Bài 3: Vấn đề trọng tâm trong công tác điều khiển

Trong quá trình thực hiện chức năng điều khiển, nhà quản trị cân tập trung giải quyết các vấn đề trọng tâm sau:

Tinh thần tự giác và hăng hái làm việc của mọi người trong toàn đơn vị có ảnh hường trực tiếp đến năng suất lao động. chất lượng sản phẩm và hiệu quả sản xuất kinh doanh.

Tinh thần làm việc cùa mọi người trong một đơn vị phụ thuộc vào những yếu tố sau:

• Mục tiêu và triết lý kinh doanh của tô chức.

• Lối làm việc, tác phong của người lãnh đạo.

• Điều kiện làm việc.

• Cơ cấu tô chức bộ máy, chính sách nhân sự, cùng cách hoạt động của đơn vị.

• Quản hệ giữa các thành viên, sự hòa hợp tàm lý.

• Chính sách đãi ngộ người lao động.

• Thủ tục làm việc và kiểm soát.

• Văn hóa của tổ chức.

Muốn tạo được tinh thần tự giác và hăng hái làm việc cho mọi người, nhà quàn trị cần lưu ý các biện pháp lãnh đạo của mình. Nhà quản trị cần lưu toàn diện mọi khía cạnh, như:

Coi trọng yếu tố con người, quan tâm đến con người một cách toàn diện. Mỗi người thừa hành dưới quyền nhà quản trị là một con người cụ thể có năng lực, trình độ khác nhau, có nhu cầu, nguyện vọng khác nhau.

Khi phân công, bố trí công việc cần phải có sự cân nhắc lựa chọn để có thể phát huy tốt nhát mọi tiêm năng của các cá nhân người lao động.

Giao công việc phù hợp với năng lực

Tạo cho nhân viên niềm tự hào, hãnh diện trong việc hoàn thành tốt công việc được giao.

Khen thưởng xứng đáng.

Thăng chức, tăng lương, đánh giá trên cơ sở đảm bảo nguyên tắc công bằng dân chủ.

Điêu kiện làm việc có ảnh hưởng đến sức khỏe, tinh thân của người lao động, ảnh hưởng đến năng suất lao động, chất lượng sản phẩm dịch vụ... Người lãnh đạo cần tạo điêu kiện làm việc an toàn và thuận lợi nhất cho mọi thành viên, bao gồm:

Tạo điều kiện cơ sở vật chất đảm bảo thuận lợi cho quá trình làm việc của nhân viên. Bố trí mặt bàng thoáng mát, giảm thiêu tiêng ồn, đảm bảo các điều kiện vệ sinh an toàn nơi làm việc

Bố trí ca, kịp giờ giấc làm việc khoa học

Công khai mọi chủ trương, đường lối chính sách của tổ chức.

Xây dựng các mối quản hệ nhân sự gắn bó và thu hút rộng rãi nhân viên tham gia ý kiến về công tác tổ chức nhân sự.

Xây dựng lối tác phong làm việc khoa học.

Chú ý quan tâm đến đời sống tinh thần của mọi thành viên trong tổ chức.

Xây dựng bầu không khí tập thể đoàn kết, thương yêu giúp đỡ lẫn nhau.

Mục tiêu của tổ chức được thực hiện nhờ sự nỗ lực làm việc của các thành viên. Vì vậy nhà quản trị phải biết động viên mọi thành viên tích cực làm việc. Có thể nói thành công của nhà quản trị phụ thuộc chủ yếu việc khả năng động viên để huy động tối đa năng lực và nhiệt tình làm việc của mọi người trong tổ chức.

3.1 Khái niệm

Động viên là áp dụng những biện pháp tâm lý để tác động tới người lao động nhằm thúc đẩy và tạo điều kiện cho người lao động phát huy năng lực và nhiệt tình đóng góp vào việc hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức.

Sự động viên có liên quản đến việc đánh giá của nhà quản trị đối với tinh thần và nhận thức của người lao động

Theo w. JAMHS công nhân chi làm việc 20-30% năng lực của mình là báo đám không bị đuổi việc. Còn 70-80% năng lực phát huy hay không tùy thuộc vào yếu tố quản lý.

3.2 Các lý thuyết động viên

Thuyết động viên cổ điển:

Dựa trên thuyết "Quản trị một cách khoa học" của Taylor. Quản điểm của lý thuyết này xây dựng trên cơ sở nhận thức người lao động là đơn thuần chỉ coi trọng lợi ích kinh tế và nhà quản trị thì thường hiểu biết công việc hơn công nhân, coi con người là "Con người kinh tế". Cách động viên người lao động là dùng các phần thưởng kinh tế. Quản điêm này đúng nhưng chưa đù.

Lý thuyết tám lý xã hội:

-Cơ sở: Quản hệ xã hội trong lúc làm việc cũng có tác dụng thúc đây hoặc kìm hãm sự hăng hái làm việc cùa công nhân. Công việc nhằm chám, đơn điệu cũng làm giảm tinh thần hăng hái làm việc.

