5 phương pháp tận dụng công nghệ để gắn kết nhân viên

Gắn kết nhân viên (Employee Engagement) tại nơi làm việc là vấn đề nghiêm túc đáng quan tâm của nhà quản lý, bao gồm cả việc giúp họ gắn kết với công việc và đoàn kết, thân thiết hơn với nhau.

Một nghiên cứu của Gallup năm 2015 đã chỉ ra các con số khó tin:

• Chỉ có 30% nhân viên nói rằng họ đã dành tâm sức của mình vào công việc. Hơn 50% nhân viên không cảm thấy sự gắn kết và gần 20% còn lại thừa nhận họ đã chủ động tách rời bản thân với công việc.
• Các cuộc điều tra khác cũng chỉ ra rằng chỉ có 25 - 35% lực lượng lao động trên khắp Hoa Kỳ đang sở hữu sự gắn kết cá nhân với công việc.

Ngày càng rời xa công việc thực sự là một dịch bệnh thầm lặng.

Tuy nhiên, luôn có một lối thoát dành cho các nhà lãnh đạo thông minh và hiện đại. Tăng cường sự gắn kết của nhân viên thông qua việc sử dụng công nghệ là chiến lược bạn hoàn toàn có thể áp dụng.

Sự gắn kết không gì khác hơn là thước đo mức độ cảm xúc mà chủ thể dành cho một đối tượng khác. Theo Forbes, sự gắn kết của nhân viên "là sự cam kết về mặt cảm xúc mà nhân viên dành cho tổ chức và các mục tiêu của nó".

Sự gắn kết này khiến nhân viên đi làm không chỉ bởi tiền lương và chế độ phúc lợi hàng đầu, mà còn bởi họ tin tưởng vào sứ mệnh của công ty và muốn công ty thành công nhất có thể.

Và nhân viên đó muốn có tiếng nói hơn trong kinh doanh, họ luôn coi bản thân là một phần của đội nhóm làm việc hướng tới mục tiêu chung; và điều quan trọng nhất, họ cần cảm thấy là thành viên có giá trị của công ty chứ không phải một công cụ tạo ra lợi nhuận.

Trước hết, phải khẳng định rằng công nghệ không làm ảnh hưởng tiêu cực đến năng suất như nhiều công ty đang lo ngại.

Vấn đề ở đây không phải là một chiếc smartphone với các ứng dụng và trò chơi sẽ làm mất thời gian của nhân viên, mà là tư duy và tâm lý của con người. Nếu một nhân viên chán nản với công việc, họ sẽ luôn tìm được những cái cớ khác nhau để rời xa công việc.

Bây giờ đã đến lúc đề cập đến 5 phương pháp tận dụng công nghệ để tăng cường sự gắn kết của nhân viên. Những cách thức này đều được rút ra sau một thời gian dài nghiên cứu dựa trên thực tiễn.

Giống như “cỗ máy” cơ thể người, công việc sẽ được vận hành tốt hơn khi mang tính chất linh hoạt. Chế độ làm việc theo giờ linh hoạt (flexible working hours) và làm việc từ xa (remote working) ngày càng trở thành xu hướng được đón nhận.

Báo cáo của Forrester Research năm 2010 cho biết số lượng người Mỹ làm việc từ xa là 34 triệu. 6 năm sau, con số thống kê đã lên tới 63 triệu - một sự gia tăng đột phá.

Tại sao không chỉ Mỹ mà cả thế giới lại hào hứng với xu hướng này?

Theo khảo sát của PGi Telework Week, 82% người lao động được làm việc từ xa khẳng định họ ít bị căng thẳng hơn, trong khi 80% sở hữu tinh thần tốt hơn và 69% bỏ lỡ ít ngày làm việc hơn.

Điều đáng nói ở đây là bạn nên khuyến khích nhân viên cộng tác với nhau bằng công nghệ, kể cả là làm việc từ xa. 3 lợi ích dễ thấy nhất thuộc về doanh nghiệp của bạn là:

• Cho thấy doanh nghiệp tin tưởng vào nhân viên như thế nào
• Khiến nhân viên hạnh phúc hơn, có động lực hơn và làm việc hiệu quả hơn
• Cắt giảm overhead costs (chi phí sản xuất chung - tất cả các chi phí phát sinh tại công ty mà không phải là chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí tiền lương trực tiếp)

Ngày nay, việc cộng tác và truyền thông nhằm cập nhật thông tin tức thời cho các dự án không hề khó khăn nữa. Sử dụng công nghệ và giao tiếp trực tuyến cũng giúp nhân viên luôn có thể gắn kết với công việc bất kể họ đang ở đâu.

