Phân tích công việc trong Quản trị nguồn nhân lực

Phân tích công việc là công việc đầu tiên cần thiết phải biết của mọi quản trị gia trong lĩnh vực quản trị nguồn nhân lực. Phân tích công việc là cơ sở cho giải quyết các vấn đề trong lĩnh vực quản trị nguồn nhân lực.

Sự cần thiết của phân tích công việc:

• Các nhà quản lý nhân sự cần hiểu biết về công việc để có thể tìm người phù hợp với công việc.
• Người lao động cần hiểu biết vai trò của họ trong tổ chức trước khi bắt đầu làm việc

Trước hết ta cần có khái niệm về công việc. Cũng có nhiều khái niệm khác nhau về công việc. Ta có thể chấp nhận khái niệm về công việc như sau: “Công việc bao gồm một số công tác cụ thể mà một tổ chức phải hoàn thành nhằm đạt được mục tiêu của mình”.

Như vậy: “Phân tích công việc là quá trình thu thập các thông tin liên quan đến công việc một cách có hệ thống”.

Phân tích công việc được tiến hành nhằm để xác định các nhiệm vụ thuộc phạm vi công việc đó và các kỹ năng, năng lực quyền hạn và trách nhiệm cụ thể cần phải có để thực hiện công việc đó một cách tốt nhất.

Cụ thể phân tích công việc nhằm trả lời các câu hỏi sau đây:

• Nhân viên thực hiện những công tác gì?
• Khi nào công việc được hoàn tất?
• Công việc được thực hiện ở đâu?
• Nhân viên làm công việc đó như thế nào?
• Tại sao phải thực hiện công việc đó?
• Để thực hiện công việc đó nhân viên cần hội đủ những tiêu chuẩn trình độ nào?

Phân tích công việc cung cấp cho các nhà quản trị một bản tóm tắt các nhiệm vụ và trách nhiệm của một công việc nào đó, mối tương quan của công việc đó với công việc khác, kiến thức và kỹ năng cần thiết và các điều kiện làm việc.

Tóm lại Phân tích công việc được tiến hành nhằm:

• Xác định các nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc.
• Điều kiện để tiến hành công việc.
• Các tiêu chuẩn để đánh giá chất lượng hoàn thành công việc.
• Mối tương quan của công việc đó với công việc khác.
• Các phẩm chất, kỹ năng nhân viên phải có để thực hiện công việc đó.

Mục tiêu cụ thể của phân tích công việc là xây dựng Bản mô tả công việc và Bản tiêu chuẩn công việc.

Lợi ích của phân tích công việc được trình bày như sau:

Có thể nói rằng các thông tin từ bản phân tích công việc được sử dụng để:

• Định hướng cho quá trình tuyển dụng và hoàn thiện việc bố trí nhân viên.
• Lên kế hoạch bổ nhiệm và thuyên chuyển công tác cho nhân viên.
• Xây dựng hệ thống đánh giá công việc, xếp hạng công việc và hệ thống tiền lương.
• Hoàn thiện các biện pháp cải thiện điều kiện lao động, bảo vệ sức khỏe và khả năng làm việc lâu dài cho nhân viên.
• Xác định nhu cầu đào tạo nhân viên và lập kế hoạch cho các chương trình đào tạo

Phân tích công việc được thực hiện trong các trường hợp sau đây:

• Khi tổ chức được thành lập.
• Khi có công việc mới.
• Khi công việc thay đổi do kết quả của áp dụng KH - KT mới.

Bản mô tả công việc là một tài liệu cung cấp thông tin liên quan đến công tác cụ thể, các nhiệm vu và trách nhiệm của công việc. Hiểu một cách ngắn gọn bản mô tả công việc là mô tả các nhiệm vụ cấu thành nên công việc đó.

Bản mô tả công việc là một tài liệu giải thích trả lời các câu hỏi sau:

• Người thực hiện công viêc? Vị trí của họ trong hệ thống của tổ chức?
• Tại sao công việc đó phải được thực hiện?
• Mục tiêu công việc đó là gì?
• Công việc phải làm gì? hay các nhiệm vụ chủ yếu phải hoàn thành?
• Công việc được thực hiện ở đâu?
• Khi nào công việc được coi là hoàn tất?
• Phương tiện, trang bị thực hiện công việc?
• Điều kiện làm việc và rủi ro có thể?

