nắm rõ và học cách sử dụng thành thạo để giúp tiết kiệm thời gian, công sức và đẩy nhanh tiến độ công việc. Chúc các bạn thành công.

Ngày:21/07/2020 Chia sẻ bởi:

CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM