VBA là gì? VBA trong Excel giúp ích gì cho công việc của bạn?

VBA là gì? VBA trong Excel giúp ích gì cho công việc của bạn? Là câu hỏi mà không phải ai cũng biết được câu trả lời chính xác. Hãy đọc bài viết dưới đây do eLib biên soạn để tìm cho mình được câu trả lời chính xác nhất nhé.

VBA là gì? VBA trong Excel giúp ích gì cho công việc của bạn?

1. Lý do bạn cần biết VBA

Trước đây tôi là một người không biết gì về VBA. Khi ấy tôi rất sợ khi tiếp cận những file có cảnh báo là có liên quan tới VBA. Thậm chí tôi đã từng nghĩ “sẽ không bao giờ dùng hay học về VBA”. Bởi với tôi lúc ấy, chỉ cần dùng các hàm, các công cụ có sẵn trong Excel là đủ rồi. Cho tới khi tôi gặp phải những vấn đề:

Ngày nào cũng phải làm đi làm lại 1 việc khiến tôi bị mất thời gian mà lại cảm giác rất nhàm chán.
Khi file Excel chứa quá nhiều công thức và dữ liệu lớn, việc tính toán trở nên rất chậm chạp.
Gặp khó khăn khi làm báo cáo: báo cáo chứa nhiều công thức và cách trình bày không được đẹp
Dữ liệu từ nhiều file excel phải copy paste 1 cách thủ công vào 1 file tổng hợp để làm báo cáo.

Để khắc phục những điều này, bắt buộc chúng ta phải dùng tới VBA.

2. Định nghĩa về VBA

VBA (Visual Basic for Applications) là ngôn ngữ lập trình của Excel nói riêng và các ứng dụng khác của Microsoft Office nói chung.

Ngôn ngữ lập trình là là hệ thống những câu từ hoặc ký hiệu trung gian do con người viết nhằm “ra lệnh” cho máy tính làm điều mình muốn. Hiện nay, có rất nhiều ngôn ngữ lập trình khác nhau: pascal, Fox, VB, C++,  … Nó giống như trên thế giới loài người có nhiều ngôn ngữ khác nhau.

Lập trình VBA trong Excel là việc viết ra các dòng/ câu lệnh để máy tự động thực hiện những thao tác người dùng muốn làm trong Excel. Vì vậy, khi muốn thực hiện một chức năng nào đó, ta chỉ cần gọi câu lệnh đã được lập trình sẵn bằng VBA thì Excel tự động thực hiện các thao tác đó một cách nhanh chóng và tiết kiệm rất nhiều thời gian so với việc thao tác thủ công bằng tay trên Ecxel. Ngoài ra, VBA trong Excel còn cho phép người dùng tạo các nút lệnh, các trường nhập liệu cơ bản để người sử dụng dễ dàng và thuận tiện khi thực hiện các thao tác.

Phần lớn người đi làm vẫn sử dụng Excel để xử lý dữ liệu và phân tích báo cáo mặc dù ngày nay, hầu hết các doanh nghiệp đều đã xây dựng và phát triển những hệ thống phần mềm kế toán và quản trị rất tốt như Oracle, SAP, … hoặc các ngân hàng sử dụng Core Banking như T24, Flexcube, …. Chính vì vậy, VBA trong Excel là một trong những công cụ cực kỳ hữu hiệu nâng cao năng suất làm việc của người đi làm trong thời buổi công nghệ ngày nay.

Cụ thể như Kế toán hàng tháng phải tổng hợp dữ liệu và đối chiếu số liệu chi tiết từ file xuất từ hệ thống với Sổ Cái bằng các thao tác xuất dữ liệu, copy dữ liệu và dán dữ liệu vào một file Excel tổng hợp cố định; sau đó, chỉnh định dạng dữ liệu, đặt các công thức tính toán cố định để lên Bảng tổng hợp cuối tháng. Nếu bạn dùng Excel thông thường với kỹ năng xử lý dữ liệu thuần thục thì ít nhất sẽ mất 30 phút. Tuy nhiên, với VBA, tất cả những thao tác cố định lặp đi lặp lại này sẽ được Excel tự động thực hiện trong vòng vài giây. Nếu đây là một chuỗi các thao tác hàng tháng bạn phải làm thì một năm bạn đã tiết kiệm được ít nhất 5 tiếng cho công việc tổng hợp dữ liệu này.

Chinh vì vậy, nếu ví ngôn ngữ lập trình như phương tiện giao thông thì Excel như chiếc xe đạp và VBA như chiếc xe máy. Chúng ta sẽ giảm hiểu được những thao tác thủ công thay bằng việc tự động hóa nhằm tăng năng suất làm việc. Từ đó, bạn có thể đi sâu vào việc phân tích và đưa ra các giải pháp có ích cho doanh nghiệp. Đây chính là lợi ích mà hầu hết người đi làm và nhà quản trị mong muốn từ những công cụ hỗ trợ trong công việc.

