Kỷ luật trong doanh nghiệp lãnh đạo cần nắm vững

“Kỷ luật” – một khái niệm khô khan nhưng lại là phẩm chất không thể thiếu để đảm bảo thành công cho bất cứ cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp nào. Một cá nhân không thể thành công nếu từng ngày anh ta bỏ qua các mục tiêu phấn đấu trong cuộc sống, công việc và cô lập mình trong những mớ nhu cầu hỗn độn và tính khí lười nhác. Một tổ chức/ doanh nghiệp không thể đạt mục tiêu doanh thu, lợi nhuận nếu từng nhân viên không bám sát kế hoạch, chiến lược đặt ra, có trách nhiệm cam kết trong công việc và tuân thủ quy trình lao động.

Tài liệu này sẽ cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan nhất về kỷ luật, mục đích của kỷ luật là gì, các khía cạnh khác nhau của kỷ luật nhân viên và làm thế nào để thiết lập kỷ luật trong doanh nghiệp thông qua những con số sau đây:

• 2 loại kỷ luật doanh nghiệp
• 5 mục tiêu của kỷ luật doanh nghiệp
• 3 vai trò kỷ luật đối với doanh nghiệp
• 3 yếu tố là nguyên nhân của sự vô kỷ luật
• 7 nguyên tắc cốt lõi của kỷ luật
• 4 đặc trưng của kỷ luật doanh nghiệp
• 2 hình thức kỷ luật khi nhân viên vi phạm
• 5 bước thiết lập kỷ luật doanh nghiệp
• 5 yếu tố cần xem xét khi kỷ luật

Kỷ luật là những hành động theo kế hoạch, mục tiêu đã đề ra trước đó, bất kể bạn đang ở trong hoàn cảnh nào, cảm xúc cá nhân ra sao. Kỷ luật sẽ khiến bạn hy sinh những khoái cảm và vui thú hiện tại để đạt được điều quan trọng hơn. Trong công việc, tính kỷ luật giúp nhân sự làm tốt công việc, nghiêm túc và có trách nhiệm hơn. Kỷ luật có thể do bản thân tự đề ra, hoặc do doanh nghiệp quy định trước đó nhằm thống nhất quy trình hoạt động chung.

Là hành vi có trật tự của các thành viên trong việc tuân thủ các quy tắc và quy định của tổ chức vì họ mong muốn hợp tác hài hòa trong việc chuyển tiếp kết thúc mà nhóm có. Lý do cơ bản khi áp dụng các hình thức kỷ luật trong doanh nghiệp là để ngăn chặn hoặc sửa chữa những tình huống bất lợi cho công ty. Về cơ bản, kỷ luật là một hình thức đào tạo nhân sự.

Mọi tổ chức đều muốn nhân viên của mình hành vi phù hợp với hệ thống đã quy định để đạt được các mục tiêu của tổ chức. Nếu không có kỷ luật, sẽ xảy ra sự hỗn loạn, sai sót, tham nhũng và phản kháng trong tổ chức. Nói tóm lại kỷ luật ngụ ý sự vâng lời, trật tự và duy trì sự phục tùng đúng đắn của con người trong một tổ chức.

Có hai khái niệm về kỷ luật: khái niệm tích cực và khái niệm tiêu cực.

• Kỷ luật tích cực có nghĩa là các cá nhân tự ý thức và có trách nhiệm tuân thủ các quy tắc và quy định của tổ chức đề ra. Điều này hoàn toàn có thể đạt được khi quản lý áp dụng các nguyên tắc của động lực tích cực cùng với sự lãnh đạo phù hợp. Kỷ luật tính cực liên quan mật thiết đến việc tạo ra một nền văn hóa doanh nghiệp mà trong đó các nhân viên tự hình thành các quy tắc cho bản thân mình.
• Kỷ luật tiêu cực, mặt khác, được gọi là kỷ luật trừng phạt. Theo đó những hình phạt sẽ được áp dụng nhằm buộc người lao động phải tuân theo các quy định vốn có của doanh nghiệp. Tất nhiên mục tiêu của việc này là nhằm đảm bảo nhân viên không vi phạm hoặc tái phạm quy định tổ chức. Những hành động của kỷ luật tiêu cực có thể là phạt tiền, khiển trách, giáng chức, sa thải,...

