Quản trị nhân sự

Mỗi hình thái kinh tế xã hội đều gắn liền với một phương thức sản xuất nhất định, xu hướng của quản trị ngày càng phức tạp cùng với sự phát triển ngày càng cao của nền kinh tế xã hội. Trên thị trường ngày nay, các doanh nghiệp đang đứng trước thách thức phải tăng cường tối đa hiệu quả cung cấp các sản phẩm dịch vụ của mình. Điều này đòi hỏi phải có sự quan tâm tới chất lượng sản phẩm và dịch vụ, tới các phương thức Marketing và bán hàng tốt cũng như các quy trình nội bộ hiệu quả. Các doanh nghiệp hàng đầu thường cố gắng để tạo sự cân bằng giữa tính chất nhất quán và sự sáng tạo. Để đạt được mục tiêu này, họ dựa vào một số tài sản lớn nhất của mình đó chính là “nguồn nhân lực”.

Công tác quản trị nhân sự giúp tìm kiếm, phát triển và duy trì đội ngũ nhân viên và quản lý chất lượng - những người tham gia tích cực vào sự thành công của công ty. Các tổ chức trông mong vào các nhà chuyên môn về quản trị nhân sự giúp họ đạt được hiệu quả và năng suất cao hơn với một hạn chế về lực lượng lao động. Một trong những yêu cầu chính của quản trị nhân sự là tìm ra đúng người, đúng số lượng và đúng thời điểm trên các điều kiện thỏa mãn cả doanh nghiệp và nhân viên mới. Khi lựa chọn được những người có kỹ năng thích hợp làm việc ở đúng vị trí thì cả nhân viên lẫn công ty đều có lợi.

Quản trị nhân sự được hiểu là những tác động hợp quy luật của chủ thể quản lý nhân sự đến các khách thể quản lý nhân sự nhằm đạt được các mục tiêu quản lý nhân sự đã đề ra.

Quản trị nhân sự là lĩnh vực theo dõi, hướng dẫn điều chỉnh, kiểm tra sự trao đổi chất (năng lượng, thần kinh, bắp thịt,...) giữa con người và các yếu tố vật chất của tự nhiên (công cụ, đối tượng lao động, năng lượng,...) trong quá trình tạo của cải vật chất, tinh thần để thỏa mãn nhu cầu của con người nhằm duy trì, bảo vệ, sử dụng và phát triển tiềm năng vô hạn của con người. Không một hoạt động nào của tổ chức mang lại hiệu quả nếu thiếu quản lý nhân sự. Hay nói cách khác, mục tiêu của bất kỳ tổ chức nào cũng là nhằm sử dụng một cách có hiệu quả nhân sự của tổ chức để đạt mục tiêu đặt ra.

Quản lý chính sách và đề ra chính sách liên quan đến tài nguyên nhân sự doanh nghiệp:

Bộ phận quản trị nhân sự đóng vai trò chủ yếu trong việc quản lý chính sách, nhằm đảm bảo rằng chính sách do Nhà n­ớc qui định được thực hiện đúng và đầy đủ trong doanh nghiệp. Bộ phận quản trị nhân sự còn đề ra và giải quyết các chính sách trong phạm vi của doanh nghiệp nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức. Chính sách nhân sự được thực hiện thông qua việc cố vấn cho người đứng đầu tổ chức trong việc đề ra và giải quyết những vấn đề liên quan đến con người trong doanh nghiệp.

Tư­ vấn cho các bộ phận nhân sự trong doanh nghiệp:

Một bộ phận nào đó trong doanh nghiệp có thể có vấn đề công nhân bỏ việc, bộ phận có tỷ lệ công nhân vắng mặt cao, bộ phận khác có vấn đề thắc mắc về chế độ phụ cấp… Trong tất cả các vấn đề trên, người phục trách về nhân sự và nhân viên bộ phận nhân sự nắm vững chính sách nhân sự của Nhà nước và doanh nghiệp đảm nhận việc giải quyết các vấn đề khó khăn cụ thể và t­ vấn cho người đứng đầu doanh nghiệp giải quyết những vấn đề phức tạp. Nh­ vậy bộ phận quản trị nhân sự đóng vai trò t­ vấn cho các nhà quản trị.

Cung cấp các dịch vụ:

Vai trò cung cấp các dịch vụ tuyển dụng, đào tạo và phúc lợi cho các bộ phận khác của quản trị nhân sự. Chẳng hạn nh­ quản trị nhân sự giúp đỡ các bộ phận khác trong việc tuyển mộ trắc nghiệm và tuyển chọn nhân viên. Do tính chất chuyên môn hoá, nên quản trị nhân sự thực hiện hay t­ vấn phần lớn công việc nhân sự sẽ có hiệu quả hơn các bộ phận khác đảm nhiệm. Thư­ờng không mấy khi các bộ phận khác đứng ra trực tiếp làm các chức năng của quản trị nhân sự, các bộ phận khác cũng nhờ bộ phân quản trị nhân sự cung cấp các dịch vụ liên quan đến việc quản trị nhân viên. Quyết định việc tuyển chọn nhân viên trong điều kiện cơ chế thị tr­ường là do các bộ phận chuyên môn quyết định, như­ng để có đầy đủ các thông tin cho việc quyết định là do bộ phận dịch vụ quản trị nhân sự cung cấp.

Ngoài ra, các ch­ương trình đào tạo đều được bộ phận nhân viên sắp đặt kế hoạch và tổ chức và th­ường được các bộ phận khác tham khảo ý kiến.

Bộ phận quản trị nhân sự cũng quản lý các chư­ơng trình l­ơng h­u, l­ơng bổng, an toàn lao động. L­u trữ và bảo quản các hồ sơ nhân viên có hiệu quả, giúp cho các bộ phận khác đánh giá chính xác việc hoàn thành công việc của nhân viên.

Kiểm tra nhân viên:

Bộ phận quản trị nhân sự đảm nhận chức năng kiểm tra quan trọng bằng cách giám sát, các bộ phận khác đảm bảo việc thực hiện các chính sách, các ch­ương trình thuộc về nhân sự đã đề ra hay không.

Kiểm tra các thủ tục, kiểm tra các bộ phận khác đánh giá thành tích nhân viên có đúng không, hay có bỏ sót một phần thành tích nào đó hay không.

Kiểm tra thông qua việc đo l­ường, đánh giá, phân tích các đơn khiếu nại, các tai nạn lao động, các kỳ hạn chấm dứt hợp đồng, lý do vắng mặt của nhân viên, các biện pháp kỷ luật, thúc đẩy các bộ phận khác quản trị tài nguyên nhân sự có hiệu quả hơn. Các cuộc kiểm tra các bộ phận quản trị nhân sự phải được thực hiện bằng văn bản thông báo cho các bộ phận được kiểm tra biết và báo cáo lên nhà quản trị cấp trên của doanh nghiệp.

Khung cảnh kinh tế: Tình hình kinh tế và thời cơ kinh doanh ảnh hưởng lớn đến quản lý nhân sự. Khi có biến động về kinh tế thì doanh nghiệp phải biết điều chỉnh các hoạt động để có thể thích nghi và phát triển tốt. Cần duy trì lực lượng lao động có kỹ năng cao để khi có cơ hội mới sẽ sẵn sàng tiếp tục mở rộng kinh doanh. Hoặc nếu chuyển hướng kinh doanh sang mặt hàng mới, cần đào tạo lại công nhân. Doanh nghiệp một mặt phải duy trì các lao động có tay nghề, mặt khác để giảm chi phí lao động thì doanh nghiệp phải cân nhắc việc giảm giờ làm việc, cho nhân viên tạm nghỉ việc hoặc giảm phúc lợi.

Dân số, lực lượng lao động: Tình hình phát triển dân số với lực lượng lao động tăng đòi hỏi phải tạo thêm nhiều việc làm mới; ngược lại sẽ làm lão hóa đội ngũ lao động trong công ty và khan hiếm nguồn nhân lực.

Luật pháp cũng ảnh hưởng đến quản lý nhân sự, ràng buộc các doanh nghiệp trong việc tuyển dụng, đãi ngộ người lao động: đòi hỏi giải quyết tốt mối quan hệ về lao động.

