Chính sách đào tạo nhân sự trong doanh nghiệp

Chính sách đào tạo là một bộ các nguyên tắc, quy định của doanh nghiệp đối với hoạt động đào tạo nhân sự trong công ty, nhằ nâng cao kiến thức, kỹ năng của nhân viên để đáp ứng yêu cầu kinh doanh và phát triển khả năng của nhân viên trong công ty để đáp ứng mong đợi của khách hàng.

Chính sách đào tạo nhân viên đầy đủ là chính sách được thiết kế để đảm bảo các kế hoạch phát triển nhân viên giai đoạn đầu và phát triển năng lực cho các nhân viên cũ, đặc biệt là những thành viên cốt lõi.

Phạm vi áp dụng: Việc đào tạo của nhân viên toàn thời gian sẽ có sự khác biệt nhân viên bán thời gian hoặc nhân viên thời vụ. Ngoài ra, dựa trên tính chất công việc, một số vị trí sẽ cần được quản lý tách biệt với chính sách chung của toàn bộ công ty. Công ty cần vạch rõ phạm vi áp dụng chính sách với những đối tượng nào để đảm bảo các cá nhân nắm được và tuân thủ quy trình đào tạo của doanh nghiệp.

Các khái niệm/định nghĩa được đề cập trong chính sách: Doanh nghiệp cần làm rõ định nghĩa của công ty về Chương trình đào tạo chung cũng như Chương trình đào tạo riêng cho từng phòng ban và Chương trình đào tạo cho cá nhân.

Trách nhiệm của từng phòng ban/cá nhân: Trách nhiệm cần được chia rõ cho: Phòng Nhân sự, Giám đốc phòng ban và cá nhân. Lưu ý, hãy trao đổi kỹ với nhân viên về nghĩa vụ của nhân viên. Sẽ có những trường hợp Công ty sẽ thu hồi lại 100% tiền học phí (hoặc một khoản được xác định cho từng chương trình cụ thể) bằng việc trừ vào lương hoặc trợ cấp thôi việc đối với các khóa học được công ty trả tiền 100% với mục đích đóng góp cho thành công của doanh nghiệp như: nhân viên xin nghỉ việc trong thời gian diễn ra đào tạo hoặc trong vòng 2 tháng sau khi khóa đào tạo kết thúc; không vượt qua kỳ thi sát hạch nếu có của đơn vị đào tạo;… Việc trao đổi/thông báo trước cho nhân viên sẽ giúp tránh những mâu thuẫn, thắc mắc sau này cũng như lãng phí ngân sách, nhân lực. Chính vì vậy, trong chính sách đào tạo nhân sự, công ty cần minh bạch, đảm bảo phòng ban, cá nhân hiểu và hoàn thành trách nhiệm của mình.

Ngân sách cho đào tạo: Công ty cần biết chắc liệu mình có đủ chi phí để chi trả cho các buổi đào tạo như đề xuất của phòng nhân sự không và cần làm rõ trách nhiệm xây dựng và quản lý ngân sách của mỗi bộ phận. Phòng Nhân sự phụ trách các chương trình đào tạo chung, chương trình đào tạo của phòng ban (bên ngoài công ty) và chương trình đào tạo cá nhân. Trong khi đó, mỗi phòng có trách nhiệm với chương trình đào tạo tổ chức nội bộ của phòng ban mình.

Chi tiết quy trình đào tạo: Quy trình đào tạo giống như tấm bản đồ rõ nét nhất dành cho các nhân viên khi họ làm việc trong doanh nghiệp. Bạn cần đảm bảo những nội dung sau: Nhu cầu và thông tin đào tạo; Đào tạo nội bộ; Đào tạo bên ngoài; Lưu trữ hồ sơ đào tạo. Bạn nên tính trước và linh hoạt các thông tin như: lịch trình các buổi đào tạo; sức chứa phòng đào tạo; hình thức đào tạo, cách đánh giá kết quả đào tạo,… tùy thuộc theo các kế hoạch đào tạo.

Bộ phận nhân sự là nơi đề xuất, lên kế hoạch cho các chính sách đào tạo và phát triển nhân sự theo từng năm. Các chính sách bao gồm cả cho cá nhân và tập thể doanh nghiệp. Nhưng đâu là những chính sách đào tạo và phát triển nhân sự mà doanh nghiệp cần hướng tới. Những chính sách nào sẽ được hưởng ứng tốt hơn từ nhân viên?

Đây là giải pháp doanh nghiệp hiệu quả, trong phát triển nhân sự, được áp dụng rộng rãi cho nhiều lĩnh vực khác nhau. BYOD – Bring Your Own Device, giúp hợp thức hóa việc cung cấp các thiết bị công nghệ, điện tử cần thiết cho nhu cầu công việc. Ngày nay việc nhân viên văn phòng sử dụng các thiết bị công nghệ hàng ngày trở nên rất bình thường. Các thiết bị như: điện thoại, laptop riêng, máy tính bảng cá nhân,… đều được họ sử dụng trong công việc hàng ngày.

