Những lưu ý khi tuyển dụng nhân sự

Một trong những yếu tố quyết định sự thành công của một doanh nghiệp là quá trình tuyển dụng nhân sự. Tuy nhiên không hẳn là nhà tuyển dụng nào cũng có kinh nghiệm để đảm bảo rằng việc tuyển dụng không gặp bất kỳ sai lầm nào.

Trên thực tế cho thấy rất nhiều công ty tuyển dụng nhân viên dựa trên các mối quan hệ quen biết từ trước nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí. Họ cho rằng những người quen biết thường đáng tin cậy và dễ hợp tác trong làm việc. Tuy nhiên hãy nhớ một điều rằng tuyển dụng nhân sự là để chọn người tài, phù hợp với công việc về phục vụ cho công ty, doanh nghiệp chứ không phải chọn người quen thân. Đôi khi chính những người bạn đặt niềm tin lại khiến bạn gặp khó khăn hơn trong phân công công việc cũng như tranh chấp lợi ích đi kèm. Vì vậy, với tư cách là một nhà tuyển dụng khách quan, bạn hãy đặt lợi ích của công ty lên hàng đầu để tìm những ứng viên phù hợp nhất.

Trước hết, bạn cũng nên nhận định rằng tuyển được người phù hợp từ công ty của đối thủ cạnh tranh là một chiến lược khôn ngoan. Bởi họ đã có kinh nghiệm và kỹ năng nhất định với công việc. Tuy nhiên, không phải người nào cũng là nhân viên phù hợp với văn hóa công ty, đáp ứng những yêu cầu công việc riêng của công ty bạn. Để tránh sai lầm này, nhà truyển dụng cần tìm hiểu kỹ năng lực thực sự của ứng viên, nhất là sự hiểu biết về kĩnh vực mà công ty đang theo đuổi. Điều này sẽ tránh cho công ty bạn tuyển dụng những nhân viên kém chất lượng và bị đào thải từ đối thủ cạnh tranh.

Đây là trường hợp phổ biến khi doanh nghiệp chỉ chăm chăm lấp đầy chỗ trống trong bộ máy tổ chức mà không thật sự hiểu biết về công việc đang cần tuyển dụng. Nhất là trong quá trình phỏng vấn, nếu nhà tuyển dụng không thể cung cấp những thông tin chính về vị trí công việc, chính sách công ty khi ứng viên đặt câu hỏi thì sẽ khiến ứng viên mất niềm tin vào chính công ty đó. Hãy thử nghỉ xem, liệu một ứng viên có sẵn sàng cống hiến sức lực và trí tuệ của mình cho một công ty mà không hiểu rõ công việc của mình, mà đại diện ở đây chính là nhà tuyển dụng. Vì vậy, để khắc phục tình trạng này, bạn cần phải cần phải xây dựng bản mô tả công việc, trong đó nêu rõ chức năng, nhiệm vụ, các công việc cụ thể cần thực hiện đối với từng vị trí cần tuyển dụng. Bảng mô tả càng chi tiết, cụ thể thì sẽ giúp bạn càng dễ dàng chọn ra ứng viên sáng giá và phù hợp với vị trí cần tuyển.

Hồ sơ xin việc chính là bản tóm tắt những kỷ năng, kinh nghiệm của ứng viên mà ở đó nhà tuyển dụng chỉ cần tìm hiểu cụ thể là có thể biết được hồ sơ nào phù hợp với vị trí tuyển dụng, hồ sơ nào không. Sẽ thật sai lầm nếu bạn cho rằng tất cả những gì ứng viên liệt kê trong hồ sơ đều là sự thật. Để tìm được những ứng viên sáng giá, bạn cần tìm hiểu về công việc, kinh nghiệm trước đây của họ thông qua công ty cũ, người quen biết.. để có những lời đánh giá sơ bộ về chuyên môn, trình độ, thái độ làm việc. Tất cả những thông tin này là vô giá và giúp bạn có thể đánh giá ứng viên một cách dễ dàng, nhanh chóng và chính xác nhất.

Không thể phủ nhận rằng những ứng viên có trình độ chuyên môn, bằng cấp tốt có những nền tảng nhất định để đáp ứng công việc. Tuy nhiên, nếu chỉ dựa vào tiêu chí này để xét tuyển thì công ty của bạn có thể sẽ bỏ qua những ứng viên thật sự có kinh nghiệm để hoàn thành tốt vị trí công việc cần tuyển. Bạn có biết xu hướng tuyển dụng hiện nay là coi trọng chất lượng, hiệu quả công việc chứ không phải là bằng cấp. Một số ứng viên có bề dày bằng cấp thường là những ứng viên thiếu kinh nghiệm thực tế vì họ phải dành phần lớn thời gian cho việc học hành hơn là xa chạm thực tế. Tuy nhiên, với một số lĩnh vực đòi hỏi chuyên môn cao thì bằng cấp đóng vai trò rất quan trọng, chứng tỏ ứng viên đủ trình độ để đảm nhiệm yêu cầu công việc. Vì vậy, giải pháp ở đây là trung hòa giữa kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm thực tế, từ đó tìm kiếm ứng viên phù hợp nhất với công việc cần tuyển.