-Biện pháp động viên: Thừa nhận nhu cầu xã hội của người lao động, tạo điều kiện cho người lao động cảm thây hãnh diện, tự hào về sự có ích và vai trò quản trọng của họ trong công việc chung - từ đó tạo điều kiện cho người lao động tự do hơn trong các quyết định liên quản đến công việc được giao. Quản tâm nhiều đến các quan hệ không chính thức trong tổ chức, thông tin cho người lao động biêt các kế hoạch và hoạt động của tổ chức.

Lý thuyết động viên dựa trên sự thoa mãn nhu cầu:

Lý thuyết này dựa trên cơ sở: Nhu cầu là cơ sở hình thành động cơ thúc đấy con người hành động. Tại một thời điểm nhất định nhu cầu mạnh nhất sẽ hình thành động cơ thôi thúc hành động của con người tại thời điểm đó.

Nhu cầu trở thành động cơ khi: Con người mong muốn được thỏa mãn nhu cầu, khả năng hiện thực để thỏa mãn nhu cầu phụ thuộc vào hoàn cảnh, môi trường xung quảnh.

Trong các lý thuyết về nhu cầu có nhiều cách phân loại nhu cầu. Một số cho rằng có ba loại nhu cầu:

+ Nhu cầu vật chất.

+ Nhu câu tinh thần (học hỏi, giao tiếp xã hội, vui chơi)

+ Nhu cầu lý tưởng: Muốn đóng góp vào sự nghiệp chung muốn hy sinh cho người khác.

Abraham Maslovv thì phân chia nhu cầu làm 5 bậc theo một hình tháp. Trên tháp nhu cầu thứ tự ưu tiên là từ thấp đến cao. Lý thuyết động viên dựa trên cơ sở tác động vào động cơ hành động đê thỏa mãn nhu cầu của môi trường

Theo Maslow muốn động nhân viên phải hiểu họ đang ở cấp độ nào của nhu cầu đẽ tác dộng đúng bằng cách đưa ra các giải pháp phù hợp cho việc thóa mãn nhu cầu của con người lao động và đông thời đảm bào thực hiện các mục tiêu của tổ chức.

Muốn động viên, quản trị viên phải hiểu người lao động đang ở cấp độ nhu cầu nào để từ đó đưa ra giải pháp phù hợp cho việc thỏa mãn nhu cầu và bảo đảm mục tiêu.

Thuyết của nhu cầu David Mc - Clelland:

Theo David Mc-Clelland con người có ba nhu cầu cơ bản: Nhu cầu thành tựu, nhu cầu liên minh và nhu cầu quyền lực.

• Nhu cầu thành tựu: Luôn luôn muôn vươn lên đê mọi hoạt động được tiến hành tốt hơn.

• Nhu cầu liên minh: Luôn mong muốn có sự thân thiện và các mối quản hệ xã hội tốt đẹp trong môi trường làm việc.

• Nhu cầu quyền lực: Là nhu cầu kiểm soát và ảnh hưởng đến người khác.

Mỗi người đều có ba nhu cầu cơ bản trên nhưng mức độ từng nhu cầu thì khác nhau ở mỗi người. Tùy theo mức độ nhu cầu ở từng người, nhà quản trị động viện bàng những biện pháp thích hợp.

Thuyết nhu cầu của Clayton Alderfer (Thuyết E.R.G):

Claytor Alderfer (Giáo sư ĐH Yale) sắp xếp lại nhu cầu của con người thành ba loại:

• Nhu cầu tồn tại: Bao gồm những nhu cầu vật chất tối thiểu cần thiết cho sự tồn tại của con người. Nhóm nhu cầu này có nội dung giống như nhu cầu sinh lý và nhu cầu an toàn của A.Maslovv.

• Nhu cầu quản hệ là những đòi hỏi về quản hệ tương tác qua lại giữa các cá nhân, bao gồm nhu cầu xã hội và một phần nhu cầu tự trọng (được tôn trọng).

• Nhu cầu phát triển: là đòi hỏi bên trong mỗi con người cho sự phát triển cá nhân. Nó bao gồm nhu cầu tự thể hiện và một phần nhu cầu tự trọng (Tự trọng và tôn trọng người khác).

Quản điểm của Clayton Alderfer khác với Maslovv chồ:

Alderíer cho ràng con người cùng một lúc theo đuoi việc thỏa mãn cà ba loại nhu cầu chứ không phải chi một nhu cầu như quản điêm của Maslovv. Ông còn cho răng một khi mỗt trong ba nhu cầu bị cán trở và không được thỏa mãn thì con người co xu hướng dồn nồ lực của mình sang thỏa mãn các nhu cầu khác.

4.1 Khái niệm và đặc điểm

Lãnh đạo là việc định ra chủ trương, đường lối, mục đích, tính chất, nguyên tác hoạt động của một tố chức

Hoạt động lãnh đạo có các đặc điểm sau đây:

• Họat động lãnh đạo là sự kết hợp các yếu tố của hệ thống, bao gồm: Người lãnh đạo, người bị lãnh đạo, mục đích của tố chức, các nguồn lực và các yếu tố của môi trường

• Lãnh đạo là một quá trình xử lý hài hòa mối quan hệ hệ giữa các yếu tố của hệ thống.