Về bản chất, kỷ luật tích cực nhấn mạnh khái niệm kỷ luật tự giác hoặc tự kiểm soát. Nó giúp doanh nghiệp sở hữu một bầu không khí tin tưởng lẫn nhau và tất cả nhân viên đều phấn đấu vì mục tiêu chung. Trong đó tất cả nhân viên hiểu các quy tắc của công ty cũng như các mục tiêu tổ chức và cố gắng đạt được chúng. Nghĩa là họ hiểu rõ và nắm được các chính sách của doanh nghiệp, những gì mình được mong đợi và cần phải làm.

Kỷ luật tự giác khi được phát triển từ bên trong sẽ hình thành nên tinh thần làm việc và tinh thần đồng đội, trở thành một văn hóa tích cực của doanh nghiệp. Đó cũng là điều mong muốn của các nhà lãnh đạo để điều hành một tổ chức thành công.

Một vài gợi ý để thiết lập môi trường kỷ luật tích cực:

• Thiết lập một bộ chính sách tiêu chuẩn, công bằng, hợp lý, thực tế và được truyền đạt rõ ràng tới mọi nhân viên, đảm bảo mọi người đều hiểu rõ và nắm được chúng.
• Khi một quy tắc hoặc một tiêu chuẩn có hiệu lực, toàn bộ nhân viên ​​sẽ phải tuân thủ nó mà không có ngoại lệ.
• Mặc dù các quy tắc tồn tại, mọi người nên hiểu rằng nếu một vấn đề cá nhân hoặc một tình huống xảy ra làm cho quy tắc này trở nên đặc biệt khắc nghiệt, quy tắc có thể được thay đổi hoặc một ngoại lệ sẽ xảy ra - đó là sự linh hoạt và điều này phải được công khai trước nhân viên.
• Nhân viên cần nhận thức được rằng họ có thể nói lên sự không hài lòng của bản thân với bất kỳ quy tắc hoặc tiêu chuẩn nào mà họ cho là không hợp lý cũng như với điều kiện làm việc mà họ cảm thấy nguy hiểm, khó chịu hoặc không thực hiện được.
• Nhân viên cần hiểu rõ hậu quả của việc phá vỡ một quy tắc mà không được phép.
• Thành lập một bộ phận tư vấn, giải đáp khi các quy tắc được tuyên bố và áp dụng.
• Nhà quản lý cũng cần có sự công nhận với thành quả đạt được, độ tin cậy và lòng trung thành của nhân viên. Nghe có vẻ không liên quan nhưng khi nhận được cả những phản hồi tốt, những góp ý tiêu cực sẽ được nhân viên chấp nhận và tiếp thu tốt hơn rất nhiều.

Nói chung, kỷ luật tiêu cực được hiểu là một loại kiểm soát hoặc hạn chế quyền tự do của một nhân viên. Mục tiêu là sử dụng kỷ luật trừng phạt hoặc cưỡng chế là để đảm bảo rằng nhân viên không vi phạm các quy tắc và quy định được hình thành bởi tổ chức. Nếu nhân viên không tuân thủ các quy tắc, các hình thức kỷ luật sẽ được đưa ra. Nỗi sợ bị trừng phạt sẽ khiến nhân viên trở lại đúng hướng và cố gắng không tái phạm nữa.

Điều đáng nói ở đây là kỷ luật tiêu cực không thể loại bỏ hành vi vi phạm của nhân viên mà chỉ có thể đàn áp nó. Kỷ luật tiêu cực đòi hỏi sự giám sát thường xuyên nên gây lãng phí thời gian. Mặt khác, các hình phạt của kỷ luật tiêu cực cũng thường gây ra cảm xúc phẫn nộ và thù địch của nhân viên nếu như họ cảm nhận được việc áp dụng kỷ luật chỉ mang lại ý nghĩa duy nhất là kiểm soát và trừng phạt.

• Có được sự sẵn sàng chấp nhận thực hiện mọi quy tắc, quy định hay những thủ tục của nhân viên để đạt được các mục tiêu của tổ chức.
• Phát triển giữa các nhân viên một tinh thần khoan dung và mong muốn tự rèn luyện bản thân.
• Đưa ra những phương hướng để nhân viên quyết định hành vi của cá nhân hoặc trách nhiệm trong các công việc của tổ chức.
• Tăng hiệu quả và tinh thần làm việc của nhân viên để năng suất của họ được đẩy mạnh, chi phí giảm và chất lượng sản xuất được cải thiện.
• Tạo ra một bầu không khí tôn trọng con người hoặc tôn trọng các mối quan hệ.

Kỷ luật là điều cần thiết cho sự vận hành trơn tru của một tổ chức để duy trì. Không có kỷ luật, doanh nghiệp không thể tồn tại và phát triển.

