Phương pháp đào tạo nội bộ hiệu quả cho doanh nghiệp

Phương pháp đào tạo nội bộ là một trong những yếu tố chiến lược tạo nên sự thành công của chương trình đào tạo trong doanh nghiệp. Lựa chọn đúng phương pháp đào tạo giúp khả năng tiếp thu kiến thức và sự hứng thú của nhân viên tăng nên.

Sau khi đào tạo nâng cao trình độ cho nhân viên thì phải đảm bảo chuyên môn nghiệp vụ và khả năng thực hiện công việc của họ tăng lên và hiệu quả sản xuất kinh doanh cải thiện so với khi chưa đào tạo.

Đào tạo trong công việc là đào tạo trực tiếp tại nơi làm việc. Tất cả nhân viên trong doanh nghiệp, ở các chức vụ khác nhau từ thấp nhất đến cao nhất, trong quá trình làm việc đều rút ra được kinh nghiệm làm việc riêng cho mình để thực hiện công việc tốt hơn. Việc đào tạo thường được phân công theo kế hoạch đào tạo giữa người hướng dẫn hoặc các nhân viên lành nghề có kỹ năng cao với các nhân viên có trình độ lành nghề thấp hơn. Các dạng đào tạo phổ biến nhất tại nơi làm việc gồm có:

Trong quá trình thực hiện công việc học viên sẽ quan sát, ghi nhớ, học tập và thực hiện công việc theo cách người hướng dẫn đã chỉ dẫn. Phương pháp đào tạo nội bộ kèm cặp và hướng dẫn tại chỗ được áp dụng để đào tạo cả công nhân kỹ thuật lẫn các nhà quản trị gia, học viên sẽ làm việc trực tiếp với người mà họ sẽ thay thế trong tương lai.

Phương pháp đào tạo nội bộ kèm cặp và hướng dẫn tại chỗ được áp dụng để đào tạo các quản tri gia cao cấp trong doanh nghiệp.

Ưu điểm: Đơn giản, dễ tổ chức, đào tạo được nhiều người một lúc, ít tốn kém. Học viên nắm được ngay cách thức giải quyết các vấn đề thực tế và mau chóng có thông tin phản hồi về kết quả đào tạo.

Nhược điểm: Người hướng dẫn thường không có kinh nghiệm về sư phạm, có thể hướng dẫn học viên không theo trình tự từ dễ đến khó. Do vậy, việc tiếp nhận kiến thức đào tạo bị phụ thuộc vào khả năng truyền đạt của giảng viên đào tạo.

Học viên được luân phiên chuyển từ bộ phận này sang bộ phận khác được học cách thực hiện những công việc có thể hoàn toàn khác nhau về nội dung và phương pháp. Khi đó, học viên sẽ nắm được nhiều kỹ năng thực hiện các công việc khác nhau, hiểu được cách thức phối hợp thực hiện công việc của các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp.

Phương pháp đào tạo luân phiên thay đổi công việc có thể áp dụng để đào tạo cả quản trị gia lẫn công nhân kỹ thuật và các cán bộ chuyên môn.

Ưu điểm: Học viên được đào tạo đa kỹ năng, tránh được tình trạng trì trệ, dễ dàng thích ứng với các công việc khác nhau. Do vậy, Doanh nghiệp có thể phân công bố trí nhân viên linh hoạt hơn, phối hợp hoạt động của các phòng ban có hiệu quả cao hơn còn nhân viên có khả năng thăng tiến cao hơn.

Nhược điểm: Nhân viên phải linh động thời gian và khó khăn tập trung trong công việc mình đang thực hiện để nâng cao chính chuyên môn nghiệp vụ của mình. Người phụ trách đào tạo cũng cần có kế hoạch chi tiết để cho việc luân phiên công việc không ảnh hưởng tới hiệu suất làm việc của công ty.

Là hình thức đào tạo mà trong đó người được đào tạo sẽ tách khỏi công việc thực tế. Các hình thức đào tạo người công việc gồm có:

Phương pháp đào tạo nghiên cứu tình huống thường được sử dụng để đào tạo và nâng cao năng lực quản trị. Học viên được trao bảng mô tả các tình huống về các vấn đề tổ chức, quản lý đã xảy ra trước đây trong doanh nghiệp hoặc ở các doanh nghiệp khác tương tự. Mỗi học viên sẽ tự phân tích tình huống, trình bày suy nghĩ và cách thức giải quyết các vấn đề với các học viên khác trong nhóm hoặc trong lớp. Thông qua thảo luận, học viên tìm hiểu được nhiều cách tiếp cận, quan điểm và cách giải quyết các vấn đề phức tạp trong công ty.

Ưu điểm: Thu hút mọi người tham gia, phát biểu các quan điểm khác nhau và đề ra quyết định. Giúp cho học viên làm quen với cách phân tích, giải quyết các vấn đề thực tiễn.

Tuy nhiên, để phương pháp này hiệu quả thì cần chú ý đưa ra các tình huống gắn liền với thực tế trong doanh nghiệp. Như vậy sẽ giúp học viên say mê với tình huống và dễ dàng nắm bắt công việc thực tế hơn.

Phương pháp đào tạo trò chơi quản trị thường áp dụng các chương trình lập sẵn trên máy vi tính để đào tạo và nâng cao năng lực quản trị của các học viên. Học viên thường được chia thành một số nhóm, mỗi nhóm đóng vai các thành viên trong ban giám đốc của một doanh nghiệp đang cạnh tranh gay gắt với các doanh nghiệp khác trên thị trường địa phương.

Ưu điểm: Trò chơi rất sinh động, học viên sẽ học được cách phán đoán những gì của môi trường kinh doanh sẽ ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp và có cơ hội phát triển khả năng giải quyết vấn đề, đề ra chiến lược và chính sách kinh doanh phù hợp cho doanh nghiệp.

Nhược điểm: Chi phí cao. Học viên chỉ được quyền lựa chọn một trong số phương án lập sẵn, trong khi đó, thực tiễn thường đòi hỏi có rất nhiều phương án thực hiện sáng tạo.

Các cuộc hội thảo thường được tổ chức nhằm nâng cao khả năng thủ lĩnh, khả năng giao tiếp, khả năng kích thích, động viên nhân viên, khả năng ra quyết định…

Các trường đại học có thể cung cấp các chương trình nâng cao năng lực quản trị như sau: 

• Chương trình tiếp tục đào tạo chung về nghệ thuật lãnh đạo, khả năng thủ lĩnh,…
• Chương trình này có thể kéo dài từ vài ngày đến vài tháng
• Chương trình, các khoá đào tạo riêng biệt nhằm cung cấp thêm các kiến thức cơ bản về từng lĩnh vực như tài chính, kế toán…
• Chương trình đào tạo cấp bằng tốt nghiệp như cao học quản trị kinh doanh hoặc sau đại học… Các khoá này thường được tổ chức theo kiểu tại chức, học viên học ngoài giờ vào buổi tối hoặc mỗi quý tập trung một đợt học khoảng một hai tuần.

Đào tạo trực tuyến (E-learning) là phương pháp đào tạo hiệu quả bằng hình thức học tương tác thông qua việc sử dụng máy tính và các kỹ thuật truyền thông để truyền tải kiến thức, kỹ năng đến người học mọi lúc mọi nơi. Hiểu rộng hơn, E-learning được hiểu như một môi trường học tập bao gồm các công nghệ lưu trữ và truyền tải dữ liệu. Tại đây, người học không cần gặp trực tiếp giảng viên mà vẫn có thể tương tác ngay trên hệ thống đào tạo trực tuyến.

Chỉ cần chiếc smartphone, Ipad hay máy tính được trang bị mạng, bạn có thể học mọi lúc mọi nơi với trải nghiệm mới lạ, thu hút. E-learning giúp người học đạt hiệu quả tối đa nhưng lại giảm chi phí cho Doanh nghiệp.