• Lãnh đạo là hoạt động quản trị mang tính phân tầng: Nhà quản trị sử dụng quyên lực và ảnh hướng của mình đẽ tạo ra bò máy nham thực hiện các hoạt dộng quản trị

Lãnh đạo gắn liền và đòi hỏi sư phục tùng của người dưới quyền

Phân biệt lãnh đạo và quản trị: Cả hai thuật ngừ đều chỉ hoạt động điền khiển và tác động tới các yêu tố trong hệ thống nhưng khác nhau về mức độ và phương thức tiên hành

Lãnh đạo là quá trình định hướng dài hạn cho các tác động của chù thể quản trị còn quản trị là quá trình các chủ thể quản trị tiến hành liên kết, tố chức thực hiện các tác động lên các yếu tố của hệ thống để đạt được mục đích đã đề ra. Hoat động quản trị mang tính cụ thể, còn lãnh đạo mang tính khái quát chung.

4.2 Các điều kiện để hoàn thành vai trò người lãnh đạo

Phải hiểu biết công việc và con người trong hệ thống.

Có những phẩm chất cá nhân cần thiết như: Điềm tĩnh, tự chủ, trung thực, nhiệt tình, cương quyết, lạc quản, hướng đích.

Có uy tín trong tập thể.

Có năng lực tố chức.

Có tài giao tiếp ...

4.3 Nội dung hoạt động lãnh đạo

Định hướng hoạt động cho mọi thành viên trong tổ chức: Nhà lãnh đạo phải hiểu biêt vê nhu cầu, mong muốn của các thành viên để đinh hướng hoạt động phù hợp, tạo ra “chất keo” kêt dính mọi người cùng hướng tới đích chung.

Đưa ra các quyết định lãnh đạo thích hợp, đó là các quyết định về chương trình, tính chất, phương thức hoạt động có tính nhất quản

Xây dựng nhóm làm việc hiệu quả

Dự kiến các tình huổnivà các phươna án xử lý, hợp lý

Giao tiếp và đàm phán để tao môi trương thuận lợi cho tố chức hoạt động.

4.4 Các phong cách lãnh đạo

Theo siáo sư Robert Blake và nữ eiáo sư Jane Mouton có nhiều phona cách lãnh đạo.

Các phong cách lãnh đạo được phân chia theo mức độ quản tâm của nhà lãnh đạo tới con người và công việc theo sơ đồ sau:

Phương pháp hành chính: Là sự tác động trực tiếp của nhà doanh nghiệp lên tập thể những người người lao động dưới quyền bàng các quyết định dứt khoát, mang tính bắt buộc và đòi hoi người lao động phải chấp hành không có sự lựa chọn

Ưu điểm:

+ Trong việc xác lập trật tự ky cươns trong DN

+ Giải quyết các vấn đề rất nhanh chóng.

Nhươc điếm:

+ Thiếu cơ sở khoa học, chủ quản duy ý chí, dễ dẫn đến quản liêu và gây tốn thất cho doanh nghiệp

+ Dễ bị lạm dụng quyền hạn và hạn chế sức sáng tạo của người lao động.

Phương pháp kinh tế: là sự tác động vào đối tượng quản lý thông qua các đòn bẩy lợi ích kinh tế nham tạo ra động lực thúc đẩy con người tích cực lao động.

Ưu điểm:

+ Phát huy được tính chủ động, sáng tạo của người LĐ

+ Có khả nãng thực hành tiết kiệm và nâng cao hiệu quả kinh tế

+ Mở rộng quyền hạn và trách nhiệm cho cấp dưới

+ Giảm công tác sự vụ cho nhà quản trị

Nhưoc điếm: đòi hỏi nhà quản trị phải có trình độ và năng lực về nhiều mặt trong kinh doanh

Phương pháp giáo dục: Là sự tác động vào nhận thức và tình cảm của người lao động nhằm nâng cao tính tự giác và nhiệt tình lao động của họ trong việc thực hiện nhiệm vụ.

Ưu điếm: làm cho người lao động phân biệt phải trái, lợi hại, đẹp + xấu, thiện ác từ đó nâng cao tính tự giác và gắn bó với DN.

Nhược điểm: Mất nhiều thời gian và công sức để trao đổi, làm công tác tư tưởng

Tóm lại: Các phương pháp lãnh đạo đều có ý nghĩa lớn trong quản trị DN vì đối tượng quản trị là con người, một thực thể năng động tổng hợp nhiều mối quản hệ. Tác động vào con người không chỉ có phương pháp hành chính, kinh tế mà còn tác động tinh thần tâm lý xã hội. Mỗi phương pháp quản lý đều có ưu nhược điểm của nó. Điều đó đòi hỏi các nhà quản trị khi sử dụng chúng phải thực hiện sự lựa chọn cho phù hợp với đối tượng và điều kiện cụ thể.

Hy vọng tư liệu này giúp các bạn nắm bắt nội dung bài học dễ dàng hơn.