3. Một số ví dụ ứng dụng VBA trong công việc

Khi mới học VBA, tôi cũng chưa biết nhiều về những lợi ích có thể đạt được. Lúc ấy tôi chỉ nghĩ rằng mình có thể khiến file Excel trở thành 1 phần mềm nhỏ, giống như những phần mềm mà tôi đã gặp.

Trong VBA, bạn có thể tạo ra chức năng đăng nhập bằng tài khoản để mở file Excel. Thật thú vị phải không nào! thử tưởng tượng rằng bạn có thể cho phép nhiều người cùng sử dụng file excel của bạn, mà mỗi người có 1 tài khoản khác nhau, mỗi tài khoản đăng nhập vào lại xem được những phần khác nhau trong file Excel đó. Đó là điều mà Excel thông thường không dùng VBA không thể làm được.

Ẩn / hiện các Sheet một cách linh hoạt. Với những file Excel có rất nhiều Sheet, việc di chuyển giữa các Sheet trở nên rất khó khăn. Ước gì mình có thể làm việc với file có nhiều Sheet mà chỉ như file có 2-3 Sheet thôi nhỉ? Bạn có từng nghĩ như vậy không? VBA có thể biến điều ước của bạn thành hiện thực đó. Bằng việc có thể kết hợp đồng thời thao tác Chọn Sheet + Ẩn / hiện Sheet, bạn hoàn toàn có thể linh hoạt trong việc:

Làm việc với Sheet nào thì mở ẩn Sheet đó ra.
Khi không cần làm việc nữa, sẽ tự động ẩn Sheet đó đi.

Tự động hóa các báo cáo bằng VBA. Chỉ với 1 cú click chuột, toàn bộ báo cáo phức tạp của bạn đã được cập nhật hoàn toàn tự động! Đây không phải là lời quảng cáo của 1 phần mềm, mà bạn hoàn toàn có thể tự làm được điều này trong Excel khi kết hợp với VBA. Bạn có thể khiến chức năng Advanced Filter – một công cụ trích lọc dữ liệu rất mạnh trong excel – trở nên tự động mỗi khi bạn thay đổi điều kiện báo cáo. Khi đó toàn bộ kết quả báo cáo sẽ được cập nhật lại theo điều kiện mới.

Tự động lọc danh sách không trùng. Bạn cũng có thể tự động hóa cho các thao tác lọc danh sách không trùng bằng Advanced Filter, hay Remove Duplicates. Bằng cách ghi lại các thao tác này với chức năng Record Macro, bạn đã có thể dễ dàng có được các đoạn mã code trong VBA. Chỉ cần 1 click chuột để chạy đoạn mã đó, danh sách của bạn đã được tự động lọc bỏ các giá trị trùng.

Tự động thay đổi hình ảnh theo tên được chọn trong 1 danh sách. Bạn có 1 danh sách nhân sự cấp dưới. Bạn muốn tra cứu thông tin của họ, bao gồm cả thông tin và hình ảnh. Mỗi khi chọn tên 1 người, lập tức những thông tin liên quan tới người đó tự động được hiện ra. Những điều này hoàn toàn có thể làm được khi bạn biết cách dùng VBA

Bạn muốn giảm bớt các công thức trong file mà vẫn giữ nguyên được kết quả? Điều này tưởng khó khăn nhưng hóa ra lại hết sức đơn giản khi bạn chỉ cần vài đoạn code ngắn trong VBA. Việc này sẽ giúp file Excel của bạn trở nên gọn, nhẹ hơn rất nhiều mà không làm thay đổi chức năng vốn có của nó.

Bạn phải trích xuất dữ liệu từ Excel ra PDF mà có quá nhiều trang, có thể tự động việc này được không? Câu trả lời là “có”. Với VBA, những thao tác như in ấn, trích xuất, lưu trữ… hoàn toàn có thể được thực hiện một cách tự động chỉ với 1 cú click chuột. Thay vì mất hàng giờ để trích xuất / in ấn tài liệu theo từng trang, giờ đây bạn chỉ cần viết 1 đoạn mã và để Excel tự động làm việc đó cho bạn. Bạn đã tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức phải không nào.

Gộp nhiều file vào 1 file. Thay vì phải copy paste từng file Excel, bạn hãy nghĩ tới việc có thể để Excel tự làm việc này cho bạn. Bấm 1 nút, dữ liệu ở hàng trăm file Excel sẽ được tự động gộp lại vào 1 file duy nhất. Điều này quả là rất tuyệt vời phải không?

Và còn rất, rất nhiều lợi ích khác nữa mà khó có thể liệt kê hết ra trong khuôn khổ bài viết này. Một khi bạn đã mở ra được cánh cửa VBA, những điều phía sau đó là KHÔNG GIỚI HẠN, tùy vào khả năng sáng tạo của bạn. Vậy bạn còn chờ gì nữa, hãy học VBA ngay thôi nào! Chúc các bạn thực hiện thành công!

Ngày:13/08/2020 Chia sẻ bởi:

CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM