Quy trình đào tạo nội bộ hiệu quả dành cho doanh nghiệp

Theo Udemy for Business, 71% chuyên gia nhân sự tin rằng nhân viên trong doanh nghiệp không có đủ kỹ năng cần thiết cho công việc hiện tại. Để chấm dứt tình trạng trên và biến nguồn nhân lực làm lợi thế cạnh tranh độc nhất, hãy xây dựng ngay một quy trình đào tạo nội bộ đúng chuẩn và hiệu quả.

Rất nhiều doanh nghiệp nghĩ rằng không cần thiết phải đầu tư xây dựng một quy trình đào tạo nội bộ bài bản, chỉ cần chỉ dẫn qua công việc (on-job training) cho nhân viên mới trong vài ngày. Thực tế, đào tạo nội bộ không chỉ là việc onboarding cho nhân viên mới trong vài ba ngày, mà đây là một chiến lược dài hạn nhằm xây dựng một đội ngũ nhân sự tinh nhuệ và đồng đều về năng lực. Đối tượng tham gia trong chương trình huấn luyện nhân viên này bao gồm:nhân viên mới tuyển dụng, nhân viên đang công tác và đội ngũ quản lý các cấp.

Từ cách nhìn nhận trên, các nhà quản lý đều đã có thể nhận thấy được những lợi ích và vai trò quan trọng của công tác đào tạo nội bộ. Theo nghiên cứu Bersin by Deloitte, doanh nghiệp có văn hóa đào tạo mạnh mẽ và kế hoạch phát triển nhân sự bài bản sẽ hoạt động hiệu quả hơn, cụ thể:

• 46% doanh nghiệp đã nâng cao cơ hội tiên phong trong thị trường
• 37% doanh nghiệp gia tăng hiệu suất làm việc
• 58% doanh nghiệp tăng khả năng đáp ứng nhu cầu trong tương lai

Lợi ích và quan trọng là vậy, thế nhưng một số doanh nghiệp Việt Nam vẫn còn vấp những khó khăn và rào cản khiến cho quy trình đào tạo nhân sự không được triển khai như:

• Thiếu nhân sự phụ trách đào tạo có chuyên môn
• Không có kế hoạch và quy trình đạo tạo bài bản
• Nhân viên không thấy được sự cần thiết và không tham gia tích cực
• Không nhận được sự quan tâm về tài chính đúng mức

Tuy nhiên, doanh nghiệp của bạn hoàn toàn có thể xóa bỏ những rào cản này, hãy đọc tiếp để tự mình xây dựng quy trình đạo nội bộ hiệu quả và không lãng phí nguồn lực.

Một số hình thức đào tạo nội bộ hiệu quả thường được sử dụng:

Buổi họp nội bộ định kỳ (Internal session):

Đây là cách thức đào tạo thông qua các buổi gặp mặt toàn doanh nghiệp hoặc theo nhóm. Buổi họp này thường diễn ra định kỳ theo tuần, theo tháng,. Sẽ rất tốt để các cá nhân nâng cao năng lực, rèn luyện kỹ năng mềm để biết cách phối hợp giữa các phòng ban. Doanh nghiệp thường sử dụng cách đào tạo này để huấn luyện về một chủ đề / kỹ năng cụ thể mà nhiều nhân viên cần biết.

Đào tạo qua công việc (On-job training):

Nhân sự sẽ được đào tạo bằng cách học hỏi qua công việc thực tế. Hình thức này cần đảm bảo điều kiện là có khoảng thời gian riêng để đào tạo viên và nhân sự học việc không bị ảnh hưởng tới tiến độ công việc. Cách đào tạo nội bộ này sẽ thích hợp đối với những công việc mang tính thực hành cao, ví dụ như hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán.

Kèm cặp (Mentorship):

Hình thức đào tạo kèm cặp là việc theo dõi, hướng dẫn và hỗ trợ kịp thời cho nhân viên. Cách này sẽ giúp người quản lý hoặc người giàu kinh nghiệm dễ dàng truyền đạt những kiến thức và kỹ năng cho nhân viên còn ít kinh nghiệm.

Doanh nghiệp bạn sẽ không thể xây dựng được một chương trình đào tạo nội bộ thành công nếu như không biết chúng ta cần phải đạt được điều gì. Đó là lý do trước khi tiến hành lập kế hoạch đào tạo nhân viên, bạn phải tiến hành các buổi brainstorm giữa các cấp lãnh đạo, các phòng ban, các nhóm chuyên môn để xác định đích đến mà doanh nghiệp đang hướng tới.

Bước tiếp theo để xây dựng quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực trong doanh nghiệp là lập kế hoạch. Các đầu mục chính mà một bản kế hoạch đào tạo nhân viên cần có là:

• Tên của chương trình đào tạo nội bộ
• Các mục tiêu cần đạt sau chương trình
• Đối tượng tham gia huấn luyện
• Nhân sự, phòng ban phụ trách
• Nội dung và hình thức đào tạo nhân sự
• Phân bổ thời gian, tài chính và địa điểm
• Các điều kiện ràng buộc khác cần chú ý

Hãy dành thời gian để xây dựng một bản kế hoạch chi tiết, cụ thể và dễ dàng triển khai, đo lường. Trong quá trình xây dựng, bạn cần cân nhắc đến những nhu cầu đào tạo nội bộ đã được thu thập tại bước 1 cùng với những quan điểm nhân sự và văn hóa doanh nghiệp. Điều này sẽ đảm bảo quy trình đào tạo đặc biệt hữu ích với những nét riêng của doanh nghiệp.