Một số công cụ công nghệ tiềm năng bạn có thể cân nhắc dùng cho việc cộng tác:

• Chia sẻ tập tin: Không phải theo cách bất hợp pháp mà là bạn sử dụng các ứng dụng cho phép lưu trữ dung lượng lớn và chi phí rẻ như Dropbox, Google Drive,... Hãy yên tâm rằng mọi thứ đều an toàn, chưa kể tới việc dữ liệu được sao lưu trên đám mây dễ dàng lấy lại.
• Kho tài nguyên chung: Tạo một kho lưu trữ tài nguyên nơi nhân viên của bạn có thể tự mình tìm thấy tất cả thông tin họ cần - một trung tâm tự truy cập để đào tạo và phát triển. Công nghệ này giúp tất cả mọi người đạt được sự thống nhất trong dữ liệu làm việc.
• Công cụ quản lý công việc và dự án: Điển hình như Trello, Asana, Jira,... của thế giới và tại Việt Nam là Wework. Các phần mềm này này cho phép bạn tạo lập, sắp xếp, chia sẻ thông tin và giám sát các nhiệm vụ, dự án trong đội nhóm. Các cuộc trò chuyện, trao đổi cũng được diễn ra trên hệ thống với hiệu quả thậm chí còn tốt hơn lúc gặp mặt trực tiếp.

Một vấn đề quan trọng trong doanh nghiệp là tạo ra đủ động lực để con người muốn đầu tư thời gian và công sức cần thiết vào công việc. Khi game hóa làm cho các hoạt động thực tế hàng ngày trở nên hấp dẫn hơn, nhân viên của bạn sẽ tự tạo được sự gắn kết.

Một số cách thức game hoá bạn dễ dàng áp dụng cho nhân viên:

• Tạo 1 to-do list mỗi ngày và chinh phục nó
• Trao phần thưởng bí ẩn cho nhân viên xuất sắc
• Cùng đồng nghiệp “xử phạt” khi chậm deadline
• Tạo cuộc đua trong quy mô đội nhóm nhỏ

Tất cả các cách thức trên đều được triển khai dễ dàng và tăng độ hấp dẫn với sự trợ giúp của công nghệ.

Ví dụ, nhân viên của bạn hoàn toàn có thể tạo to-do list hằng ngày bằng việc viết ra giấy và dùng bút màu highlight những đầu việc đã làm xong. Nhưng các thao tác thủ công sẽ sớm làm họ chán nản, từ việc luôn cần cầm theo giấy bút, liệt kê những đầu việc lặp lại hằng ngày cho tới công đoạn ngồi thống kê số lượng.

Thay vào đó, giả sử nhân viên của bạn tận dụng phần mềm quản lý công việc của công ty - một hệ thống có tới 3 giao diện Checklist, Kanban và Gantt chart rất bắt mắt, có thể cài đặt công việc lặp lại hằng ngày, lập báo cáo số lượng và tiến độ tự động. Hệ thống này hỗ trợ cả cảnh báo khi chậm deadline và so sánh giữa các thành viên với nhau. Thoạt nghe thôi chẳng phải đã thấy cuộc chơi rất hấp dẫn hay sao?

Hay như các phần thưởng bí ẩn, chắc hẳn bạn đã biết tới gameshow truyền hình "Chiếc nón kỳ diệu". Bạn muốn áp dụng nó nhưng lại không thể tự lắp đặt trang thiết bị trong văn phòng. Vậy hãy dùng đến công nghệ.

Hiện nay có rất nhiều ứng dụng hoặc website cho phép bạn thiết lập vòng quay online với mỗi ô là một nội dung tuỳ chọn, ví dụ như 1.000.000đ tiền mặt, một bữa trưa tại KFC, một chậu cây mới, một tràng pháo tay, ô mất lượt,... Chắc chắn nhân viên nào cũng phấn đấu để có cơ hội trở thành "người chơi" của vòng quay may mắn này.

Lồng ghép yếu tố trò chơi giúp nhân viên của bạn hào hứng hơn nhiều lần, mặc dù nội dung công việc phải làm vẫn giữ nguyên như trước. Tuy nhiên, để game hoá mang lại kết quả như mong đợi, điều quan trọng trước tiên là bạn phải đánh giá chiến lược nhân sự hiện tại, mục tiêu của bạn và nhu cầu của tổ chức. Chỉ đầu tư game hóa khi nó thực sự đáng giá.

Đã đến lúc đề cập đến thiết bị thông minh - các công cụ làm việc quá đỗi quen thuộc ngày nay, góp phần to lớn kết nối con người với công nghệ.

Đầu tiên, đây là một số thống kê chính từ Cisco Connected Tech Report:

• Phần lớn các chuyên gia sử dụng 2-3 thiết bị công việc và cá nhân trong cuộc sống hàng ngày của họ.
• 60% số người được hỏi lựa chọn một thiết bị khác ngoài laptop cho cả mục đích công việc và sử dụng cá nhân.
• 70% chuyên gia nhân sự nghĩ rằng nhân viên thế hệ Y (sinh từ năm 1980 đến 1998) hoạt động nhanh hơn nếu họ được phép sử dụng thiết bị di động thay vì máy tính để bàn.

