Làm thế nào để giải quyết mâu thuẫn trong nội bộ nhóm?

Là người quản lý một đội nhóm, bạn có thể đã, đang và sẽ phải đối mặt với nhiều mâu thuẫn nội bộ.

Ngay cả khi còn là sinh viên, những vấn đề như vậy đã thường xuyên xảy ra, ví dụ như một thành viên trong nhóm thuyết trình thường chậm deadline và không hoàn thành phần việc được giao. Một ví dụ khác là hai thành viên trong nhóm xích mích với nhau về chiến lược thực hiện, gây nên sự đình trệ của một dự án.

Đến khi đã tham gia vào môi trường làm việc thực sự, bạn sẽ thấy mình buộc phải làm “nhân vật chính” nhiều hơn. Đặc biệt hơn là khi đảm nhận vị trí quản lý, bạn vừa phải tránh tham gia vào các cuộc xung đột, vừa mang trên mình trọng trách giải quyết mâu thuẫn của nhân viên.

Bằng cách phân tích các kinh nghiệm lâu năm, bài viết này sẽ hướng dẫn bạn quy trình giải quyết mâu thuẫn trong nội bộ nhân viên với tư cách một nhà quản lý tài giỏi.

Bạn cần khéo léo xử lý đúng và đủ, bởi mâu thuẫn nội bộ có thể dẫn đến nhiều hậu hoạ sau này.

Thông thường, nhiều nhà quản lý sẽ muốn giải quyết mâu thuẫn ngay khi bạn lờ mờ nhận thấy sự xuất hiện của nó. Đây không phải là cách thức đúng đắn trong mọi trường hợp, bởi việc tham gia vào vấn đề quá sớm có thể khiến bạn có cái nhìn sai lệch hoặc bị chỉ trích bởi một trong các bên liên quan.

Nhưng nếu chờ đợi quá lâu, hình ảnh của bạn với tư cách là người lãnh đạo sáng suốt và đáng tin cậy sẽ bị phai mờ. Nhân viên sẽ mặc định rằng bạn không hề muốn xử lý mâu thuẫn, hoặc không đủ năng lực giải quyết nên cố tình lảng tránh.

Vậy khi nào là thời điểm tốt nhất để hành động?

Đó là khi bạn có một số bằng chứng cho thấy nhân viên của bạn đang tham gia vào mâu thuẫn và điều đó gây ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc chung của nhóm. Với bằng chứng này, bạn có thể tiến về phía trước và bắt đầu thu thập thông tin xung quanh cuộc xung đột này.

Quản lý có thể dựa theo quy trình sau để lần lượt gỡ rối các mâu thuẫn nội bộ trong đội nhóm của bạn.

Đầu tiên, bạn cần chấp nhận rằng sẽ rất khó để làm cho tất cả nhân viên vui vẻ chấp nhận cách làm việc của nhau, đặc biệt là khi họ đang cạnh tranh về lợi ích.

Bạn cần thu thập quan điểm và ý kiến của cả hai bên để tránh việc mâu thuẫn bị làm “lố” lên và dồn hết sai lầm cho một bên nhất định.

Cũng rất có thể không có ai sai ở đây, nhưng sự khác biệt về ý kiến có thể nảy sinh hiểu lầm và tích tụ thành mâu thuẫn.

Vì vậy, để hiểu được gốc rễ của vấn đề, bạn cần lắng nghe những gì cả hai bên nói và xem xét từng ý kiến mà không có bất kỳ phán xét nào. Từ đây, thử cố gắng đặt mình vào vị trí của họ và thông cảm, thấu hiểu càng nhiều càng tốt. Đôi khi bạn có thể rất khó khăn do thiếu kinh nghiệm, nhưng rõ ràng đây là điều cần làm.

Bạn có thể giải quyết vấn đề hiệu quả hơn nếu đã xác định được nguồn gốc của nó.

Đôi khi một mâu thuẫn nội bộ phát sinh từ một cái gì đó được tích tụ lâu dài và sâu sắc hơn, chứ không chỉ những sự kiện gần đây.