Văn hoá - xã hội: Đặc thù văn hóa - xã hội của mỗi nước, mỗi vùng cũng ảnh hưởng không nhỏ đến quản lý nhân sự với nấc thang giá trị khác nhau, về giới tính, đẳng cấp...

Khoa học kỹ thuật công nghệ phát triển đặt ra nhiều thách thức về quản lý nhân sự; đòi hỏi tăng cường việc đào tạo, đào tạo lại nghề nghiệp, sắp xếp lại lực lượng lao động và thu hút nguồn nhân lực mới có kỹ năng cao.

Các cơ quan chính quyền cùng các đoàn thể có ảnh hưởng đến quản lý nhân sự về những vấn đề liên quan đến chính sách, chế độ lao động và xã hội (quan hệ về lao động, giải quyết các khiếu nại và tranh chấp về lao động).

Khách hàng mua sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp, quản lý nhân viên sao cho vừa lòng khách hàng là ưu tiên nhất. Không có khách hàng tức là không có việc làm, doanh thu quyết định tiền lương và phúc lợi. Phải bố trí nhân viên đúng để có thể phục vụ khách hàng một cách tốt nhất.

Đối thủ cạnh tranh: cũng là những nhân tố ảnh hưởng đến quản lý nhân sự. Đó là sự cạnh tranh về tài nguyên nhân lực, doanh nghiệp phải biết thu hút, duy trì và phát triển lực lượng lao động, không để mất nhân tài vào tay đối thủ.

Mục tiêu của doanh nghiệp ảnh hưởng đến các hoạt động quản lý bao gồm quản lý nhân sự. Đây là một yếu tố thuộc môi trường bên trong của doanh nghiệp, ảnh hưởng tới các bộ phận chuyên môn khác nhau và cụ thể là bộ phận quản trị nhân sự..

Chiến lược phát triển kinh doanh định hướng cho chiến lược phát triển nhân sự, tạo ra đội ngũ quản lý, chuyên gia, công nhân lành nghề và phát huy tài năng của họ.

Bầu không khí- văn hoá của doanh nghiệp: Là một hệ thống các giá trị, niềm tin, các chuẩn mực được chia sẻ, nó thống nhất các thành viên trong một tổ chức. Các tổ chức thành công là các tổ chức nuôi dưỡng, khuyến khích sự thích ứng năng động, sáng tạo.

Công đoàn cũng là nhân tố ảnh hưởng đến các quyết định quản lý, kể cả quyết định về nhân sự (như: quản lý, giám sát và cùng chăm lo đời sống vật chất và tinh thần của người lao động).

Nhân tố con người ở đây chính là nhân viên làm việc trong doanh nghiệp. Trong doanh nghiệp mỗi người lao động là một thế giới riêng biệt, họ khác nhau về năng lực quản trị, về nguyện vọng, về sở thích… vì vậy họ có những nhu cầu ham muốn khác nhau. Quản trị nhân sự phải nghiên cứu kỹ vấn đề này để để ra các biện pháp quản trị phù hợp nhất.

Cùng với sự phát triển của khoa học - kỹ thuật thì trình độ của người lao động cũng được nâng cao, khả năng nhận thức cũng tốt hơn. Điều này ảnh hưởng tới cách nhìn nhận của họ với công việc, nó cũng làm thay đổi những đòi hỏi, thoả mãn, hài lòng với công việc và phần thưởng của họ.

Trải qua các thời kỳ khác nhau thì nhu cầu, thị hiếu, sở thích của mỗi cá nhân cũng khác đi, điều này tác động rất lớn đến quản trị nhân sự. Nhiệm vụ của công tác nhân sự là phải nắm được những thay đổi này để sao cho người lao động cảm thấy thoả mãn, hài lòng, gắn bó với doanh nghiệp bởi vì thành công của doanh nghiệp trên thương trường phụ thuộc rất lớn vào con người xét về nhiều khía cạnh khác nhau.

