Tuyệt chiêu xử lý 5 loại tin đồn phổ biến trong doanh nghiệp

99% các nơi làm việc đều tồn tại các tin đồn, từ những thứ to tát ác ý cho tới những tin đồn vu vơ được tạo ra nhằm thoả mãn thú vui tán chuyện của các nhân viên rảnh rỗi.

Dường như mọi người không có gì thú vị hơn để làm và họ chọn cách buôn chuyện về nhau. Họ suy đoán về tương lai của công ty, liệu đồng nghiệp có bị sa thải hay không, quản lý của họ đang làm gì trong cuộc sống cá nhân ngoài công việc. Và bạn dù có nỗ lực đến đâu chăng nữa, cũng chắc chắn không thể quản lý hết được những điều này.

Vấn đề bắt đầu nảy sinh khi nhân viên thường không "sao chép" 100% sự thật mà biến tấu hoặc thêm thắt vào một số thông tin sai lệch. Thông tin đó nhanh chóng lan truyền từ người này tới người khác và biến thành một tin đồn thất thiệt - nhiều khi chẳng đúng được phần nào.

Trên thực tế, việc dập tắt hoàn toàn tin đồn giữa các nhân viên là điều bất khả thi, nhưng bạn hoàn toàn có thể dùng các tuyệt chiêu để hạn chế điều này - và quan trọng hơn nữa, ngăn chặn tình huống này lặp lại lần sau.

Tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên (turnover rate) tồn tại trong tất cả các môi trường làm việc, dù ở một số doanh nghiệp có con số này cao hơn những nơi khác. Thi thoảng, một số công ty xuất hiện tình trạng nhân viên nghỉ việc hàng loạt nhưng sau đó mọi thứ lại trở về quỹ đạo ban đầu.

Nhân viên của bạn có thể biết (hoặc nghĩ rằng họ biết) một vài điều về hoàn cảnh dẫn đến việc đồng nghiệp của họ chủ động rời đi hoặc bị sa thải. Hoặc dựa trên kinh nghiệm và các tình huống đã xảy ra trong quá khứ, họ có thể lan truyền tin đồn về ai đó mà họ nghĩ sẽ nghỉ việc trong tương lai gần.

Những loại tin đồn này có thể lan truyền nỗi sợ hãi và lo lắng trong tập thể. Nhân viên của bạn có thể bắt đầu hành động dè dặt hơn, ít nói hơn bình thường và âm thầm để ý đến các cơ hội việc làm mới.

Với các cá nhân đang lo sợ bị sa thải, năng suất làm việc chắc chắn sẽ giảm mạnh vì “Mọi sự cố gắng đều là vô nghĩa. Đằng nào mình chẳng phải cuốn gói khỏi nơi này.”

Cách bạn có thể xử lý loại tin đồn này:

• Hãy trấn an đội nhóm của bạn bằng cách thừa nhận và đồng cảm với lo lắng của họ. Nói với họ một cách trung thực những gì bạn biết và những gì bạn không biết về câu chuyện xoay quanh tin đồn.
• Tiếp theo, sẵn sàng hỗ trợ thông tin cho nhân viên. Nếu có câu hỏi mà bạn chưa thể trả lời ngay bây giờ, hãy cho nhân viên biết rằng bạn sẽ sớm tìm ra và trả lời họ vào đúng lịch hẹn.

Trong một môi trường làm việc lý tưởng, công việc và cuộc sống đời thường sẽ tách biệt với nhau. Nhưng thật không may, không có nơi làm việc nào là hoàn hảo; có nghĩa là hai yếu tố này luôn đan xen vào nhau và bằng một cách nào đó, tạo ra cả ảnh hưởng tích cực lẫn tiêu cực.

Nếu như tại nơi làm việc có hai người đang dành cho nhau một lượng thời gian nhiều hơn với những người khác, sẽ có những người cho rằng giữa họ không phải là tình bạn - tình đồng nghiệp thông thường. Sự thêu dệt sẽ càng được đà lấn tới nếu đối tượng của tin đồn ngẫu nhiên cùng ở lại tăng ca, tới văn phòng check-in cùng nhau hoặc được bắt gặp đi cùng nhau trên một tuyến phố.

Tin đồn này sẽ xoay quanh hàng tá suy đoán, phổ biến nhất là mối quan hệ hẹn hò, yêu đương vụng trộm, hoặc thậm chí là nịnh nọt nếu một trong hai người có vị trí cao.

