Bộ câu hỏi phỏng vấn nhân viên nhân sự

Dù bạn phỏng vấn ở bất kỳ vị trí tuyển dụng nào, bạn cũng sẽ được nhà tuyển dụng hỏi những câu hỏi thông thường. Phỏng vấn vị trí nhân viên nhân sự cũng không ngoại lệ. Những câu hỏi này sẽ đem đến cái nhìn chung nhất về ứng viên về kỹ năng, cách nhận thức cũng như sự phù hợp với vị trí công việc. Có thể kể đến như:

• Hãy giới thiệu cho tôi một chút về bạn.
• Điểm mạnh, điểm yếu của bạn là gì?
• Tại sao bạn ứng tuyển vào vị trí nhân viên nhân sự?
• Tại sao chúng tôi nên thuê bạn?
• Hãy trình bày một chút hiểu biết của bạn về công ty chúng tôi?
• Theo bạn, những kỹ năng/phẩm chất cần thiết cho vị trí nhân viên nhân sự là gì?
• Bạn có kinh nghiệm nào trong lĩnh vực nhân sự không?

Ngoài ra, nếu bạn là ứng viên mới gia nhập ngành nhân sự, nhà tuyển dụng sẽ hỏi bạn một số câu hỏi phỏng vấn nhân viên nhân sự như sau:

• Bạn nghĩ vị trí quan trọng nhất trong phòng nhân sự là gì?
• Vị trí trong bộ phận nhân sự chịu trách nhiệm tạo môi trường làm việc trong công ty là gì?
• Nếu bạn chịu trách nhiệm thực hiện một chương trình trong công ty của bạn, hành động nào sẽ là ưu tiên của bạn?
• Phản ứng của bạn là gì khi có một thay đổi được đưa ra trong cuộc sống của bạn và bạn chưa xác định và lên kế hoạch cho nó? Bạn có thể cho tôi một ví dụ hay không?
• Bạn đã bao giờ trải qua xung đột trong nhóm của bạn? Làm thế nào bạn xử lý chúng?

Những câu hỏi này sẽ giúp nhà tuyển dụng đánh giá bạn dựa trên hiểu biết, nhận thức và tư duy của ứng viên có phù hợp với vị trí nhân viên nhân sự hay không.

Những câu hỏi phỏng vấn nhân viên nhân sự này giúp nhà tuyển dụng đánh giá được trình độ, kinh nghiệm và kiến thức ngành nhân sự của ứng viên đã có kinh nghiệm:

• Bạn có phải là thành viên của bất kỳ tổ chức chuyên nghiệp nào liên quan đến nhân sự hay không?
• Làm thế nào bạn có thể đóng góp cho thành công của công ty chúng tôi?
• Theo bạn, cách tốt nhất để truyền đạt các giá trị doanh nghiệp cho nhân viên là gì?
• Hãy cho tôi biết về bất kỳ kinh nghiệm nào mà bạn đã góp phần xây dựng các thủ tục mới.
• Làm thế nào bạn sẽ quản lý một cuộc xung đột giữa hai đồng nghiệp?
• Làm thế nào bạn sẽ phải đối mặt với một tình huống sa thải? Bạn đã bao giờ phải sa thải ai đó chưa?
• Những ưu và nhược điểm của việc thực hiện chương trình thưởng cho nhân viên là gì?
• Theo kinh nghiệm của bạn, những lợi ích của việc nhà tuyển dụng làm tăng sự hài lòng của nhân viên là gì?
• Bạn đã sử dụng phần mềm nhân sự nào? Đề cập đến bất kỳ công cụ nào bạn quen thuộc làm việc.
• Những số liệu tuyển dụng nào bạn sẽ yêu cầu nếu bạn phải đưa ra một dự báo hàng quý về nhu cầu tuyển dụng của chúng tôi?
• Chúng tôi muốn áp dụng giờ làm việc linh hoạt cho nhân viên của chúng tôi. Chính sách nào bạn muốn giới thiệu để đạt được mục tiêu đó?
• Một nhân viên nộp đơn khiếu nại. Mô tả các bước bạn thực hiện để xử lý nó.
• Làm thế nào bạn sẽ xử lý một sai lầm của bộ phận nhân sự dẫn đến phải phạt tiền theo quy định?

Trong quá trình tuyển chuyên viên nhân sự, nhà tuyển dụng luôn chú trọng và đánh giá cao những ứng viên có kỹ năng trả lời phỏng vấn tốt. Vì vậy, bạn hãy theo dõi cách trả lời câu hỏi phỏng vấn dưới đây để áp dụng sao cho đạt hiệu quả cao nhé.-

- Tại sao bạn muốn đảm nhận vị trí của một chuyên viên nhân sự?