Những thống kê này nói rằng thiết bị cá nhân cần được đưa thành ưu tiên của bạn tại thời điểm này. Vì vậy, hãy áp dụng văn hoá BYOD (Bring your own devices - Mang theo thiết bị của riêng bạn) vào công ty bạn để trao cho họ quyền tự chủ làm việc theo cách họ muốn tại không gian, thời gian họ muốn.

Nhờ BYOD, nhân viên của bạn sẽ kết nối chặt chẽ hơn với công việc chứ không chỉ riêng 8 tiếng/ngày tại văn phòng, từ đó nảy sinh mối quan hệ gắn kết. Về lâu dài, những lợi ích nhỏ này chính là nền tảng của cải tiến lớn, ví dụ như xây dựng văn hoá làm việc theo giờ linh hoạt (flexible working hours).

43% nhân viên cho rằng một trong những sai sót lớn nhất trong công ty là không công nhận thành quả của nhân viên.

Hiểu được điều đó, nhiều công ty thông minh đã áp dụng chính sách ghi nhận, khen thưởng thành tích cho nhân viên.

Nhà lãnh đạo lý tưởng của tương lai cần thiết phải ghi nhận phản hồi và đưa ra lời đánh giá / khen ngợi / phê bình nhân viên theo thời gian thực. Nếu nhân viên của bạn phải đợi tới cuối năm để được tuyên dương sự bứt phá trong tháng 1, rất có thể họ sẽ quên khuấy đi và chán nản với việc chờ đợi. Tệ hại hơn nữa, họ có thể xin nghỉ việc trước khi có cơ hội được xướng tên.

Thay vào đó, bạn có thể chia nhỏ chính sách khen thưởng của công ty thành từng mức độ ngắn hạn hơn, ví dụ như giải thưởng hằng tháng, hằng quý, 6 tháng và cả sự công nhận cho các thành tích đặc biệt vào bất cứ lúc nào.

Một số doanh nghiệp trên thế giới còn triển khai việc công nhận ngang hàng P2P (peer-to-peer). Đồng nghiệp cùng cấp trở thành người cổ vũ cho nhau và tạo ra mạng lưới gắn kết chặt chẽ, kể cả khi nhà quản lý quá bận rộn hoặc không quan tâm.

Vậy công nghệ có thể giúp gì cho sự công nhận này?

Công nghệ giúp bạn dễ dàng tạo một bài viết ghi nhận thành tích và gửi tới toàn thể nhân viên trong công ty theo thời gian thực. Những người khác có quyền tương tác (yêu thích, bình luận) ngay dưới bài đăng nhằm lan toả niềm vui và động lực cho cả hai bên. Bạn có thể tận dụng mạng xã hội sẵn có như Facebook, Zalo, Skype,... qua email hay chuyên nghiệp hơn là một Mạng truyền thông nội bộ dành riêng cho doanh nghiệp.

Salesforce Chatter cũng là công cụ hữu ích để đồng nghiệp ngang hàng gửi các phản hồi tích cực và lời khen lẫn nhau. Điều này giúp cho mỗi cá nhân đều cảm thấy có giá trị và được tôn trọng, kể cả những người có xích mích hoặc quan hệ không tốt với cấp trên.

Văn hóa công nhận thực sự là một sợi dây liên kết bền vững trong doanh nghiệp, đặc biệt đối với thế hệ Y - lực lượng lao động còn trẻ và luôn mong muốn được khẳng định bản thân.

Năm 2014, Bersin đã công bố Khảo sát xu hướng nguồn nhân lực toàn cầu. Đây là một nghiên cứu rất lớn với hơn 2500 người trả lời từ 90 quốc gia trên toàn cầu. Một trong những phát hiện quan trọng nhất là học tập trên thiết bị di động đang tạo ra diện mạo mới cho đào tạo nội bộ.

Học tập trên thiết bị di động và học trực tuyến đang thay đổi kỳ vọng của nhân viên. Với thế hệ Z (những người sinh từ năm 1999 - 2010) đang trong quá trình rèn luyện để sẵn sàng gia nhập lực lượng lao động, xu hướng này được dự báo sẽ ngày càng phát triển.

Nhân viên hiện đại có nhiều mối quan tâm hơn trước và họ cần cân bằng giữa công việc và chúng. Do đó, điều tuyệt vời là khi mỗi cá nhân được cấp quyền truy cập vào kho kiến thức và hoàn thành khoá đào tạo với thời gian và địa điểm linh hoạt.

Ngày nay, việc buộc chặt nhân viên vào bàn làm việc và các quy trình, thủ tục thủ công không còn phù hợp nữa. Thay vào đó, công nghệ có thể giúp bạn gắn kết nhân viên với nhau và với công việc theo cách linh hoạt, chân thực và bền vững hơn thế.

Mong rằng bạn có thể thử nghiệm và thành công với 5 phương pháp tận dụng công nghệ để tăng sự gắn kết của nhân viên (employee engagement) trên đây.