Nếu tin đồn về mối quan hệ giữa các cá nhân trong công ty lan rộng, danh tiếng của họ sẽ bị tổn hại. Sự mập mờ khó hiểu này cũng phản ánh không tốt về văn hoá công ty.

Cách bạn có thể xử lý loại tin đồn này:

• Dành thời gian để tìm hiểu những tin đồn này là gì. Dẹp bỏ các phiên bản khác nhau của tin đồn bằng cách khẳng định sự thật (với những tình huống có thể công khai).
• Tìm ra những nhân viên góp phần nhiều nhất vào việc lan truyền tin đồn hoặc đưa ra bằng chứng giả, nghiêm khắc xử lý tuỳ theo tính nghiêm trọng của sự việc.
• Một lần nữa nhắc nhở nhân viên về quy định của công ty - cũng là kỳ vọng của bạn tại nơi làm việc: Không tọc mạch, soi mói vào đời tư của người khác.

Mặc dù hầu hết nhân viên đều biết rõ về hậu quả nếu lan truyền thông tin sai lệch về công ty, nhưng dường như chính mức độ nghiêm trọng đó lại khiến loại tin đồn này lại trở nên hấp dẫn.

Nhân viên của bạn có thể không quan tâm tới đời tư của đồng nghiệp nhưng họ luôn quan tâm về công ty, bởi điều này ảnh hưởng trực tiếp tới cuộc sống của họ.

Có nhiều loại tin đồn khác nhau về công ty. Ví dụ, một nhân viên có thể nhận được email từ trụ sở với nội dung có vẻ như đe dọa đến tương lai của chi nhánh đó. Chắc hẳn nhân viên đó sẽ không giữ kín thông tin một mình. Tốc độ lan truyền thông tin và phần trăm sai lệch sự thật càng lúc càng tăng.

Một ví dụ khác phổ biến hơn, trong công ty xuất hiện tin đồn về điều mà nhân viên cho rằng là bí mật được giấu kín: công ty từng có vết nhơ gian lận trong quá khứ, một thương vụ làm ăn phi pháp, tồn tại bè phái tranh chấp lợi ích hay một đường dây tham nhũng tài chính ngầm,... Mỗi một tin đồn kiểu vậy, đều là một mối đe doạ rất lớn cho sự sống còn của doanh nghiệp.

Không chỉ ảnh hưởng tới tinh thần của nhân viên, các cấp quản lý cũng có thể mất tập trung trước loại tin đồn này. Quản lý cấp trung nghĩ rằng CEO đã giấu giếm họ, nhà lãnh đạo cấp cao lại nảy sinh ngờ vực với chân tay tín nhiệm của mình.

Và những tin đồn như vậy có khả năng cao sẽ bị lọt ra ngoài nội bộ công ty, đến tai một doanh nghiệp cạnh tranh, đối tác làm ăn hoặc các nhà đầu tư. Không ai biết điều gì sẽ xảy ra sau đó, bởi như đã nói ở trên, tin tức nhạy cảm về công ty luôn là chủ đề được săn đón ở mọi mặt trận.

Cách bạn có thể xử lý loại tin đồn này:

• Xác định người đầu tiên tung ra tin đồn về công ty của bạn. Đối chất trực tiếp với người đó trong một cuộc gặp mặt riêng tư để đánh giá độ tin cậy của tin đồn.
• Nếu tin đồn là bịa đặt hoàn toàn hoặc không có cơ sở, nghiêm khắc xử lý cá nhân đó theo kỷ luật doanh nghiệp tuỳ theo mức độ nghiêm trọng của tin đồn. Nếu tin đồn có khả năng là một sự thật mà bạn chưa biết chính xác, nói rằng bạn sẽ tìm hiểu thêm và yêu cầu họ ngừng việc lan truyền ra ngoài.
• Khoanh vùng những ai đã nghe được và đang góp phần lan truyền tin đồn. Trấn an tinh thần họ rằng bạn đã biết điều đó, những tin đồn kia không phải là sự thực và không hề đe doạ tới công ty. Hứa hẹn bạn sẽ sớm phản hồi lại cho họ về kết quả giải quyết cuối cùng. Yêu cầu họ trong thời gian đó phải tuyệt đối  kín miệng, tránh việc lan truyền tin đồn rộng thêm.
• Thắt chặt chính sách công ty về các hành vi có liên quan tới tin đồn doanh nghiệp. Xử lý nghiêm khắc một cá nhân để làm gương nếu cần.

