Bài 2: Quá trình thực hiện chúc năng điều khiển

Thực hiện chức năng điều khiển là một quá trình liên quan đên các hoạt động lãnh đạo, chỉ huy và động viên khuyên khích các bộ phận, các thành viên hăng hái, tự giác thực hiện mục tiêu của tổ chức

Giao công việc là giao nhiệm vụ cụ thể cho từng cá nhân, từng bộ phận. Giao công việc chi ra: Ai làm việc gì yêu cẩu cụ thể về kết quả và thời gian thục hiện công việc được ấn định rõ ràng.

Giao công việc nhằm xác định rõ trách nhiệm của từng người trong quá trình thực hiện mục tiêu chung của tổ chức.

Khi giao công việc cho mọi người nhà quản trị chú ý những điểm sau:

• Phải căn cứ vào trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, tinh thần thái độ cùa từng thành viên đế giao công việc.

• Căn cứ vào mục tiêu cần thực hiện, yêu cầu công việc để giao nhiệm vụ cho phù hợp.

• Công việc được giao phải cụ thể về: loại công việc khối lượng công việc, yêu cầu về kết quả, chất lượng công việc và thời gian hoàn thành công việc.

• Phải đảm bảo sự tương quản về khối lượng công việc giữa các cá nhân, các bộ phận.

• Phải lưu ý về sự nhìn nhận, cảm thụ khác nhau của mỗi người để giao công việc.

Dù công việc đơn giản hay phức tạp cũng đòi hỏi nhà quản trị thường là nhà quản trị cấp cơ sở, phải có sự hướng dẫn, kèm cặp cho nhân viên của mình, nhất là đối với nhân viên mới.

Việc hướng dẫn kèm cặp nhằm làm cho nhân viên biết rõ công việc họ phải làm và biết cách làm việc tốt nhất để tiết kiệm sức lực nhung lại đạt năng suất cao.

Việc hướng dẫn kèm cặp còn có ý nghĩa là sự chỉ dẫn, truyền lại cho nhân viên kinh nghiệm, kỹ năng kỹ xảo trong công việc.

Việc hướng dẫn kèm cặp còn giúp cho nhân viên biết vận dụng tri thức, kiến thức đã học vào thực tiễn linh hoạt.

Làm tốt việc hướng dẫn, đào tạo và sử dụng con người là điều kiện đảm bảo cho sự thực hiện mục tiêu của tổ chức một cách tốt nhất.

Khi làm việc hướng dẫn kèm cặp cho nhân viên nhà - quản trị cần lưu ý:

Chỉ hướng dẫn, kèm cặp chứ không làm thay, làm hộ để kích thích tinh thân làm việc, sự trường thành và phát triển của nhân viên.

Cần có phương pháp chỉ dẫn thứ tự, cách thức thực hiện công việc một cách khoa học, nhất là những công việc phức tạp.                             .

Cần tránh thái độ nôn nóng, thái độ coi thường nhân viên mà phải coi đây là trách nhiệm, là nghĩa vụ, vì nếu nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ của họ thì mục tiêu hiệu quả hoạt động của tổ chức cũng bị ảnh hưởng.

Việc đôn đốc giám sát nhàm giúp cho nhà quản trị uốn nắn, điều chỉnh kịp thời những sai sót. lệch lạc trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ của nhân viên.

Việc đôn đổc giám sát là cần thiết nhưng nhà quản trị cần tiến hành một cách tê nhị. khéo léo đế tránh gây ra áp lực tâm lý đối với nhân viên.

Công việc giám sát cần được tiến hành thường xuyên, tốt nhất là nhà quản trị nên có cơ chế để nhân viên tự kiểm soát chính họ.

Chỉ huy phổi hợp hoạt động: Khi các công việc đã được phân chia theo nướng chuyên môn hóa tương đối độc lập, muốn đảm bảo tính thông nhất cần có hoạt động chỉ huy của nhà quản trị.

Nhà quản trị được ví như người nhạc trưởng chỉ huy dàn nhạc để đảm bảo cho các hoạt động trong toàn hệ thống đươc phối hợp nhịp nhàng, ăn khớp với nhau

Lãnh đạo:

Đổi với nhân viên, nhà quản trị là một người lãnh đạo. Công việc của người lãnh đao là điều khiển mọi người bằng những biện pháp thích hợp để nâng cao tính tích cực làm việc của họ. Thực chất của công tác lãnh đạo là tác động tới động cơ làm việc. Cách thức lãnh đạo chính là cách thức mà nhà quản trị sử dụng quyền hành của mình để chỉ huy nhân viên.

Động viên:

Việc thực hiện nhiệm vụ của mọi naười ở mức độ nào phụ thuộc vào ba yếu tố: Năng lực, điều kiện làm việc và mức độ động viên. Động viên là một yếu tố có ảnh hưởng đến kết quả công việc. Động viên có tác dụng kích thích nổ lực và nhu cầu ‘Muốn làm việc" của con người.

Đánh giá kết quả:

Đánh giá kết quả hoàn thành công việc là nhằm đo lường xác nhận thành quả lao động sự cống hiến đóng góp của các cá nhân, các bộ phận đối với tổ chức.

Đánh aiá kết quả còn là căn cứ đế đãi naộ. trà côna cho người lao động do đó nhà quản trị cần khách quản, côna băna khi đánh giá kết quả lao động của các bộ phận các thành viên.

Hy vọng tư liệu này giúp các bạn nắm bắt nội dung bài học dễ dàng hơn. Chúc các bạn thành công!