Như vậy bản mô tả công việc là một bản liệt kê chính xác và xúc tích những điều mà nhân viên phải thực hiện. Nó cho biết nhân viên làm cái gì? Làm như thế nào? Và các điều kiện mà nhân viên đó được thực thi.

Nói chung bản mô tả công việc nhằm trả lời các câu hỏi cơ bản: Ai? Tại sao? Cái gì? Khi nào? Ở đâu? Bằng cách nào?

Một cách cụ thể bản mô tả công việc thường bao gồm các nội dung sau đây:

• Nhận diện công việc.
• Tóm tắt công việc.
• Các mối quan hệ.
• Chức năng, trách nhiệm công việc.
• Quyền hạn.
• Tiêu chuẩn mẫu.
• Điều kiện thực hiện công việc.

Ví dụ: Bản mô tả công việc - Thư ký bộ phận sản xuất

Chức danh công việc: Thư ký cho kỹ sư trưởng cơ khí

Báo cáo cho: Kỹ sư trưởng cơ khí

Xác định công việc: Cung cấp dịch vụ toàn diện cho Kỹ sư trưởng bằng cách tổ chức sắp xếp các phần công việc thường lệ của kỹ sư trưởng.

Các nhiệm vụ chính:

• Tiếp nhận thư từ, phân loại theo thứ tự ưu tiên, đính kèm thư từ trao đổi từ trước nếu có và đánh máy các thư từ.
• Ghi lại lời đọc của kỹ sư trưởng cơ khí và xử lý các thư từ khẩn
• Sắp xếp công tác cho phòng, chuẩn bị các cuộc họp
• Soạn thảo các văn bản, trả lời các thư từ theo lệnh của kỹ sư trưởng
• Giúp kỹ sư trưởng giải quyết các công việc hành chánh thông thường, giải quyết các thắc mắc thường lệ
• Gọi và trả lời các cuộc điện thoại một cách khôn khéo. Tiếp khách có hiệu quả.

Các nhiệm vụ phụ:

• Chuẩn bị bản tóm tắt về các chi tiêu của bộ phận theo yêu cầu của bộ phận kế toán
• Thu thập các báo cáo tóm tắt, đánh máy các báo cáo tiến độ dự án
• Chuyển hồ sơ cũ xuống tầng hầm
• Đánh máy báo cáo kế toán

Các mối quan hệ:

• Báo cáo cho: Kỹ sư trưởng cơ khí
• Giám sát những người sau đây: Không

Các yêu cầu về điều kiện vật chất:

• Điều kiện làm việc: Làm việc trong văn phòng
• Thời gian làm việc: Thời gian làm việc hành chánh 8 giờ
• Rủi ro: Không

Ví dụ khác về bản mô tả công việc của Trưởng phòng Tổ chức hành chánh:

Các hướng dẫn viết bản mô tả công việc:

• Liệt kê các nhiệm vụ và trách nhiệm theo trình tự hợp lý
• Viết rõ, đơn giản và súc tích các nhiệm vụ và trách nhiệm riêng biệt
• Bắt đầu mỗi câu bằng động từ hành động
• Sử dụng những từ có thể định lượng được khi có thể
• Sử dụng những từ cụ thể và hạn chế tối đa những từ mơ hồ
• Sử dụng những thuật ngữ đã được chuẩn hóa
• Trả lời các câu hỏi: How, What, Where, When, Why, Who
• Xác định rõ kết quả hoặc tiêu chuẩn cuối cùng được sử dụng để đánh giá.

Khái niệm: bản tiêu chuẩn công việc là văn bản liệt kê tất cả các yêu cầu chủ yếu đối với nhân viên thực hiện công việc. Hay nói khác đi là bản trình bày các điều kiện tiêu chuẩn tối thiểu có thể chấp nhận được mà một người cần phải có để hoàn thành một công việc riêng biệt nào đó.

Công việc rất đa dạng, nên yêu cầu của công việc cũng rất đa dạng. Nhưng nhìn chung các yếu tố chung nhất thường được đề cập trong bản tiêu chuẩn công việc là:

• Trình độ học vấn
• Trình độ chuyên môn
• Các kỹ năng cần thiết cho công việc
• Kinh nghiệm cần có để thực hiện công việc: thâm niên trong nghề, các thành tích kỷ lục đã đạt được.
• Trình độ ngoại ngữ: cần biết ngoại ngữ nào và mức độ.
• Các phẩm chất về cá nhân: tuổi đời, sức khỏe, ngoại hình, tham vọng cầu tiến, hoàn cảnh gia đình, nghị lực,mức độ thích nghi với hoàn cảnh, khả năng làm việc độc lập, khả năng chịu được sự căng thẳng hay áp lực công việc…

Một số các yêu cầu đặc biệt khác cần thiết cho hoàn thành công việc.

Ví dụ: Bản tiêu chuẩn công việc - Thư ký bộ phận sản xuất

Tên công việc: Thư ký Kỹ sư trưởng cơ khí

Tính chất công việc: Dài hạn

Trình độ học vấn:

- Trình độ học vấn cần thiết:

• Phổ thông trung học
• Ngành học: Chuyên môn hóa rộng
• Chức danh nghề nghiệp: Không đòi hỏi
• Đào tạo và bằng cấp chuyên môn: Ưu tiên người đã được đào tạo về thư ký nhưng không bắt buộc

- Kiểm tra văn hóa do công ty tổ chức

Kinh nghiệm làm việc cần thiết: Có ít nhất một năm làm công việc tương tự

Kiến thức/Kỹ năng cần thiết:

• Tốc độ đánh máy vi tính 60 từ/phút hoặc nhanh hơn
• Các kỹ năng máy tính cơ bản

Yêu cầu về thể chất

• Yêu cầu sức khỏe: Có thể ngồi làm việc lâu

Đôi khi trong thực tế người ta có thể trình bày bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc trong cùng một bản, ví dụ:

Thông tin trong phân tích công việc là khởi đầu cho tuyển dụng nhân viên, tạo cho việc bố trí đúng người đúng việc. Những thông tin này còn giúp để đánh giá giá trị công việc là cơ sở trong quy trình xây dựng hệ thống tiền lương.

Các phân tích về điều kiện làm việc trong bản mô tả công việc giúp các nhà quản trị cải thiện các điều kiện lao động cho nhân viên nhằm nâng cao năng suất lao động đồng thời bảo đảm sự an toàn và sức khỏe cho nhân viên.

Có 3 phương pháp.

3.1 Phương pháp làm bản câu hỏi

3.2 Phương pháp chuyên gia (Phương pháp hội đồng)

3.3 Phương pháp quan sát

Như đã trình bày ở trên phân tích công việc giúp làm cơ sở để giải quyết nhiều nội dung của quản trị nguồn nhân lực. Một trong những vấn đề mà các thông tin trong phân tích công việc được các nhà quản trị con người sử dụng để giải quyết đó là thiết kế lại công việc.

Thiết kế lại công việc là sự thay đổi một cách hệ thống nội dung của công việc nhằm thay đổi những tiêu chuẩn về hiểu biết, kỹ năng, năng lực và các yếu tố khác cần thiết cho công việc hoặc tăng động cơ làm việc.

Các hoạt động của Quản trị chiến lược về Nguồn nhân lực được thiết kế để kích thích hiệu quả cá nhân người lao động bằng cách sắp xếp những người phù hợp cho công việc.

Các cách tiếp cận thiết kế công việc:

4.1 Chuyên môn hóa:

4.2 Luân chuyển công việc

4.3 Mở rộng công việc

4.4 Làm giàu công việc

4.5 Nhóm tự quản

--- Nhấn nút TẢI VỀ hoặc XEM ONLINE để tham khảo đầy đủ nội dung tài liệu Phân tích công việc trong Quản trị nguồn nhân lực ---