Dựa vào chi phí và đặc thù riêng của từng doanh nghiệp, người đào tạo sẽ lựa chọn phương pháp đào tạo nội bộ phù hợp để đem lại hiệu quả tốt nhất và sự thoải mái nhất cho học viên.

Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng nhận ra lợi ích của việc có một lực lượng lao động lành nghề, có kỹ năng nhưng nhiều doanh nghiệp chưa thực sự quan tâm đến việc đào tạo nhân sự. Đặc biệt là khi nguồn tài chính eo hẹp thì các chương trình đào tạo kỹ năng là một trong những hoạt động đầu tiên bị cắt bỏ. Tuy nhiên, đào tạo nhân viên là đầu tư vào tương lai của doanh nghiệp và việc bỏ qua đồng nghĩa rằng bạn đã đánh mất rất nhiều lợi ích.

Sau đây là một số lý do tại sao đào tạo nhân viên rất quan trọng đối với bất kỳ công ty nào - cho dù đó là một công ty lớn, vừa hoặc khởi nghiệp.

Hiệu suất công việc được cải thiện

Học hỏi và phát triển là điều quan trọng để đảm bảo rằng mỗi nhân viên đều có các kỹ năng và kiến thức cần thiết để thực hiện công việc của họ. Một nhân viên nhận được chương trình đào tạo thích hợp thường cho thấy năng suất cao hơn và chất lượng công việc cao hơn so với một nhân viên chưa được đào tạo. Đào tạo giúp phát triển các kỹ năng của nhân viên trong việc thực hiện những nhiệm vụ cụ thể. Điều này đồng nghĩa với việc tăng cả số lượng và chất lượng đầu ra.

Phát triển kỹ năng quản lý

Với vai trò là một nhà tuyển dụng, bạn có trách nhiệm chuẩn bị cho tương lai của doanh nghiệp bằng cách phát triển các nhà quản lý và giám đốc điều hành tiềm năng. Và việc giúp nhân viên phát triển các kỹ năng thông qua đào tạo là sự khởi đầu của quá trình này.

Tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp

Đào tạo có thể mang lại lợi ích trong việc trang bị cho nhân viên các kỹ năng cần thiết để nắm bắt các kỹ thuật và quy trình mới. Đây là yếu tố giúp đảm bảo tổ chức của bạn theo kịp với các đối thủ cạnh tranh trong cùng ngành nghề. Hoặc nếu bạn là người đầu tiên thực hiện các quy trình mới đó, thì việc đào tạo sẽ mang lại lợi thế không nhỏ cho công ty bạn.

Cải thiện tinh thần làm việc của nhân viên

Bất cứ nhân viên nào cũng muốn sự nghiệp của mình ngày càng phát triển và đào tạo có vai trò quan trọng trong việc đưa họ đến với sự thành công mà họ khao khát.

Việc đào tạo hiệu quả có thể giúp nâng cao các kỹ năng vốn có của nhân viên và tăng sự hiểu biết về các kỹ năng họ còn thiếu. Nhân viên “đa kỹ năng” có thể thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau và dễ dàng chuyển đổi hơn sang các vai trò khác nhau trong tổ chức. Và đó là lý do khiến nhân viên của bạn tự tin hơn và có tinh thần làm việc tốt hơn.

Tăng sự gắn bó của nhân viên

Đầu tư vào sự phát triển kỹ năng chuyên môn cho nhân viên của bạn có thể làm giảm tỷ lệ nhân viên nghỉ việc. Nếu bạn bỏ bê việc đào tạo, nhân viên có thể nghĩ rằng ở tổ chức này họ sẽ không có tương lai. Đào tạo được lên kế hoạch tốt có thể cung cấp lộ trình thăng tiến rõ ràng cho nhân viên tài năng, giúp giữ chân họ trong tổ chức thay vì để họ rời bỏ công ty và tìm kiếm cơ hội phát triển ở một nơi khác. Việc này cũng giúp doanh nghiệp của bạn giảm bớt chi phí tuyển dụng nhân viên mới.