Tiền lương là thu nhập chính, có tác động trực tiếp đến người lao động. Một trong những mục tiêu chính của người lao động là làm việc để được đãi ngộ xứng đáng. Vì vậy vấn đề tiền lương thu hút được sự chú ý của tất cả mọi người, nó là công cụ để thu hút lao động. Muốn cho công tác quản trị nhân sự được thực hiện một cách có hiệu quả thì các vấn đề về tiền lương phải được quan tâm một cách thích đáng.

Nhà quản trị có nhiệm vụ đề ra các chính sách đường lối, phương hướng cho sự phát triển của doanh nghiệp. Điều này đòi hỏi các nhà quản trị ngoài trình độ chuyên môn phải có tầm nhìn xa, trông rộng để có thể đưa ra các định hướng phù hợp cho doanh nghiệp.

Thực tiễn trong cuộc sống luôn thay đổi, nhà quản trị phải thường xuyên quan tâm đến việc tạo bầu không khí thân mật, cởi mở trong doanh nghiệp, phải làm cho nhân viên tự hào về doanh nghiệp, có tinh thần trách nhiệm với công việc của mình. Ngoài ra nhà quản trị phải biết khéo léo kết hợp hai mặt của doanh nghiệp, một mặt nó là một tổ chức tạo ra lợi nhuận mặt khác nó là một cộng đồng đảm bảo đời sống cho các cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp, tạo ra các cơ hội cần thiết để mỗi người nếu tích cực làm việc thì đều có cơ hội tiến thân và thành công.

Nhà quản trị phải thu thập xử lý thông tin một cách khách quan, tránh tình trạng bất công vô lý gây nên sự hoang mang và thù ghét trong nội bộ doanh nghiệp. Nhà quản trị đóng vai trò là phương tiện thoả mãn nhu cầu và mong muốn của nhân viên. Để làm được điều này phải nghiên cứu nắm vững quản trị nhân sự vì quản trị nhân sự giúp nhà quản trị học được cách tiếp cận nhân viên, biết lắng nghe ý kiến của họ, tìm ra được tiếng nói chung với họ.

Quản trị nhân sự trong doanh nghiệp có đem lại kết quả như mong muốn hay không phụ thuộc rất nhiều vào thái độ của nhà quản trị với lợi ích chính đáng của người lao động.

Quản trị nhân sự sao cho hiệu quả luôn là bài toán khá phức tạp với mỗi doanh nghiệp. Với bài toán này đòi hỏi người lãnh đạo phải xây dựng cho mình một hệ thống quản trị nhân sự hoạt động vô cùng tốt và hiệu quả.

Một hệ thống nhấn sự tốt là khi lãnh đạo cần có thể cung cấp ngay toàn bộ thông tin về bất cứ một nhân sự nào trong công ty đầy đủ trong 5 phút. Có thể có phần mềm cũng có thể không. Việc quản lý hiệu quả không nhất thiết phải phụ thuộc vào phần mềm mà dựa vào cách xây dựng và quản lý dữ liệu của bộ phận nhân sự.

• Thành lập bảng theo dõi thông tin nhân sự: Mỗi phòng, bộ phận nên lập thành 1 file riêng, mỗi nhân viên là 1 sheet bao gồm các thông tin: họ tên, tuổi, quê quán, kinh nghiệm, ưu nhược điểm, khả năng hoàn thành công việc…
• Tiến hành lập bảng theo dõi tuyển dụng: Việc tuyển dụng cũng nên lưu trữ thành hồ sơ để có thể tra cứu và rút kinh nghiệm cho bộ phận quản trị nhân sự trong quá trình tuyển dụng để có thể tuyển được những nhân sự có trình độ cao gồm: trình độ, kinh nghiệm, mức lương, thời gian thử việc, khả năng trong thời gian thử việc….
• Bảng theo dõi đào tạo: chính là bảng để theo dõi về khả năng của nhân viên. Mỗi người có một ưu nhược điểm khác nhau, kỹ năng khác nhau trong quá trình làm việc. Do đó, họ cần được công ty đào tạo thêm để nâng cao trình độ. Bảng này giúp lãnh đạo có thể phân bổ người nào nen đào tạo sâu ở mảng nào.
• Bảng theo dõi lương: Bảng thông tin này cho phép lãnh đạo nắm bắt được tình hình lương cụ thể của từng nhân viên. Thông qua đó có thể có những điều chuyển, cắt giảm, tăng lương… cho từng vị trí và hiệu quả công việc
• Bảng theo dõi bảo hiểm xã hội: theo dõi chế độ đãi ngộ với nhân viên, tình trạng hiện nay….