Giờ là lúc bản kế hoạch đào tạo nhân viên bài bản được đưa vào thực tiễn. Tuy nhiên, một bí quyết nhỏ để giúp kế hoạch đào tạo đạt hiệu quả, đó là hãy tổ chức một buổi gặp mặt với các đối tượng tham gia huấn luyện và giúp họ hiểu được ý nghĩa thực sự của chương trình đào tạo nhân sự này. Thực tế đã có rất nhiều doanh nghiệp xảy ra tình trạng nhân viên không tham gia tích cực vì cho rằng những buổi đào tạo chỉ vô bổ và khiến họ mất thời gian nghỉ ngơi.

Đừng quên triển khai theo đúng kế hoạch để đảm bảo chất lượng của quy trình và ghi chép, đo lường kết quả cho các nhân sự thật rõ ràng. Chúng sẽ là nguyên liệu để bạn có thể dùng cho bước sau.

Nếu bạn muốn quy trình đào tạo nhân sự là một khóa huấn luyện thực thụ, đem lại những kết quả thực tế cho doanh nghiệp, đừng bao giờ bỏ qua bước cải tiến quy trình này. Bởi vì mục tiêu đào tạo luôn thay đổi, tình trạng của nhân sự cũng thay đổi và chiến lược quản trị nhân sự của doanh nghiệp trong từng giai đoạn cũng không giống nhau.

Kết thúc mỗi đợt đào tạo nhân sự, hãy tiến hành phân tích các ý kiến phản hồi của người học, những kết quả mà họ đạt được cũng như những mục tiêu đã không thể hoàn thành và rút ra bài học kinh nghiệm.

Một quy trình đào tạo nội bộ bài bản và hiệu quả là một trong điểm chính tạo nên thành công của chiến lược đào tạo và phát triển nguồn nhân lực. Hãy biến lợi thế nguồn nhân lực tinh nhuệ trở thành chiếc chìa khóa mở lối cho cảnh cửa gia tăng năng suất lao động, hình thành văn hóa doanh nghiệp và nâng cao lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Tùy thuộc vào đối tượng chương trình đào tạo hướng đến hoặc thời gian đào tạo mà có thể phân ra thành nhiều mẫu kế hoạch đào tạo nội bộ khác nhau.

Phân loại mẫu kế hoạch đào tạo dựa vào cấp bậc nhân viên có 3 loại:

• Mẫu kế hoạch đào tạo lãnh đạo: Dành cho những đối tượng thuộc diện để lên cấp lãnh đạo công ty, thường thì được sử dụng với các công ty cổ phần hoặc trách nhiệm hữu hạn
• Mẫu kế hoạch đào tạo chuyên viên: Dành cho nhân viên nâng cao nghiệp vụ hơn, có thể sẽ được tăng lương và thêm trách nhiệm phụ trách sau kì đào tạo
• Mẫu kế hoạch đào tạo nhân viên mới: hay còn có tên gọi khác là trainning nhân viên mới

Phân loại mẫu kế hoạch đào tạo dựa vào thời gian có 2 loại:

• Mẫu kế hoạch đào tạo ngắn hạn: thường đào tạo theo kế hoạch với thời gian trong một đến vài ngày
• Mẫu kế hoạch đào tạo dài hạn: thường đào tạo theo kế hoạch với thời gian trong 1 tuần đến vài tháng

Đánh giá hành chánh công tác đào tạo:

• Tất cả CNV được đào tạo nội bộ hoặc các khóa mời giảng viên về giảng tại Công ty đều phải làm bài kiểm tra cuối khoá và được cấp Giấy chứng nhận (tùy từng khóa học) nếu đạt yêu cầu.
• Trường hợp gửi nhân viên tham dự khóa đào tạo do các đơn vị bên ngoài tổ chức, tất cả các học viên đều phải nộp tài liệu, Giấy chứng nhận cho Tổ đào tạo chậm nhất 01 tuần sau khi nhận được.

Đánh giá kết quả đào tạo qua kế hoạch ứng dụng và kết quả thực hiện:

• Sau khi kết thúc khóa đào tạo 01 tuần, người được đào tạo phải hoàn tất bảng Kế hoạch ứng dụng sau đào tạo có sự đồng ý của Trưởng bộ phận hoặc cấp quản lý trực tiếp và gửi 01 bản photo cho Tổ Đào tạo để theo dõi. Sau khi CNV đã thực hiện.
• Trưởng bộ phận hoặc cấp quản lý trực tiếp đánh giá kết quả và gửi bản chính về Tổ Đào tạo (kèm theo các hồ sơ, số liệu liên quan chứng minh kết quả thực hiện, nếu Tổ Đào tạo yêu cầu). Nếu không đạt, hoặc sau thời gian thực hiện CNV không gửi Kế hoạch ứng dụng sau đào tạo (bản chính), không gởi kết quả kế họach ứng dụng về Tổ Đào tạo coi như không hoàn thành khóa học và phải bồi thường học phí Công ty đã hỗ trợ theo quy chế đào tạo.
• Đối với các khóa như: tập huấn, hội nghị, hội thảo, hướng dẫn triển khai thực hiện các thông tư mới, hoặc các khóa có thời lượng từ 01 buổi trở xuống, học viên không làm Kế hoạch ứng dụng sau đào tạo mà thay vào đó là Báo cáo thu hoạch sau đào tạo.
• Nội dung trong báo cáo phải nêu được nội dung chính của khoá học, khả năng áp dụng các kiến thức đã học vào thực tế, đánh giá giảng viên (phương pháp giảng dạy, trình độ chuyên môn, kinh nghiệm, tính chuyên nghiệp), cách tổ chức khóa học của đơn vị đào tạo,…