Việc doanh nghiệp đồng ý và hợp thức hóa cho phép nhân viên tự do chọn lựa thiết bị điện tử trong công việc theo thương hiệu, thông số kỹ thuật phù hợp với công việc và giao tiếp, theo mong muốn của họ, giúp tăng năng suất và hiệu quả làm việc cao hơn.

Nó có thể hoàn toàn là thiết bị cá nhân của họ, nhưng lại được cho quyền truy cập vào các thông tin nơi làm việc, giúp họ linh hoạt hơn ngay cả khi không ngồi tại văn phòng. Chỉ cần giúp nhân viên vào hệ thống email cũng như database, báo cáo… từ thiết bị cá nhân, bạn sẽ thấy việc giao tiếp trong công việc được trôi chảy hơn và công việc được giải quyết nhanh hơn.

Dưới đây là một bản mô tả về một chương trình “Chăm sóc nhân viên” do một ngân hàng thực hiện cho nhân viên của họ. Hãy tham khảo xem họ đã hỗ trợ nhân viên giảm bớt áp lực, nâng cao hiệu quả thế nào nhé.

Work Life Coaching Memberships:

• 24/7 Hotline Access – Truy cập Hotline 24/7
• Work Life Consultation by professionals – Tham vấn cuộc sống công việc từ chuyên gia
• My Work Life Online – Cuộc sống làm việc trực tuyến của tôi
• Monthly Work Life Compass – Định hướng cuộc sống công việc hàng tháng

Talkshow with Wellness Experts:

• Healthy Choice – Lựa chọn tốt cho sức khỏe
• The Art of Mind, Body, and Soul – Nghệ thuật tư duy, cơ thể và tâm hồn
• Emotion Management – Quản lý cảm xúc
• Building Healthy Habits – Xây dựng những thói quen tốt cho sức khỏe
• Personal Finance Management – Quản lý tài chính cá nhân

Monthly Classes: Yoga, Zen, Dance

Các chính sách đào tạo và phát triển nhân sự luôn yêu cầu cao về sự đoàn kết nhân viên với nhau, cũng như với các cấp quản lý. Khi khảo sát cho chính sách đào tạo & phát triển nguồn nhân lực tại công ty, hãy coi nhân viên như là khách hàng của mình.

Bạn cũng có thể tạo một diễn đàn giúp cho nhân viên nêu lên những nhận xét về quá trình làm việc, những chính sách được hay chưa được của doanh nghiệp. Chỉ cần cho nhân viên được lên tiếng, họ đã cảm thấy doanh nghiệp đang thực sự tôn trọng họ. Nhân viên được cảm thấy họ là một phần quan trọng của doanh nghiệp.

Lúc này các kết quả được chân thực và khả quan hơn, sát với mục tiêu khảo sát ban đầu, và cho những nhận định thực tế nhất về chương trình khảo sát. Việc tiếp theo là nhân sự cần “lấp đầy” các lỗ hổng, bằng cách cải thiện chính sách đào tạo và phát triển nhân sự phù hợp hơn.

Hãy tiến hành khảo sát liên tục, theo giữa năm hoặc cuối năm. Nó sẽ giúp cải thiện tốt hơn chính sách doanh nghiệp, và kế hoạch đào tạo nhân sự như mong muốn.

Việc giữ chân nhân tài phải đảm bảo tuyển dụng đúng người, và kế hoạch đào tạo nhân sự mới.

Nhân sự mới chỉ bị thu hút bởi lương bổng. Nếu họ thấy môi trường làm việc không phù hợp, thì họ sẽ rời đi sau thời gian thử việc. Còn một trường hợp nữa, đó là tuyển dụng không đúng người cho vị trí cần tuyển. Vậy phải coi lại quy trình tuyển dụng của doanh nghiệp.

Tiếp theo, định hướng đào tạo nhân sự mới ra sao để giữ chân họ rất quan trọng. Hãy bắt đầu bằng việc chào đón nhân viên mới một cách chân thành và nhiệt tình. Tiếp theo bạn hãy giúp họ làm quen với môi trường làm việc hiệu quả.

Thông tin về công ty: Tầm nhìn & sứ mệnh, chiến lược, sơ đồ tổ chức, các nhân sự trọng yếu, sản phẩm & dịch vụ… Tiếp theo là thông tin về nơi ăn trưa, vị trí bình nước, tủ lạnh, nhà vệ sinh, máy photo,…

Mục tiêu nghề nghiệp: Mục tiêu ngắn hạn & dài hạn của công ty, của phòng ban, mà trong đó vị trí của người nhân viên mới sẽ đóng vai trò như thế nào? Đâu là KPI cùng những mong đợi dành cho nhân viên để họ nỗ lực hướng tới?

Văn hóa doanh nghiệp: Giúp nhân viên hiểu rõ về cách làm việc, trao đổi với nhau hàng ngày.

Giao tiếp nơi làm việc: Những đội nhóm nào sẽ phối hợp chặt chẽ với nhân viên mới tại vị trí này? Mọi người thường trao đổi công việc bằng công cụ nào - lập nhóm trên Skype hay qua Emails? Cách thức sử dụng điện thoại, đặt phòng họp, hoặc những phần mềm giao tiếp riêng của công ty?