Việc linh hoạt cắt giảm hoặc gia tăng ngân sách các bộ phận có thể là một chiến lược cần thiết để giữ doanh nghiệp bền vững và tăng trưởng trong các thời điểm nhạy cảm khác nhau.

Tuy nhiên, ngay cả khi ban lãnh đạo công ty chưa chính thức ban hành chính sách nào, trong nhân viên đã có thể xuất hiện tin đồn về việc cắt giảm hoặc gia tăng ngân sách sắp xảy ra, dựa trên kinh nghiệm về hoàn cảnh tương tự trong quá khứ.

Tin đồn này sẽ thay đổi tâm lý trong toàn bộ bộ phận: sự lo lắng, thất vọng khi lo sợ bị cắt giảm nguồn tiền hoặc kỳ vọng “ảo” về điều không hề xảy ra trong tương lai. Thậm chí, giữa các bộ phận khác nhau còn có thể nảy sinh mâu thuẫn, ganh tị nếu tin đồn nói rằng có sự phân biệt tăng giảm khác nhau giữa các phòng.

Cách bạn có thể xử lý loại tin đồn này:

• Tìm ra thủ phạm của tin đồn. Nói chuyện riêng với họ và xác nhận rõ ràng mọi thứ đều chỉ chính xác khi công ty thông báo chính thức, và việc tung tin đồn chưa có cơ sở là sai trái.
• Đính chính lại thông tin trước toàn thể các bộ phận nơi tin đồn đã lan truyền đến.
• Truyền thông về văn hoá minh bạch trong công ty. Khẳng định rằng bất cứ thay đổi gì trong chính sách sẽ đều được thông báo nhanh chóng tới tất cả mọi người, chứ không cần phải nghe tin đồn từ ai đó.

Doanh nghiệp của bạn có thể đang lên kế hoạch triển khai chương trình khuyến mãi cho các sản phẩm/dịch vụ và nhân viên của bạn có thể nghe ngóng được một phần về nó. Vấn đề sẽ xảy ra khi nhân viên nói rằng đầu tháng tới sẽ có khuyến mãi chào hè, trong khi thực chất tới quý sau công ty mới áp dụng cho dịp đón năm học mới.

Nói cách khác, tin đồn về chương trình khuyến mãi rất dễ bị sai lệch trên 3 yếu tố: thời gian, mục đích và các thông tin chi tiết bên trong.

Tin đồn loại này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến danh tiếng của công ty bạn, vì vậy hãy cẩn thận. Chẳng ai muốn đối diện với lời khiếu nại của khách hàng, rằng công ty này hứa hẹn giảm giá 50% cho tôi nhưng sau đó lại từ chối.

Cách bạn có thể xử lý loại tin đồn này:

• Hãy đánh giá tình hình trước. Tìm hiểu những thông tin sai lệch nào đã được lan truyền trong nội bộ và tiếp cận tới khách hàng bên ngoài.
• Nói chuyện riêng với các nhân viên đã hiểu nhầm về chương trình khuyến mãi. Nói rằng bạn kỳ vọng họ sẽ chú ý hơn tới các chính sách của công ty, chỉ được phép triển khai hành động khi và chỉ khi nhận được chỉ đạo.
• Cải tiến quy trình phổ biến chính sách tới nhân viên nếu cần thiết.
• Trong trường hợp tin đồn đã tạo ra kỳ vọng ảo cho khách hàng, hãy hoàn thành mong đợi của họ để giữ sự hài lòng nếu có thể, hoặc công khai xin lỗi và đền bù cho họ một quà tặng nhỏ hơn.

5 loại tin đồn trên là mầm bệnh tồn tại trong hầu hết các doanh nghiệp, có nguy cơ bùng phát thành một cơn sốt, một căn bệnh hoặc thậm chí là một dịch bệnh nghiêm trọng.

“Phòng bệnh còn hơn tránh bệnh”. Xử lý tin đồn trong doanh nghiệp không thể chỉ là dùng quyền lực cưỡng chế mà phải khéo léo hơn, bắt đầu từ việc truyền thông nội bộ rõ ràng cho tất cả nhân viên từ trước đó. Nếu bạn đã xây dựng được văn hoá minh bạch, cởi mở trong công ty, những tin đồn chỉ còn là cố tình, hy hữu và dễ dàng giải quyết hơn rất nhiều.