Nếu bạn đã có đủ sự tin tưởng từ phía nhân viên, có thể yêu cầu thêm thông tin xoay quanh mâu thuẫn và cố gắng xác định nguồn gốc của vấn đề. Tuy nhiên, bạn phải biết giới hạn của bản thân và đừng quá cố gắng để phá vỡ hàng rào ngăn cách cuộc sống riêng tư và trách nhiệm công việc của một người.

Hầu hết nhân viên của bạn không có chung suy nghĩ, và đó thường là một phần nguyên nhân của cuộc xung đột. Đôi khi bạn sẽ cần xây dựng một môi trường đội nhóm mà các bên liên quan luôn chấp nhận lắng nghe bạn.

Nếu kịch bản của mâu thuẫn là do sự bất đồng ý kiến, giải pháp đơn giản mà hiệu quả bạn có thể áp dụng là tự mình đứng ra giải thích cho quan điểm cho mỗi bên.

Chứng minh những điểm mạnh của họ và cả những điều chưa phù hợp sẽ giúp các bên nhìn được vấn đề từ một góc độ khác.

Lúc này, bạn đóng vai trò là một "chính quyền trung lập", người có sự thấu hiểu toàn diện về cả hai phe và đủ uy tín để giúp mỗi bên biết thông cảm và chấp nhận ý kiến khác dễ dàng hơn.

Là người lãnh đạo một đội nhóm, rất có thể bạn sẽ phải đưa ra quyết định hoặc làm những việc mà người khác không muốn làm.

Xung đột càng được giải quyết sớm thì càng tốt cho bạn và đội nhóm của bạn. Bước này sẽ đạt hiệu quả tốt nhất khi bạn đã thu thập tất cả ý kiến và quan điểm của các bên khác nhau, nhận thức được gốc rễ sâu xa của vấn đề.

Điều cần làm lúc này là tập trung nỗ lực vào giải quyết xung đột.

Bạn sẽ cần rất nhiều kiên nhẫn khi cố gắng giải quyết vấn đề không hẳn là liên quan trực tiếp đến mình. Sự vội vã sẽ không giải quyết được bất cứ điều gì nếu không muốn nói là có thể làm mọi thứ tồi tệ hơn. Đôi khi bạn có thể cần nhiều hơn một cuộc nói chuyện để giải quyết mâu thuẫn.

Ngay cả khi bạn nghĩ rằng mâu thuẫn nội bộ đã được giải quyết, sự căng thẳng được tạo ra trước đó không thể ngay lập tức hoàn toàn biến mất.

Bạn sẽ cần phải thiết lập một vài cuộc họp với các bên liên quan và yêu cầu họ phản hồi về cảm giác cũng như nhận định trong tình hình hiện tại.

Đây là một bước quan trọng cung cấp cho bạn thông tin về định hướng của cả hai bên, do đó giúp bạn vạch ra bước đi tiếp theo cho chính bản thân mình. Khi chiến lược đã được xác lập, bạn sẽ phải thực thi chúng và tiếp tục một vòng lặp khác - nhận phản hồi mới từ các bên để xem liệu các hành động đó có hiệu quả hay không.

Khi bạn đã giải quyết hoàn toàn xung đột, bước cuối cùng sẽ là phân tích gốc rễ của vấn đề và đưa ra các biện pháp đối phó cho các xung đột tương tự có thể xảy ra trong tương lai.

Sâu xa hơn nữa, thậm chí nhóm của bạn có thể triệt để tránh xa được loại xung đột này. Ví dụ, nếu mâu thuẫn xảy ra do bạn sắp xếp hai thành viên của đội ngũ Content Writer cùng viết bài cho một nội dung, đừng bao giờ tái diễn điều này và đảm bảo có ít nhất 2 nội dung cho riêng 2 nhân viên đó.

Với những định hướng trên, chắc hẳn bạn đã hình dung ra quy trình cụ thể để đối mặt và giải quyết mâu thuẫn trong nhóm nội bộ. Mong rằng bạn luôn có đủ sự tỉnh táo và linh hoạt để giữ vững vai trò của một nhà quản lý thông thái, tài năng. Chúc các bạn thành công!