Sự thành công của bất kỳ quy tắc kỷ luật nào đều phụ thuộc vào mức độ hợp tác giữa người sử dụng lao động và người lao động; dựa trên niềm tin vào động cơ của người khác; về việc thực hiện nghĩa vụ, về thái độ giác ngộ của nhà quản lý đối với nhân viên của mình và hiệu quả vượt trội của nó đối với các tổ chức.

Chúng ta dễ dàng nhận thấy ngay cả trong một gia đình hoặc một tổ chức nhỏ cũng đều phải có những quy tắc hay nguyên tắc nhất định để có thể hòa hợp và tồn tại ổn định, vậy thì chắc chắn một doanh nghiệp sở hữu nhiều cá nhân cũng không thể hoạt động trơn tru nếu như không có kỷ luật.

Tầm quan trọng của kỷ luật được thể hiện ở 3 khía cạnh: cá nhân, đội nhóm và toàn tổ chức:

- Từ quan điểm của một cá nhân:

• Kỷ luật cung cấp sự an toàn cho cá nhân trong tổ chức
• Tăng cường hiệu suất làm việc.
• Thúc đẩy rèn luyện năng lực bản thân và tạo ra cảm giác hài lòng với chính mình.

- Từ quan điểm của một nhóm làm việc:

• Đảm bảo đội ngũ làm việc nhóm hiệu quả và gắn kết hơn
• Bầu không khí kỷ luật là chìa khóa cho sự tiến bộ của toàn đội ngũ.
• Đảm bảo năng suất cao hơn, thúc đẩy trách nhiệm từ các cá nhân hoàn thành công việc để đạt mục tiêu của toàn nhóm nhanh và dễ dàng hơn.
• Nâng cao tinh thần và động lực cho nhân viên.

- Từ quan điểm của một tổ chức:

• Đảm bảo năng suất và chất lượng cao hơn.
• Giúp một tổ chức đạt được lợi nhuận tối đa.
• Đạt được lợi ích toàn diện tốt hơn.
• Kiểm soát được sự lãng phí và tối ưu hóa những chi phí của doanh nghiệp.
• Phát triển và củng cố văn hóa doanh nghiệp

Ngay từ bước tuyển nhân sự, doanh nghiệp đã không đánh giá được các đặc điểm tính cách ở ứng viên như thái độ hợp tác, lòng vị tha, tính ham học hỏi,... dẫn đến việc một số nhân viên sau khi đi làm thì bắt đầu bộc lộ những khía cạnh tính cách tiêu cực, điển hình là coi thường những quy định của tổ chức, có thể thách thức bất kỳ quyết định nào từ quản lý, từ đó dần vi trở thành một người vô kỷ luật.

Một doanh nghiệp thiếu đi bộ quy tắc ứng xử sẽ khiến nhân viên mất phương hướng về hành vi, điều này trực tiếp gieo nên những hạt giống vô kỷ luật trong tổ chức.

Khi một nhân viên làm việc ở một lĩnh vực mình không phù hợp, công việc đối với họ sẽ trở nên vô vị, những hành động thiếu trách nhiệm xảy ra là điều khó tránh khỏi.

Với việc đi theo chủ nghĩa độc đoán và không đủ năng lực quản lý, nhà lãnh đạo sẽ trở nên không còn đáng tin trong mắt cấp dưới của mình, điều này trực tiếp gây nên sự vô kỷ luật giữa các nhân viên.

Việc sử dụng thái quá và bừa bãi các quy tắc kỷ luật sẽ gây nên tác dụng ngược đối với nhân viên, từ đó sự vô kỷ luật sẽ hình thành trong một nhóm người luôn có động thái và suy nghĩ phản động.

Một số nhà quản lý thường sử dụng phương pháp thiết lập mạng lưới gián điệp. Điều này vô hình trung biến bầu không khí làm việc trở nên khó chịu vì sự chia rẽ nội bộ giữa các nhân viên.

Việc đánh giá hiệu suất thiên vị của các nhà quản lý dựa trên một vài khía cạnh như tín ngưỡng, màu sắc, giới tính, tôn giáo hay khu vực sinh sống sẽ thúc đẩy cảm giác tồi tệ và bất công giữa các nhân viên, đỉnh cao của điều này là cách xử sự vô kỷ luật.

Thiếu cơ chế giải quyết khiếu nại sẽ làm nản lòng, gây thất vọng và mất lòng tin của nhân viên đối với nhà quản lý - tất nhiên cũng là lí do gây ra sự vô kỷ luật.