Câu hỏi này là không gian để bạn thả sức thể hiện năng lực cùng các kỹ năng mềm phù hợp như kỹ năng marketing, xây dựng mối quan hệ, sử dụng mạng xã hội để tuyển dụng. Bên cạnh đó cũng đừng quên thể hiện niềm đam mê, năng lượng cùng quyết tâm học hỏi, rèn luyện và cống hiến hết mình cho các nhiệm vụ được giao.

- Thử thách nào bạn mong muốn tìm kiếm khi đảm nhiệm vị trí của một chuyên viên nhân sự?

Trả lời câu hỏi này giúp bạn khẳng định bản lĩnh chấp nhận các thử thách để hoàn thành nhiệm vụ được giao và giúp nhà tuyển dụng xác định bạn có phù hợp với vị trí này không. Bạn cũng nên nhấn mạnh các thử thách đến từ công việc khiến bạn có thêm động lực để phát huy sự linh hoạt và các kĩ năng cần thiết để “cán mốc” deadlines và bứt phá qua các thử thách.

- Có phải mức lương chúng tôi cung cấp đã thu hút bạn ứng tuyển vị trí chuyên viên nhân sự?

Tất nhiên, mức lương là một yếu tố vô cùng thu hút đối với một công việc. Tuy nhiên, câu trả lời được khuyến khích là: “Mức lương cũng rất quan trọng nhưng bản thân công việc có sức hút hơn. Tôi thực sự muốn thử sức ở vị trí này”.

- Hãy cho biết điểm yếu lớn nhất của bạn khi đảm nhiệm vị trí của một chuyên viên nhân sự?

Hãy biến câu hỏi này thành điểm mạnh như: “Thỉnh thoảng tôi làm việc quá sức và không có sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống”. Bên cạnh đó, bạn có thể thành thật nói ra điểm yếu của mình bằng cách nêu ra tình huống bạn gặp rắc rối hoặc thất bại và các bài học bạn đã thu được, ví dụ: “Thỉnh thoảng tôi bỏ qua những chi tiết nhỏ” hoặc “Tôi thường không kiên nhẫn để làm việc nhóm (teamwork) với những đồng nghiệp không hiểu các suy nghĩ và ý tưởng của tôi” hay “Tôi thường ngại ngùng khi phải thuyết trình trước các thành viên trong cuộc họp”.

- Mô tả chu trình tiếp nhận và đào tạo nhân viên mới?

Phải thừa nhận rằng, chu trình tiếp nhận và đào tạo nhân viên mới vô cùng quan trọng trong việc tối ưu hóa doanh số, tiết kiệm thời gian cho nhân viên quản lý/người hướng dẫn và phát triển thái độ tích cực và các kỳ vọng đối với công việc của các nhân viên.

• Chu trình tiếp nhận và đào tạo nhân viên mới trải qua các bước sau:
• Chuẩn bị đón tiếp nhân viên mới.
• Chương trình đào tạo, định hướng cho nhân viên mới về mục tiêu hoạt động, quy trình làm việc, hệ thống thông tin.
• Đào tạo các kỹ năng chuyên môn đối với từng vị trí từ cơ bản đến nâng cao.

- Bạn hãy đề xuất các phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả?

Perfect HRM 2012, SV – HRIS, Paradise HRM, HR Manager, TVS – HR là top 5 phần mềm quản lý nhân sự được đề xuất. Tuy nhiên, tôi thường sử dụng phần mềm Perfect HRM 2012 bởi giao diện chuyên nghiệp và thuận tiện, tích hợp máy chấm công để tự động lưu dữ liệu của người lao động giờ đi làm - giờ về trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, bảng tính lương chi tiết, bảng xếp ca cho nhân viên giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả cho chuyên viên nhân sự.

Ngoài ra, bạn có thể sử dụng một số câu hỏi khác trong quá trình phỏng vấn như:

• Mô tả một tuần đặc biệt của bạn khi đảm nhận vị trí của một chuyên viên nhân sự?
• Phương pháp tốt nhất để đánh giá kết quả của nhân viên kinh doanh là gì?
• Bạn tính toán tỷ lệ thôi việc (turnover rates) khác nhau như thế nào?
• Quy trình định hướng đào tạo (onboarding process) thành công khi tuyển dụng nhân sự mới?
• Bạn có kinh nghiệm sử dụng phần mềm quản lý nhân sự nào? Bạn đánh giá cao các tính năng nào của phần mềm (xử lý bảng lương, đánh giá hiệu suất nhân viên, v.v.)?
• Mô tả một quá trình đào tạo và định hướng thành công cho nhân viên mới.
• Các phương pháp tốt nhất mà chuyên viên nhân sự có thể sử dụng để đánh giá hiệu suất của nhân viên là gì?
• Bạn làm thế nào để bạn tính tỷ lệ tiền thưởng và các phúc lợi khác cho nhân viên? Ví du nhân viên mới, nhân viên làm việc trên 1 năm, nhân viên có thâm niên?
• Những biện pháp bạn dùng để đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều hiểu và tuân thủ chính sách của công ty? Hãy mô tả một tình huống mà trong đó một hoặc vài nhân viên không tuân thủ chính sách của công ty và cách xử lý.
• Hãy kể lại tình huống bộ phận nhân sự giúp giải quyết khúc mắc giữa nhân viên và quản lý cấp trên của bộ phận khác.
• Bạn đã bao giờ phải đối mặt với các vấn đề nhân viên phản đối quy chế của công ty liên quan tới việc làm thêm giờ, đánh giá khen thưởng, v.v.? Bạn dùng cách nào để thuyết phục họ?
• Bạn sử dụng những tài nguyên nào để cập nhật kịp thời các thay đổi trong luật lao động? Theo bạn, việc cập nhật thông tin có vai trò ra sao với nhân viên nhân sự?
• Bạn có kinh nghiệm xử lý những thông tin yêu cầu tính bảo mật cao hay không?
• Bạn có thể nói rõ hơn về kinh nghiệm trong việc tạo hoặc thực hiện các chính sách, chương trình mới của công ty không? Bạn muốn đổi mới theo định hướng nào?
• Khi phải đối mặt với một yêu cầu mới từ ban quản lý như cải thiện tinh thần làm việc của nhân viên, bước đầu tiên bạn sẽ làm là gì?
• Bạn có thể cho chúng tôi biết kinh nghiệm của bạn về việc thu thập dữ liệu và tạo báo cáo về hiệu suất của nhân viên không?
• Trong quá trình tuyển dụng nhân viên mới, bạn dùng cách nào để sàng lọc và đánh giá hồ sơ?
• Bạn có cho rằng bộ phận nhân sự có thể đóng góp vào xây dựng và phát triển thương hiệu của công ty không? Nếu có thì bằng phương pháp nào?

5.1 Tập trung vào công việc ứng tuyển

Thay vì việc bạn cứ tập trung vào tìm kiếm những kinh nghiệm phỏng vấn nhân viên hành chính thì hãy chí trọng vào vị trí mà mình ứng tuyển, bằng việc hỏi nhà tuyển dụng về quy trình làm việc, công việc. Điều đó sẽ khiến cho nhà tuyển dụng cảm thấy vạn là một người muốn nắm bắt tình hình công việc chứ không phải đơn thuần hiểu theo nghĩa đi phỏng vấn. Một dấu hiệu nhận biết bạn đã thành công trong buổi phỏng vấn đó là câu: Khi nào bạn có thể bắt đầu đi làm?

5.2 Tìm hiểu vị trí ứng tuyển

Con đường tắt dẫn đến thành công ngắn nhất là khâu chuẩn bị và trong quá trình tìm việc làm cũng vậy. Việc chuẩn bị tốt những thông tin liên quan đến vị trí tuyển dụng, môi trường làm việc, chế độ đãi ngộ, mức lương của công ty đó sẽ giúp bạn trả lời tốt các câu hỏi phỏng vấn. Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin giống như hiện nay thì việc tìm kiếm thông tin sẽ rất đơn giản. Chính vì vậy, hãy chuẩn bị cho mình không chỉ những câu hỏi phỏng vấn nhân viên nhân sự thông dụng nhất mà còn cả kinh nghiệm cũng như kỹ năng mềm thật tốt.

5.3 Bình tĩnh và tự tin

Trong suốt khoảng thời gian diễn ra buổi phỏng vấn bạn hãy thư giãn và giữ bình tĩnh, tự tin đưa ra câu trả lời của mình. Hãy luôn giao tiếp bằng đôi mắt thiện cảm với nhà tuyển dụng. Chú ý lắng nghe thật kỹ các câu hỏi trước khi trả lời, chúng sẽ giúp bạn tự tin hơn rất nhiều.