Name Box là gì? Cách trình bày văn bản trong Excel đẹp như Word.

Khi bạn chọn một ô nào đó trong Excel thì ô Name Box sẽ hiện địa chỉ của ô đó.

Nhớ là ô Active chứ không phải Selection nha. Bạn có thể phân biệt 2 khái niệm đó đơn giản như sau:

• Ô B2 là ô đang Active.
• Vùng B3:F12 là vùng đang Selection.

Bạn có thể Select 1 ô hoặc một vùng nào đó bằng cách gõ trực tiếp địa chỉ mà bạn muốn chọn vào trong Name Box.

Không những chỉ có thể chọn 1 ô hoặc 1 vùng, mà bạn cũng có thể chọn nhiều vùng bằng bằng Name Box. Các vùng cách nhau bởi dấu phẩy.

Đây là một trong những cách mà bạn thường sử dụng để đặt tên nhanh cho một vùng dữ liệu nào đó. Bạn có thể làm được điều đó bằng cách quét chọn vùng mà bạn muốn đặt tên sau đó di chuyển chuột lên ô Name Box và nhập tên bạn muốn.

Bạn có thể làm được điều đó bằng cách gõ vào ô Name Box như sau:

Vận dụng điều này để chèn hoặc xoá các hàng hay cột một cách nhanh chóng.

Nếu chỉ muốn chọn 1 cột hay 1 hàng nào đó bạn có thể làm gõ vào Name Box.

VD như chọn hàng 8 (gõ 8:8), chọn cột D (gõ D:D)

Một tính năng nữa mà bạn có thể làm với Name Box là đặt tên cho các đối tượng trong Excel, ví dụ như các hình Shapes hay Chart,…

Ngoài ra, bạn cũng có thể gõ tên Macro vào Name Box để tới với Macro đó trong trình soạn thảo VBA.

Bước 1: Thiết lập  vùng in

Bước đầu tiên và cũng là quan trọng nhất khi thực hiện việc trình bày một mẫu hợ p đồng, tờ trình,… trên Excel là bạn phải thiết lập trước vùng sẽ chứa nội dung bạn muốn in ra, bạn vào Page Setup trong thẻ Page Layout để thiết lập vùng in.

Bước 2: Chỉnh lại vùng in

Ở bước này bạn chỉnh lại các thông  số cho vùng in như kích cỡ, khổ giấy, các lề,…

Bước 3: Trộn ô và căn đều 2 bên cho văn bản

Excel được thiết kế với những ô tính (gọi là Cell), khi bạn gõ 1 đoạn văn bản vào trong 1 Cell, nếu chiều dài của đoạn văn bản đó lớn hơn độ rộng của cột thì đoạn văn bản đó sẽ tràn sang Cell khác, để cho đoạn văn bản đó nằm trọn trong 1 Cell thì hoặc là bạn tăng độ rộng, độ cao của Cell đó hoặc là bạn thực hiện việc Merge các Cell lại với nhau và kết hợp với Wrap text (Alt + =) để xuống dòng trong 1 Cell.

Sau khi đã hoàn thành 2 bước trên, thì ở bước này ta sẽ thực hiện căn chỉnh văn bản. Ở đây mình xin lấy một mẫu hợp đồng lao động để làm VD, với những đoạn văn bản dài như ở điều 5 và điều 6 trong hợp đồng này, nó tràn ra ngoài vùng in mà ta đã thiết lập ban đầu.

• Bạn cần Merge với độ rộng bằng đúng độ rộng của vùng in đã thiết lập, còn số dòng bạn muốn Merge thì tuỳ vào độ dài của đoạn mà bạn muốn hiển thị (bạn ấn Wrap text để kiểm tra cho phù hợp).
• Bạn chọn ô vừa Merge, sau đó mở hộp thoại Format Cell (Ctrl + 1) và chuyển sang Tab Alignment. Trong phần Horizontal bạn tìm tới Justify, lúc này bạn sẽ thấy các dòng văn bản trong ô bạn chọn đã được căn lề 2 bên.

Qua các bước thiết lập trên, thì thành quả cho bạn là 1 trang in đẹp không khác mấy so với khi chúng ta trình bày trong Word. Trong công việc thì nhiều khi đòi hỏi chúng ta phải gửi các biểu mẫu, giấy xác nhận công nợ phải thu, phải trả, hay như trong VD này là hợp đồng lao động cho một danh sách đối tượng.

Chúc các bạn thực hiện thành công!