Có nhiều nhà tuyển dụng thường mất khá nhiều thời gian để đi tìm một nhân viên hoàn hảo, đáp ứng tốt yêu cầu công việc. Tuy nhiên, điều này rất khó thực hiện, nếu không nói là bất khả thi. Bởi một người dù đã làm tốt công việc đến đâu đi chăng nữa thì cũng không tránh khỏi những lúc gặp phải sai lầm. Chính từ những trải nghiệm này mới khiến họ trở nên bản lĩnh và giàu kinh nghiệm trong xử lý và giải quyết công việc. Vì vậy, nếu tìm được một ứng viên có thể đáp ứng 70% yêu cầu đặt ra thì bạn nên cho họ cơ hội để bắt đầu thử việc. Đó cũng là thời gian để bạn kiểm tra và đánh giá chất lượng làm việc của nhân viên đó.

Quá trình tuyển dụng sẽ được rút ngắn thời gian, công sức hơn khi doanh nghiệp để nhân sự giỏi trực tiếp tuyển dụng một vị trí nào đó. Để người tìm việc làm gặp những nhân sự giỏi sẽ khiến tầm quan trọng của buổi phỏng vấn được nâng cao hơn. Điều này thể hiện sự chuyên nghiệp đầu tiên của quá trình tuyển dụng. Nhân sự giỏi là những con người chuyên nghiệp, nắm rõ công ty, nắm rõ những yêu cầu của vị trí đang tuyển dụng. Họ là những chuẩn mực của giao tiếp thông minh. Ở bước này, nhân sự giỏi như những bộ lọc giúp lọc ra những ứng viên phù hợp nhất.

Để tuyển được người tài, yêu cầu công việc không được quá đại khái. Nếu không ứng viên sẽ đánh giá thấp công việc và sự toàn tâm của họ cho công việc này sẽ xuống mức thấp nhất. Quá trình tuyển dụng hiệu quả là doanh nghiệp cần đề ra những tiêu chuẩn cao cho công việc. Ứng viên tốt sẽ cảm thấy bản thân có năng lực nếu đáp ứng được những yêu cầu mà nhà tuyển dụng đưa ra.

Nhà tuyển dụng cần đặt ra cho ứng viên những câu hỏi giúp nêu bật được những điểm mạnh của họ. Quá trình tuyển dụng cần tránh hỏi những câu hỏi hời hợt, thiếu tính khách quan sẽ làm ứng viên có cái nhìn không tốt về công ty, công việc, người tuyển dụng. Nhà tuyển dụng cần hỏi những câu hỏi mở, giúp gia tăng cảm xúc của người tìm việc. Hãy yêu cầu họ đưa ra một lý do tại sao công ty phải tuyển dụng họ.

Quá trình tuyển dụng trải qua nhiều bước và đây là một trong những bước quan trọng. Nhấn mạnh ưu điểm của công việc không có nghĩa nhà tuyển dụng vẽ ra những thứ viễn vông, hứa hẹn với ứng viên. Nhà tuyển dụng cần khẳng định những khả năng mà ứng viên sẽ đạt được nếu làm việc tốt. Bên cạnh đó cũng cần đưa ra những sự thật về công việc như áp lực cao, làm tăng ca,…để tránh việc ứng viên khiếu nại sau khi vào làm việc. Cho ứng viên tiếp xúc với những người quản lý giỏi, biết đánh giá mặt mạnh-yếu của ứng viên sẽ giúp ứng viên thoải mái hơn.

Quá trình tuyển dụng này vô cùng quan trọng. Việc tạo sự thân thiện, cởi mở nhưng không dễ dãi trong suốt buổi phỏng vấn là cần thiết. Việc này giúp thể hiện tính chuyên nghiệp, nghiêm túc của công ty. Sau buổi phỏng vấn, cần cho ứng viên biết họ là một trong số những ứng viên được cân nhắc cho vị trí này. Đừng nói những thông tin lấp lửng khiến người tìm việc hiểu lầm, hoang mang sẽ khiến ứng viên từ chối luôn công việc nếu ứng viên đạt yêu cầu. Ngoài ra, quá trình tuyển dụng sẽ thất bại nếu nhà tuyển dụng quá nóng vội và mất kiên nhẫn.