Việc xây dựng hệ thống quản trị nhân sự sẽ phụ thuộc vào  mô hình của từng DN. Thông thường sẽ bao gồm:

• Tuyển dụng và phỏng vấn nhân sự
• Kế hoạch đào tạo và điều chuyển nhân sự cho các phòng ban
• Chế độ đãi ngộ
• Các nội quy, quy định được áp dụng tại DN
• Văn hóa doanh nghiệp

Đây được coi là biện pháp quản lý nhân sự vô cùng hiệu quả mà không DN nào có thể bỏ qua. Việc lên kế hoạch và có bản mô tả công việc cụ thể cho từng nhân sự sẽ tạo ra:

• Nhân viên có định hướng ngay về công việc, không mất quá nhiều thời gian vào việc tìm hiểu và làm quen với môi trường làm việc
• Nhân viên không bị ngợp khi bắt đầu công việc
• Nhân viên không bị áp lực và chuẩn bị sẵn được tinh thần làm việc ngay
• Quản lý dễ dàng nắm bắt hiệu quả công việc, cách thức triển khai công việc của nhân viên
• Có lộ trình và kế hoạch đào tạo năng lực chuyên môn cho nhân sự

Với cách quản lý này chắc chắn sẽ đem lại hiệu quả công việc chuyên môn cao vì quản lý sẽ bám sát được với nhân viên.

Với các nhân viên mới họ rất dễ bị hoang mang với môi trường làm việc mới đặc biệt khi họ chưa thân quen ai cả. Quản lý cần hướng dẫn cụ thể hoặc giao cho nhân viên cũ hướng dẫn công việc cho nhân viên mới kể cả đó là công việc chuyên môn vì mỗi môi trường có yêu cầu và cách thức làm khác nhau. Đối với nhân viên cũ, quản lý cần tạo động lực, mục đích và cung cấp cho

Đánh giá kết quả công việc theo tháng, quý là điều nên làm. Đây là cách nhanh nhất để quản lý nắm bắt được hiệu quả công việc của từng bộ phận, phòng. Bên cạnh đó, có thể nắm bắt và giải quyết được các vấn đề mà nhân viên đang mắc phải khiến công việc không có hiệu quả.

Khi đánh giá xong hãy công bố kết quả làm việc, khen ngợi người có thành tích tốt và động viên người chưa đạt được hiệu quả.

Thưởng phạt là điều chắc chắn cần có. Thưởng với những người mang lại hiệu quả công việc họ sẽ cảm thấy công sức, cống hiến của họ được công nhận, được chú ý và sẽ có tinh thần làm việc tốt hơn.

Với những người mắc phải các quy chế, các lỗi chắc chắn phải phạt để họ thấy được đó là sai và không tái phạm. Khi thấy nhân viên mắc nhiều lần cùng 1 lỗi cũng chính là lúc quản lý cần nhanh chóng xem xét và tháo gỡ cho họ.

Làm sao để quản lý nhân sự hiệu quả luôn là bài toán khó khiến không ít doanh nghiệp phải đau đầu. Khi gặp phải bài toán này đòi hỏi nhà lãnh đạo phải nắm được các bước để xây dựng một quy trình quản lý nhân sự hiệu quả để phù hợp với từng bước đi chiến lược của công ty. Hiểu được điều đó, eLib cho ra đời chuyên mục Quản trị nhân sự chia sẻ những thông tin hữu ích về quản trị nhân sự, tuyển dụng nhân sự, đào tạo nhân sự,... Hi vọng đây sẽ nhưng tư liệu hữu ích hỗ trợ cho quá trình quản trị nhân sự của bạn, mời các bạn cùng tham khảo.