Đặc trưng của một tổ chức là sở hữu nhiều nhân sự, chính vì thế việc khó tồn tại mặt bằng chung trong chấp hành kỷ luật giữa các nhân viên là điều hết sức bình thường. Sự khác biệt cá nhân thường do phương pháp giáo dục, kinh nghiệm, giá trị, thái độ, niềm tin, trí thông minh, tính cách,v.v... Điều này khiến các nhân viên có cách cư xử khác nhau trong một tổ chức.

Một số đặc điểm cá nhân dẫn đến hành vi vô kỷ luật:

Các cá nhân có tính cách khác người, không theo khuôn mẫu thường có xu hướng không tuân theo quy định, vi phạm kỷ luật của tổ chức

Nhận thức của mỗi cá nhân về sự khen thưởng và kỷ luật khác nhau nên phản ứng với việc đó cũng khác nhau. Khi phần thưởng không tương xứng với kỳ vọng của một người, họ sẽ cảm thấy thất vọng và có xu hướng hành động vô kỷ luật

Tính cách mỗi người khác nhau, đạo đức công việc cũng sẽ khác nhau. Những người sở hữu giá trị đạo đức cao sẽ có xu hướng làm việc với sự cam kết cao hơn. Ngược lại, phẩm chất đạo đức thấp sẽ khiến nhân viên không tôn trọng với công việc và tổ chức của họ, hành vi tiêu cực là điều chắc chắn xảy ra.

Tổ chức là một phần nhỏ của xã hội. Chính vì thế, môi trường xã hội là một yếu tố quan trọng hình thành tính kỷ luật cho các tổ chức. Sự vô kỷ luật xuất hiện trong gia đình, trong đơn vị giáo dục, hệ thống chính trị, các tổ chức tôn giáo,.. vô hình trung tạo ra một cái bóng khó chấp nhận trong các tổ chức.

Các biện pháp kỷ luật có tác động nghiêm trọng đến nhân viên do đó chúng nên được dựa trên những nguyên tắc nhất định để tạo ra sự công bằng và nể phục của nhân viên hoặc tổ chức.

Càng nhiều sự thống nhất càng tốt: Tất cả các quy tắc nên được bàn luận, thống nhất và quyết định của ban lãnh đạo và cả đại diện nhân viên.

Tất cả các quy tắc nên được xem xét và điều chỉnh lại định kỳ để đảm bảo rằng chúng vẫn luôn phù hợp, hợp lý và hữu ích với tổ chức.

Kỷ luật trong doanh nghiệp cần đáp ứng được các yêu cầu sau:

• Ngay lập tức
• Nhất quán
• Khách quan
• Cảnh báo trước

Suy cho cùng, mục đích của kỷ luật là mong muốn nhân viên thay đổi hiệu suất làm việc, cống hiến và hành vi hiện tại. Điều này yêu cầu nhân viên phải nhận thức được hiệu suất, sự cống hiến và các chuẩn mực hành vi hiện tại của mình đang như thế nào so với mong muốn của tổ chức.

a. Khiển trách bằng miệng

b. Khiển trách bằng văn bản

c. Kỷ luật bằng cách đình chỉ

d. Mất đặc quyền

e. Phạt tiền

f. Chuyển đơn vị công tác

a. Cắt giảm lương

b. Giáng chức

c. Đình chỉ tạm thời chờ kết luận từ điều tra

d. Sa thải

9.1 Bước 1: Nắm được những gì pháp luật quy định về kỷ luật doanh nghiệp

9.2 Bước 2: Thiết lập các quy tắc rõ ràng cho nhân viên

9.3 Bước 3: Thiết lập các quy tắc rõ ràng cho nhà quản lý cấp trung

9.4 Bước 4: Quyết định hình thức kỷ luật bạn sẽ áp dụng

9.5 Bước 5: Lưu trữ tài liệu liên quan tới kỷ luật nhân viên

Để đảm bảo sự công bằng trong kỷ luật doanh nghiệp, nhà quản lý cần xem xét đến các yếu tố sau:

• Sự nghiêm trọng của vấn đề
• Tần suất của vấn đề
• Ảnh hưởng bởi nguyên nhân khách quan
• Minh bạch
• Thực hành kỷ luật

--- Nhấn nút TẢI VỀ hoặc XEM ONLINE để tham khảo đầy đủ nội dung tài liệu Kỷ luật trong doanh nghiệp lãnh đạo cần nắm vững ---