Buổi phỏng vấn thành công đòi hỏi sự tương tác tốt từ phía ứng viên, và cả nhà tuyển dụng. Công việc của người phỏng vấn không chỉ đơn thuần là đặt câu hỏi, đưa ra nhận xét mà còn cần kỹ năng, và kinh nghiệm để chọn đúng ứng viên.

Để buổi phỏng vấn diễn ra thành công, thì các nhà tuyển dụng cần lưu ý tránh 5 điều dưới đây.

Việc ứng viên phải chờ đợi phỏng vấn không phải là quá to tát. Nhưng điều này là không nên, và càng không hay hơn nữa khi thời gian chờ “dài cổ” lên tới cả tiếng. Vì điều này sẽ khiến cho ứng viên cảm thấy mệt mỏi, thậm chí bực dọc vì phải đợi quá lâu. Hơn nữa, nhiều ứng viên tiềm năng sẽ bất bình với cách làm việc “dây thun” này nên quyết định ra về.

Để tránh tình trạng này thì bạn nên cố gắng đến địa điểm đúng giờ theo như lịch phỏng vấn. Ngoài ra, bạn không nên hẹn nhiều người phỏng vấn cùng lúc, vì nội dung phỏng vấn mỗi người là tương đối khác nhau nên bạn cần “trừ hao” thời gian và sắp lịch hẹn có khoảng cách hợp lý. Điều này giúp bạn tránh tình trạng phỏng vấn gấp gáp, cũng như có khoảng nghỉ ngơi giữa các cuộc trao đổi.

Sẽ thật là sai lầm khi nghĩ chỉ ứng viên mới cần sự chuẩn bị để có buổi phỏng vấn thành công. Nhà tuyển dụng nếu chỉ đến với “cái đầu rỗng” thì rất dễ hỏi những câu lan man, thiếu tính gợi mở, thậm chí là vô nghĩa.

Để tránh tình trạng đánh giá sai, hoặc nhận cái nhìn thiếu chuyên nghiệp từ ứng viên, thì bạn nên đọc kĩ hồ sơ của người sắp được phỏng vấn. Rà soát những điểm nghi vấn, đặt ra những câu hỏi thích hợp giúp ứng viên chứng tỏ được thực lực. Tốt nhất, bạn hãy luôn ghi mọi câu hỏi ra giấy, vì buổi phỏng vấn có rất nhiều ứng viên và không phải câu hỏi nào cũng có thể dùng được trong mọi trường hợp.

Nếu bạn tương tác với ứng viên không khéo, thì buổi phỏng vấn sẽ dễ trở thành một lớp học giáo huấn, hay cuộc tranh luận thiếu thiện chí. Bạn sẽ bắt đầu bằng những câu hỏi, nhưng thay vì chăm chú lắng nghe trả lời thì lại phản biện với ứng viên, và diễn giải liên hồi. Hoặc bạn vô tình đặt những câu hỏi quá nặng nề khiến ứng viên như cảm thấy bị hăm he, khiêu khích tinh thần.

Để tránh điều này thì bạn nên dành phần lớn thời gian để nghe ứng viên nói, và trình bày. Bạn cũng đừng quên giao tiếp bằng mắt hay gật đầu nhằm biểu hiện thái độ tập trung, tôn trọng ứng viên. Bạn chỉ nên lịch sự ngắt lời khi cảm thấy đã rõ phần trình bày. Thêm nữa, bạn nên hạn chế đặt những câu hỏi quá áp đặt theo kiểu “có-không”, “đúng-sai”, “thật-giả” vì điều này dễ khiến buổi phỏng vấn trở nên một chiều, thiếu cởi mở, thân thiện.

Chúng ta thường bị “hấp dẫn” bởi những người có suy nghĩ, tính cách giống mình. Do vậy, nhà tuyển dụng thường dễ đưa ra quyết định đầy cảm tính. Và điều này sẽ mang tính chủ quan, không công bằng với những ứng viên khác. Doanh nghiệp cần một nhân viên phù hợp với công việc, chứ không cần một người chỉ hợp ý với riêng bạn. Thêm nữa, nếu bạn chỉ tuyển dụng những nhân viên “na ná” nhau, thì đội ngũ của bạn sẽ ít tính cạnh tranh, sự khác biệt, cũng như khả năng sáng tạo.