Nâng cao tính ổn định cho tổ chức

Tình trạng nhân viên nhảy việc ngày càng phổ biến nên doanh nghiệp cũng cần có phương án dự phòng. Tổ chức các khóa đào tạo cho nhân viên là một cách hiệu quả để giúp doanh nghiệp của bạn không bị “rối loạn” khi có những thay đổi về nhân sự hoặc thay đổi môi trường sản xuất kinh doanh. Bởi vì với hoạt động đào tạo, doanh nghiệp đã chuẩn bị sẵn nguồn nhân lực có tay nghề sẵn sàng thay thế người cũ cũng như đáp ứng đòi hỏi của tình hình mới.

Tóm lại, việc đào tạo nguồn nhân lực sẽ giúp nhân viên của bạn rèn luyện được các kỹ năng tốt hơn và gắn bó với công việc, đồng thời “biến” tổ chức của bạn thành một lựa chọn việc làm hấp dẫn hơn. Tất nhiên, để tận dụng tối đa những lợi ích này, điều quan trọng cần nhớ là đào tạo không bao giờ là việc chỉ làm thỉnh thoảng mà cần đảm bảo về tính liên tục, sự tập trung và tâm huyết của người quản lý mới có thể mang lại kết quả tốt nhất.

Nói một cách đơn giản, đào tạo chéo nhân viên là cung cấp cho nhân viên những kỹ năng để họ có thể đảm nhiệm thêm vai trò của những đồng nghiệp khác, vốn không thuộc trách nhiệm hàng ngày của họ.

Chẳng hạn một nhân viên kinh doanh có thể được đào tạo thêm các kỹ năng hành chính đơn giản, để có thể tự xử lý các hợp đồng trong trường hợp công ty thiếu người hoặc khi khối lượng công việc bất ngờ tăng cao. Vậy, việc đào tạo chéo này mang lại lợi ích nào, hãy cùng tham khảo 7 điều sau đây nhé!

• Giảm chi phí bằng cách tận dụng nguồn lực có sẵn
• Duy trì năng suất ngay cả khi nhân viên vắng mặt
• Tăng thêm động lực cho nhân viên
• Nhân viên trở nên đồng cảm hơn
• Tăng hiệu quả công việc
• Tiếp xúc với công việc mới giúp nhân viên xác định các mục tiêu nghề nghiệp
• Phát hiện ra các nhà quản lý tiềm năng

Bên cạnh việc đầu tư máy móc, trang thiết bị khoa học kỹ thuật hiện đại, để công việc đạt được năng suất và hiệu quả tối ưu, thì nhân viên phải phát huy tối đa năng lực của mình. Theo đánh giá sơ bộ về năng suất lao động, thông thường nhân viên chỉ làm việc với 70% công suất, đối với 30% còn lại đòi hỏi người lãnh đạo phải biết cách “khai quật” để khơi dậy tiềm năng và phát huy ý tưởng sáng tạo của cá nhân đó, góp phần thúc đẩy toàn bộ tập thể chuyên tâm vào công việc.

Vậy làm thế nào để phát triển đồng bộ nhân lực cũng như đưa ra những giải pháp nâng cao hiệu quả công việc, eLib sẽ chia sẻ đến bạn một số cách thức cơ bản để tận dụng, duy trì nguồn nhân lực, tiến tới mục tiêu phát triển bền vững và lâu dài cho công ty.

5.1 Bồi dưỡng - trọng dụng nhân viên giỏi hiện có

5.2 Đào tạo nguồn nhân lực kế thừa

5.3 Chống sức ì của nhân viên cũ

5.4 Vị tha trong phạm vi cho phép

--- Nhấn nút TẢI VỀ hoặc XEM ONLINE để tham khảo đầy đủ nội dung tài liệu Phương pháp đào tạo nội bộ hiệu quả cho doanh nghiệp ---