Để tránh tình trạng bị cảm xúc chi phối, thì bạn tuyệt đối không đánh giá mọi việc bằng mắt thường. Bạn chỉ nên đưa ra nhận định sau khi nghe kĩ phần trình bày, và khả năng đối đáp của ứng viên trước những câu hỏi trọng tâm về công việc. Ngoài ra, bạn đừng vội vàng đưa ra quyết định cuối cùng chỉ trong một khoảng thời gian ngắn. Hãy cho bản thân có thời gian suy xét về cuộc trao đổi, cũng như hỏi thêm đồng nghiệp cùng tham gia phỏng vấn với bạn từng trường hợp của các ứng viên.

Việc đưa ra lời từ chối không phải là một chuyện đơn giản, và nếu bạn làm không khéo thì ứng viên sẽ có những nhận định sai về bạn, thậm chí là toàn công ty. Bạn sẽ phải làm việc với rất nhiều ứng viên trong khoảng thời gian ngắn, nên dễ dẫn đến tình trạng căng thẳng, mệt mỏi. Từ đó, bạn có thể đưa ra những lời từ chối thiếu tế nhị, gây tổn thương người khác.

Do vậy, trước khi đưa ra lời từ chối thì bạn hãy dành sự tôn trọng cho ứng viên vì đã sắp xếp thời gian đến tham gia phỏng vấn. Tiếp nữa, bạn phải giải thích rằng tại sao họ không được chọn. Cuối cùng, hãy nhớ nói lời tạm biệt và hẹn gặp lại vào một dịp khác. Còn nếu tâm trạng bạn không thật sự tốt, thì hãy nhờ đồng nghiệp bên cạnh nói lời kết thay bạn.

Tuyển dụng nhân sự là thuật ngữ quen thuộc với tất cả các chuyên gia quản lý, đặc biệt là các chuyên gia quản lý và phát triển nguồn nhân lực. Tuy nhiên, rất ít người hiểu được những nghịch lý phát sinh trong quá trình xúc tác giữa nhà tuyển dụng và ứng viên.

• Nghịch lý thứ 1: Mỗi một ứng viên đều để lại dấu vết nào đó. Những hành vi dự đoán trước không khác biệt so với những hành vi đã biểu hiện trước đó.
• Nghịch lý thứ 2: Mỗi một ứng viên đều để thòi ra một chiếc "đuôi". Bạn có thể tìm ra được những phản ứng chân thực phi ngôn ngữ và nằm ngoài tầm kiểm soát của ứng viên.
• Nghịch lý thứ 3: Nên chọn một ứng viên kém hơn nếu anh ta xoay sở được với công việc, bởi nếu tuyển dụng ứng viên giỏi hơn, anh ta sẽ cảm thấy nhàm chán nếu không có triển vọng thực thế để phát triển và sử dụng tiềm năng của mình.
• Nghịch lý thứ 4: Khi tuyển dụng nhân viên, hãy biết lý do vì sao bạn sa thải họ. Mỗi người đều có những điểm yếu của mình. Hiểu được những điểm yếu này chính là sức mạnh của bạn.
• Nghịch lý thứ 5: Nhân viên mới luôn tốt hơn (trong 3 tháng đầu tiên). Nếu như ai đó rời khỏi công ty bạn thì có thể đó là cơ hội để tìm được một nhân viên đem lại hiểu quả cao hơn.
• Nghịch lý thứ 6: Nguyên tắc Nụ hôn đầu tiên. Nếu như bạn không cảm thấy “kết” với ứng viên ngay từ “cái nhìn đầu tiên”, rất có thể chẳng bao giờ bạn muốn “kết hôn” với họ.
• Nghịch lý thứ 7: Quy tắc kim tự tháp. Đáy của kim tự tháp (cơ sở tìm kiếm) càng rộng thì kết quả càng cao.
• Nghịch lý thứ 8: Nguyên tắc “Nhà thông thái ngốc nghếch”. Chỉ những câu hỏi ngớ ngẩn mới buộc ứng viên trở nên thật sự chân thành.
• Nghịch lý thứ 9: Những ứng viên có vẻngoài tốt thường dễ lưu chuyển công việc. Những ứng viên có ngoại hình lý tưởng thường dễ tìm được công việc cũng như dễ dàng thay đổi nó.
• Nghịch lý thứ 10: Các ứng viên chuyên nghiệp, giỏi nghề thay đổi chỗ làm thường không phải vì tiền. Những ai nhảy việc chỉ vì kế sinh nhai thường không đem lại kết quả, ích lợi gì cho doanh nghiệp.

--- Nhấn nút TẢI VỀ hoặc XEM ONLINE để tham khảo đầy đủ nội dung tài liệu Những lưu ý khi tuyển dụng nhân sự ---